Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
• Общая сумма запланированных расходов.
Фактическими значениями расходов за указанный период, при отсутствии других критериев, будем считать те, что были проведены по счетам, договорам, чекам и другим финансовым документам.
Для определения текущего состояния расходов проекта применяют метод анализа заработанной стоимости. С его помощью, особенно при ведении больших и сложных проектов, легче установить перерасход бюджета и принять соответствующие меры. Подробно этот метод описан в Приложении Б.
Код ССР Работа На период выполнения / Запланировано На период выполнения / Израсходовано На сегодня / Запланировано На сегодня / Израсходовано Всего запланировано . Всего $8,500 $8,200 $15,500 $15,100 $200,000 1.0 Утвердить условия 5,000 4,400 12,300 11,400 45,000 1.1 Провести фокус-группу 3,000 2,900 7,500 7,100 10,000 1.2 Проверить документы 1,500 1,200 4,000 3,800 5,000 1.3 Подготовить отчет 500 300 800 500 4,000 ... ... ... ... ... ... ...Рис. 10.9 Отчет о проведенных расходах
Сбор сведений о расходах и меры по повышению их точности
Обычно величину расходов определяют по счетам на оплату, чекам и другим финансовым документам. Полагаю, у вас есть доступ к ним и возможность проверки. Рекомендую иметь в проектной документации копии этих документов.
Поскольку финансы требуют строгой отчетности, поступайте так.
• После проведения оплаты уменьшайте остаток бюджета проекта на соответствующую величину согласно финансовым документам.
• Отмечайте проведенные затраты в строгом соответствии с идентификаторами работ структурной схемы.
• Проверяйте соответствие заказов на поставку работам структурной схемы.
• После выполнения или при отмене заказов немедленно отмечайте это.
Выбор системы учета расходовВо-первых, проверьте, насколько вам подходит существующая в организации система учета расхода финансовых средств. В большинстве организаций ведется учет всех финансовых расходов. К сожалению, обычно эти расходы не классифицированы по проектам.
Если вам придется вести свой учет финансовых расходов, подумайте о применении соответствующего программного обеспечения, например:
• пакет программ по управлению проектами Microsoft Project;
• пакет программ по учету расходов QuickBooks;
• пакет программ по управлению базами данных Microsoft Access;
• табличный редактор Microsoft Excel.
(В главе 16 подробно рассмотрены вопросы применения компьютера в управлении проектами.)
Даже если финансовая система вашей организации учитывает расходы по проектам раздельно, все равно есть смысл вести собственный учет. Для начала подойдет табличный редактор Microsoft Excel или программный пакет по управлению базами данных Microsoft Access.
Объединение систем учета и контроля
Разработайте систему процедур сбора и обработки информации по выполнению работ проекта и полученным результатам. Придерживайтесь такого порядка.
1. Перед началом выполнения каждой существенной задачи проекта уточните с исполнителями ее условия, намеченные цели, перечень работ и сроки выполнения.
В случае разногласий выясните причину и придите к единому мнению. При необходимости внесите изменения в план.
2. Требуйте от исполнителей вести учет:
• дат начала и завершения каждой работы, а также достижения запланированных событий;
• отработанного времени;
• внесенных предложений и поданных заказов на поставку.
3. Периодически или после завершения работ но конкретному заданию исполнители должны предоставить вам или соответствующим лицам из служб учета организации сведения:
• о достигнутых результатах;
• о количестве отработанных в проекте часов;
• о внесенных предложениях и поданных заказах на поставку.
4. Перед завершением задания необходима такая последовательность действий.
• Проведите оценку и приемку результатов выполненных работ.
• Внесите данные по расходам трудовых, материальных и финансовых ресурсов в соответствующие системы учета.
• Составьте отчет о выполненных работах и полученных результатах; сравните с запланированными данными.
• Если есть отклонения, определите причины.
• Разработайте действия по устранению отклонений от плановых показателей или примите решение о необходимости корректировки плана.
• Если требуется изменить план, получите необходимые разрешения.
• Осуществите намеченные действия по устранению отклонений от плана.
• Составьте отчет о достижениях, затруднениях и мерах по их устранению.
5. Перед началом выполнения следующей задачи проекта повторите описанную последовательность действий.
Руководство к действию (директива) — это текущая версия вашего плана проекта, по которому вы ведете работы и с которым сверяете полученные результаты. Как и план, его при необходимости следует корректировать.
Если возникла такая необходимость:
• обсудите ее с основными лицами аудитории проекта и получите разрешение на изменение плана;
• доведите до всех основных лиц аудитории проекта, чем вы будете руководствоваться в дальнейшем;
• сохраните исходную и все последующие версии плана для итоговой оценки результатов проекта.
Изменение плана — это крайняя мера, когда все другие возможности вернуть проект "в колею" исчерпаны.
Контроль за выполнением работ проекта позволяет обнаружить симптомы проблемы, но не ее причину. Однако вы теперь знаете, что эту причину надо искать, а затем думать, как устранить.
Для этого недостаточно отследить лишь процесс соблюдения графика работ или финансовых расходов. Только интегральный анализ всех трех статей учета поможет определить суть скрытых затруднений.
