Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
Допустим, один из участников отработал в проекте только половину запланированного времени. Если все его работы выполнены, то причина, наверное, не в нем. Хотя после проверки соответствующих расходов или качества его работы это может выглядеть иначе.
Определение возможных причин отклонений от запланированных параметров
Если наметилось отставание в графике работ, причины могут быть следующими.
• Трудозатрат меньше, чем планировалось.
• Трудоемкость работ больше ожидаемой.
• Исполнители завышают объем работ.
• Обнаружилась неучтенная в плане работа.
• Квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям.
• Данные по отработанному времени недостоверны.
Вот причины того, что на выполнение определенной задачи исполнители тратят времени больше или меньше, чем запланировано.
• Производительность исполнителя больше или меньше ожидаемой.
• Вы предусмотрели на ознакомление с работой времени больше, чем требуется.
• Вы неправильно определили уровень квалификации исполнителя.
• Вы неправильно определили трудоемкость работ.
• Исполнители неточно учитывают отработанное время.
Отклонение от запланированных расходов может наблюдаться из-за:
• несвоевременного предоставления счетов;
• неучтенных скидок (дисконтов) при закупках по предоплате;
• того, что в плане не учтены некоторые необходимые статьи расхода;
• ошибок в проведенных оплатах.
Действия по устранению отклонений от плана
Если в вашем проекте наблюдается отклонение от плана, учитывайте его характер.
• Если он разовый, то примите меры по устранению этого отклонения. Допустим, у вас запланировано 40 часов на приобретение оборудования. Вы собирались посетить четырех поставщиков, но купили у первого же. Не следует из-за освободившегося времени менять план, поскольку вполне возможны непредвиденные потери времени, которые компенсируют образовавшийся запас.
• Если отклонения носят систематический характер, стоит подумать о корректировке плана. Предположим, опытный исполнитель выполняет определенную работу быстрее, чем вы планировали. Если такие работы еще предстоят, можно изменить план с учетом повышенной производительности труда данного работника.
Внесение изменений в план
Как бы тщательно ни был разработан план, все предусмотреть невозможно. Иногда клиенты меняют свои требования, некоторые работы оказываются труднее, чем предполагалось, появляются новые технологии. В таких случаях возникает необходимость в изменении плана проекта.
Даже если причина из приятных, менять планы непросто. К тому же вам опять придется выслушивать разные мнения.
Автоматизированные информационные системы управления позволяют моделировать такие изменения. Эти системы применяются для управления большими проектами, к которым ваш может и не относиться. В любом случае, алгоритм приблизительно такой, как показано на рис. 10.10.
• Поступившее предложение по изменению плана проекта должно быть четко сформулировано, желательно письменно (даже если это не обязательно).
• Оцените влияние предложенных изменений на все аспекты вашего проекта, а также последствия отклонения предложения.
• Решите, стоит ли принимать предложение. Все, кого это касается, должны быть оповещены. Они тоже должны участвовать в принятии решения.
• Если предложение принято, сообщите об этом его инициатору. Объясните, на чем основано такое решение.
• Перед началом внесения изменений составьте список мероприятий, направленных на реализацию предложенных изменений. С формальной точки зрения это обязательный документ.
• Внесите соответствующие изменения в график работ, описание поставленных целей и намеченных результатов, перечень требуемых ресурсов.
• Сообщите всем участникам проекта и соответствующим лицам аудитории о внесенных в план изменениях и ожидаемых результатах.
Рис. 10.10. Алгоритм процесса изменения плана проекта
Чтобы изменение курса прошло гладко, руководствуйтесь следующим.
• Не планируйте так, чтобы потом приходилось вносить такие изменения. Результатом планирования должен стать точный и всесторонне обоснованный документ, обеспечивающий разумное использование сил и средств.
• Помните, изменения всегда сопровождаются дополнительными расходами. Если возникла необходимость внести изменения в план, проведите оценку связанных с этим дополнительных расходов, примите меры по их уменьшению.
• Учтите влияние изменений на все стороны вашего проекта. Постарайтесь быть дальновидными. Не исключено, что влияние изменений будет ощущаться до самого завершения проекта.
В результате потери управления и контроля происходит расширение масштабов работ проекта. Это выражается в произвольных изменениях задач без соответствующего согласования, что приводит к срыву сроков и перерасходу ресурсов.
Причины могут быть следующие.
• Недостаточно четкое и подробное описание работ, целей и масштаба проекта.
• Несанкционированное внесение "незначительных" изменений в проект.
• Передача исполнителям права принимать решения о выполнении определенных работ.
• Неудобно отказать клиенту.
• Избыток вашей самоуверенности.
Для восстановления порядка поступайте так.
• Дайте четкие определения и подробные описания целей проекта.
• Всегда оценивайте влияние возможных изменений на график работ, расход ресурсов и запланированный результат.
• Если сомневаетесь в возможности выполнить заказ, скажите об этом заказчику.
Открытые, основанные на доверии отношения с заказчиком помогут вам согласовать вынужденные изменения в проекте.
Глава 11
Чтобы все были проинформированы
В этой главе…
• Распространение информации в письменном виде
• Сообщение информации на совещаниях
• Составление отчета о ходе работ проекта
• Информирование вышестоящего руководства о ходе работ
Одно из важнейших условий успешности проекта — правильное и своевременное информирование соответствующих лиц. Основное назначение информирования следующее.
