Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие
• перемещения между складами;
• статистика продаж;
• неотработанные строки заказов;
• замены товаров;
• аналогичные товары;
• коды товаров у заказчиков;
• доступное количество товаров на дату;
• доступное количество товаров по складу.
Необходимые документы и справки:
• регистрация отгрузки;
• журнал складских операций;
• анализ запасов;
• отчет о запасах;
• отчет о движении партии;
• регистрация приема;
• отчет о движении товара;
• анализ и планирование запасов;
• запрос об истории по партиям и серийным номерам.
• Необходимые справочники:
• участки и адреса хранения запасов;
• аналоги товаров;
• частоты фоновой инвентаризации.
База данных о товарах
База данных о товарах должна обеспечивать:
• накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;
• просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;
• выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;
• заказ не складируемых товаров;
• создание наборов, состоящих из нескольких товаров;
• указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;
• неограниченное число замен товаров с учетом цены;
• предложение замены при отсутствии на складе;
• определение инструкции о месте доставки;
• конкретные указания/сообщения на накладной/счете;
• дробные количества (меры) товаров в заказе;
• распознавание штрихкодов;
• возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;
• возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.
Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:
• каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;
• код, наименование и размеры;
• несколько возможных единиц измерения;
• штриховой код;
• вторичные коды, идентифицирующие товар;
• неограниченное число замен товара;
• неограниченное число аналогов товара;
• вызов товара по коду заказчика или поставщика;
• коды товара у различных заказчиков;
• коды товара у различных поставщиков;
• оригинальный код товара у производителя;
• отслеживание партий товара;
• отслеживание серийных номеров товаров;
• формирование наборов товаров для реализации;
• указание основного адреса на складе и дополнительных;
• возможность включения товара в отложенные заказы.
• товарные группы;
• группы для ценообразования;
• группы для анализа продаж;
• группы по начислению комиссионных;
• группы по стоимости;
• группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
• группы для производства;
• группы по бонусам и комиссионным;
• группы по таможенным пошлинам;
• группы по способу доставки;
• параметры для закупок;
• экономичное количество в заказе;
• времена поставки;
• минимальный/максимальный запас на складе;
• пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.
• до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;
• комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
• коды налогообложения.
• средневзвешенная стоимость;
• последняя стоимость;
• нормативная стоимость.Порядок контроля складского учета
При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:
• определение параметров для контроля качества и надежности учета;
• отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;
• поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;
• возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;
• контроль запасов;
• учет поврежденных товаров;
• возможность операций с не складируемыми товарами;
Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.
При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:
• подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
• соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
• соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
• даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;
• законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);
• наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
• полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
• правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
• соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;
• соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
• соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).
Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.
