Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие
Порядок инвентаризации
Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:
• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения обязательств в учете.
Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации
работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.
Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.
Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Вариантом выборочной инвентаризации является проверка наличия товаров комплектовщиками. Комплектовщик отбирает товар для заказа, пересчитывает остаток товара в ячейке и указывает остаток в копии комплектовочной ведомости, откуда информация поступает в службу учета.
При проектировании процессов необходимо выполнить:
• определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров;
• определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров.
• выбор параметров инвентаризации (ячейки, зона, товар, подгруппа, «вслепую» или нет);
• генерация заданий на пересчет в рамках инвентаризации;
• методы пересчета товаров (штуки, вес, объем, метры и т. д.);
• методы анализа результатов пересчета;
• методы коррекции товарных остатков.
Современные системы управления складом позволяют осуществлять:
– периодическую инвентаризацию;
– инвентаризацию по статистической выборке;
– перманентную инвентаризацию по месту хранения с использованием необходимых диалоговых функций.
Товарные единицы, подлежащие инвентаризации, блокируются таким образом, что движение этих единиц становится невозможным. Это дает гарантию того, что в процессе проверки соответствующие запасы останутся неизменными в том время как с другими товарными единицами возможно проведение складских операций.
Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом.
Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации».
Действия начальника склада в случае обнаружения недостачи:
– лично убедится в отсутствии товара;
• осмотреть близлежащие места хранения (т. к. возможно, что сотрудник размещавший товар, перепутал полки);
• поднять всю историю движения данного товара;
• опросить сотрудников с целью выяснения предположительного времени пропажи, или возможной причин пропажи;
• в случае явного обнаружения ошибки сотрудника (забыл выдать по заказу, положил на другое место хранения, ошибочно записал другое место хранения и пр.) взять объяснительную записку с сотрудника, акцентировать внимание на необходимости совершать все действия при наличии необходимых документов, проявлять аккуратность;
• в случае невозможности выявления ошибки в действиях сотрудников, лично написать объяснительную записку о происшедшем;
• сообщить о проведенном расследовании, принятых мерах и предложениях о предупреждении таких ситуаций в будущем руководителю Предприятия;
• действовать согласно указаниям руководителя.
Правила организации отправки товаров
Порядок взаимодействия участников процесса отправки
С момента заключения контракта на поставку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей отгрузки этих товаров со склада по конкретным специфицированным заказам.
Комплекс операций включает работу:
– со службой продаж;
– с покупателями;
– с перевозчиками;
– со службами хранения, контроля и упаковки;
– с экспедицией;
– с грузовой службой.
Службы, участвующие в отгрузке
Работа со службой реализации состоит в разработке регламента обработки заказов покупателей, форм и сроков представления заказов. Служба реализации должна включать информацию о регламенте, формах и сроках представления заказов в контракты на поставку товаров. Логистическая служба должна организовать передачу без задержек и ошибок службе продаж в день завершения отгрузок:
• информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;
• комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.
Работа с покупателями – на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.
Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождении грузов.
Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:
• резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;
• планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;
• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;
