Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие
Порядок ведения совещания.
Во вступительном слове нужно по возможности сослаться на вопросы, решения и цели предыдущего совещания. После изложения основных тем нужно предоставить слушателям возможность задавать вопросы либо собственными наводящими вопросами инициировать дискуссию нужной направленности. (Тот, кто говорит только сам, ничего нового не узнает). Обсуждение ни в коем случае нельзя начинать или завершать критикой. Следует безусловно избегать публичной критики в чей-либо личный адрес. Когда есть разногласия, не применяйте силового воздействия, попытайтесь найти творческое решение, добейтесь консенсуса, результата, при котором не будет проигравших. Дайте каждому присутствующему возможность активно участвовать в собрании, убедитесь, что никто не чувствует себя за бортом процесса. Договоритесь о том, что нельзя перебивать выступающего, вести разговор с соседями во время выступления, говорить, не получив право голоса. Попросите кого-нибудь вести протокол собрания, где будут указаны основные идеи выступлений, чтобы можно было еще раз обратиться к ним, обобщив основные приоритеты, прежде чем принимать решение. Не позволяйте председателю единолично контролировать течение собрания. Дайте возможность группе самой решить, что именно обсуждать. Если собрание заходит в тупик, передайте вопрос на рассмотрение в подкомиссию, которая должна выработать компромиссное решение, оговорив дату повторного собрания. Можно также воспользоваться выборочным опросом, показывающим общее мнение, с последующим рассмотрением этого вопроса до момента окончательного голосования. Заканчивая совещание, нужно подвести итоги обсуждения и сформулировать проистекающие из него первоочередные задачи. При этом в вопросах о том, кто, что, когда и в какой форме должен сделать, следует быть предельно конкретным. Установите, кто, за что, в какой момент будет отвечать, какие при этом понадобятся ресурсы. Определите дату, время, место проведения следующего собрания, оговорите примерную повестку дня. Оцените состоявшееся совещание. Попытайтесь определить моменты, которые могли бы улучшить этот процесс. Периодически занимайте позицию стороннего наблюдателя, чтобы увидеть, насколько повысилось качество процесса и улучшились отношения в группе, отмечайте тех, кто открыто выражает недовольство тогда, когда процесс не работает. После собрания лидеры могут переговорить с ключевыми фигурами, узнать их мнение, обсудить, как следует распределить зону ответственности, подумать, как сделать проведение следующего собрания более успешным, окончательно убедиться в том, что обязанности выполняются.
Заключительное замечание.
Совещания не оправдывают затрат времени, если проводятся полуформально, не оставляя уверенности в сопричастности руководства предприятия. Поэтому имеют смысл личное участие «самого главного лица» и его выступление по соответствующему вопросу. В последующей повседневной работе участники совещания должны убеждаться в том, что оно не было говорильней, а дало ощутимые результаты.
Правила документирования
Правила самоконтроля для руководителей
Рекомендуется регулярно просматривать листок самоконтроля и самокритично оценивать соответствие своей работы нормативным требованиям. Неудовлетворительные оценки потребуют улучшить положение. Намечаемые меры следует вписывать в личный план.
Правила подготовки и подписания договоров
Приказ по предприятию
Для обеспечения экономической безопасности предприятия право подготовки и подписи договоров с юридическими и физическими лицами от имени предприятия предоставляется уполномоченным сотрудникам приказом по предприятию.
Сотрудники, не уполномоченные приказом по предприятию готовить и заключать договоры, не имеют права вести переговоры с возможными контрагентами и подписывать любые документы, налагающие обязательства на предприятие.
В соответствии с вышеизложенным ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Подготовку текстов договоров и переговоры по согласованию условий договоров с другими юридическими лицами ведет служба, в сферу деятельности которой входит исполнение договора, а также договорно-правовая служба (эксперт Иванов Т.Р., юрист Петрова М.Б.).
2. Тексты всех договоров до их заключения должны визировать службы, которые будут ответственны за исполнение договоров: коммерческая, логистическая , транспортная служба, бухгалтерия, склад, договорно-правовая служба.
3. Трудовые договоры (контракты) соглашения, договоры подряда с физическими лицами готовит кадровая служба.
4. Запрещается без тщательного анализа и переработки в интересах предприятия применять тексты типовых и других договоров, опубликованных в различных, в том числе юридических изданиях.
5. В случае представления текста договора контрагентами, тщательно анализировать их, корректировать для соответствия интересам предприятия и визировать в соответствующих службах.
6. Договоры от имени предприятия имеют право подписывать сотрудники, которым настоящим приказом предоставлено такое право.
7. Оригиналы подписанных договоров и визовые экземпляры с визами только руководителей соответствующих служб хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности. Визовые экземпляры служат источником информации в случае расследования причин убытков по тому или иному договору. Копии договоров хранятся в договорно-правовой службе и службе, ответственной за исполнение договора.
8. Право подписи договоров настоящим приказом предоставляется: Генеральному директору Дюжеву П.Р., Зам. Генерального директора Ромашову Т.С. Указанные сотрудники имеют право подписывать договоры только при наличии всех виз соответствующих подразделений. Нарушение этого указания преследуется в административном и уголовном порядке.
9. Учитывая полномочия и квалификацию, генеральному директору предоставляется право при нахождении в командировках готовить или изменять подготовленные службами условия договоров и подписывать их без предварительного получения виз соответствующих служб. Однако после подписания такого договора соответствующие службы должны завизировать договор, изложив в докладной свои замечания, если они есть.
10. Право подписи договоров может быть представлено отдельным приказом другим сотрудникам при необходимости заключения ими договоров с выездом в другие города. При этом сотрудникам выдается доверенность на право заключения сделок на определенный период. Указанные сотрудники не имеют права изменять условия договоров, подготовленных соответствующими службами без получения письменного согласия и нового текста условий от ответственной службы.
