Ричард Кох - Менеджер 80/20. Главный принцип высокоэффективных людей
Как сказал мне один пилот, единственное место, где вряд ли произойдет что-то непредвиденное, – это полет на высоте.
2. Выбирайте единственны й приоритет на день и занимайтесь им в первую очередь
Важность этого невозможно переоценить. Если следовать этому основному правилу, эффективность растет в геометрической прогрессии.
Приехав на работу в понедельник утром, не начинайте день с чтения электронной почты, трепа с коллегами, совещаний, телефонных звонков или разбора дел, оставшихся с пятницы. Начните со спокойного обдумывания вопроса: «Какая единственная вещь из тех, которые я могу сделать за сегодня, будет стоить всей моей рабочей недели?» [14] Если вы обнаружите, что таких задач две, выберите ту, что решается проще и быстрее.
И не занимайтесь ничем, пока не решите эту задачу.
Может, это займет пять минут, час или полдня. В каких-то исключительных случаях может понадобиться целый день. А если окажется, что времени нужно больше, значит, задача выбрана неверно. В следующий раз выбирайте нечто важное, что можно сделать быстро.
Покончив с этим делом, расслабьтесь: поболтайте с коллегами, сходите с кем-нибудь пообедать, посетите клиента или знакомого, с которым стоит посоветоваться. И вовремя отправляйтесь домой. НАЧНИТЕ РАБОЧИЙ ДЕНЬ СО СПОКОЙНОГО ОБДУМЫВАНИЯ ВОПРОСА: «КАКАЯ ЕДИНСТВЕННАЯ ВЕЩЬ ИЗ ТЕХ, КОТОРЫЕ Я МОГУ СДЕЛАТЬ ЗА СЕГОДНЯ, БУДЕТ СТОИТЬ ВСЕЙ МОЕЙ РАБОЧЕЙ НЕДЕЛИ?» ЕСЛИ ВЫ ОБНАРУЖИТЕ, ЧТО ТАКИХ ЗАДАЧ ДВЕ, ВЫБЕРИТЕ ТУ, ЧТО РЕШАЕТСЯ ПРОЩЕ И БЫСТРЕЕ. И НЕ ЗАНИМАЙТЕСЬ НИЧЕМ, ПОКА НЕ РЕШИТЕ ЭТУ ЗАДАЧУ. Во вторник повторите тот же процесс, но уже с меньшим рвением: в конце концов, накануне вы уже сделали достаточно на неделю вперед. Занимайтесь делами вне офиса целый день в среду или в четверг. На следующий день займитесь неизбежными административными делами, постарайтесь разобраться с ними побыстрее и порадуйте себя ранним уходом с работы. В пятницу обдумайте главную задачу на следующую неделю, а затем поразмышляйте о долгосрочных целях и стратегических приоритетах вашего подразделения и фирмы в целом. Если у вас остается время, помогите коллеге.
Если вы вдруг поймаете себя за составлением списка дел, порвите его и возвращайтесь к приоритету номер один.
3. Обдумывайте свои действия предварительно
Многие действия окажутся ненужными, и вы сможете избавиться от них. Овладейте искусством намеренного бездействия. Изолируйте себя от заразы бурной деятельности, поражающей ваших коллег. Прежде чем приступить к чему-либо, подумайте, относится ли это к 20 % важнейших вещей или к 80 % остальных. В последнем случае не стоит этим заниматься. Менеджеру 80/20 не стоит заниматься 80 % того, чем он привык заниматься. Искусство спокойного размышления и намеренного бездействия настолько не соотносится с миром бизнеса, что вам придется прилагать осознанные усилия по изменению своего поведения. Но это точно дело из 20 % нужных.
4. Определите, что является причинами успехов вашего подразделения или всей компании
Поймите суть: главные заказчики, главные ресурсы и главные действия, определяющие ваш успех (см. Способ Первый). Что может делать в этом смысле ваше подразделение?
5. Прислушайтесь к своим главным клиентам
Умейте разговаривать с 20 % заказчиков, которые дают 80 % вашей прибыли (снова обратитесь к Способу Первому). Спрашивайте, что они хотели бы иметь из того, чего они не получают сейчас. И дайте им это.
6. Сделайте из своих подчиненных менеджеров 80/20
С учетом Принципа и 5-дневной рабочей недели польза от членов вашей команды возрастет вчетверо, когда все они станут менеджерами 80/20. Но не жадничайте: дайте им столько же свободы и столько же времени, сколько есть у вас. Давайте им поблажки и время от времени помогайте им советами (см. Способ Третий). Их результативность начнет расти.
7. Определите 20 % работы, обеспечивающие 80 % вашей удовлетворенности и эффективности
Постепенно добавляйте время, уделяемое этим занятиям, пока они не составят основную часть вашего рабочего времени. А еще определите 20 % ваших занятий, которые обеспечивают 80 % вашей не удовлетворенности и не эффективности, – и откажитесь от них.
Время летит, когда вы довольны своей работой и делаете ее эффективно. Вы даже не обращаете внимания на его ход. Когда вы недовольны работой и она у вас плохо получается, время тянется медленно. Поэтому избавьтесь от своих «островков неблагополучия» (всех занятий на работе, от которых у вас опускаются руки) – они отравляют вашу жизнь (подробности см. в Способе Шестом).
8. Постепенно сокращайте продолжительность своего рабочего дня
В 1950-х английский историк военно-морского флота С. Норткотт Паркинсон выдвинул теорию, которая носит его имя. В своем «Законе Паркинсона» он писал: «Работа заполняет время, отпущенное на нее» (14).
Продолжительность рабочего дня – понятие произвольное. Мы привыкли к режиму «с 9 до 5», но он никак не обоснован логически или экономически. Во времена промышленной революции английские фабричные рабочие – мужчины, женщины и дети – работали по 15 часов в сутки. Фабричный акт 1847 г., принятый благодаря усилиям лорда Эшли, ограничил рабочее время для детей и женщин десятью часами и шестью днями в неделю. Мужчин это не касалось. Хозяева фабрик считали, что этот закон будет иметь катастрофические последствия. Однако в сегодняшней Великобритании средний доход на душу населения в неизменных ценах в 20 раз выше, чем в 1847 г., а средняя почасовая ставка выросла примерно в 40 раз.
Необходимо провести новые исследования на тему влияния времени труда на его результативность.
Как будет выглядеть рабочая неделя через 50 лет? Если рабочие часы продолжат сокращаться, я уверен в том, что уровень удовлетворенности возрастет, а безработица существенно сократится.
Установите целевое количество времени, которое вы хотите отдавать работе еженедельно. Снижайте свое текущее время на пять часов в неделю, пока не достигнете целевого значения. Чем меньше времени вы будете проводить на работе, тем больше вы будете сфокусированы на важнейших делах. Десять возможностей избегать потерь времени Добавьте себе времени.
1. Вы знаете, что это занятие – пустая трата времени, но вы все равно обязаны это делать. Почти всем руководителям, включая самых главных боссов, приходится выполнять кое-какую бессмысленную работу. Надо стараться минимизировать ее количество, а то, от чего невозможно избавиться, делать максимально быстро.
2. Плохой босс. Не считая яда в кофе и наемных убийц, есть только один способ решения проблемы: найти себе другого босса или в той же фирме, или в другой. Сделайте это прямо сейчас.
