Ольга Красова - Управленческий учет в США
Не менее значим с позиции эффективности процесса бенчмаркирования второй этап – выбор компаний, на базе которых и будет проводиться бенчмаркирование. В целях получения данных о компаниях, пригодных для сравнительного бенчмаркирования, корпорация Xerox использует информацию из управленческой базы данных ABI Information. У корпорации так же есть доступ к большой технической базе данных. К примеру, в 1981 году, когда корпорация работала над бенчмаркированием процессов хранения и сбыта продукции, был собран и проанализирован материал об 11 компаниях.
Несмотря на тот факт, что бенчмаркинг – внутриорганизационный процесс, направленный на усиление позиции компании в конкурентной борьбе, корпорация Xerox охотно использует опыт других компаний, что дает грандиозные возможности для ее развития.
Анализ опыта Rank Xerox Ltd. позволил выделить необходимые условия успешного бечмаркинга:
• Важно хорошо понимать внутриорганизационные процессы.
• Встречи с сотрудниками компаний-партнеров по бенчмаркингу не назначаются, пока не будет проведено тщательное исследование, подтверждающее, что данная компания действительно лучшая.
• Необходимо фокусироваться только на лучших примерах.
• У компаний-партнеров должно присутствовать желание предоставить информацию.
• Необходимо помнить, что наиболее важная информация всегда держится в секрете.
• Никогда нельзя концентрироваться на результатах, необходимо понять процессы и механизмы, приводящие к этим результатам.
• Бенчмаркинг – такой же непрерывный процесс, как и сама конкуренция.
• Должно присутствовать желание меняться и развиваться на базе результатов бенчмаркинговых исследований.
1.3. Управление учётной деятельностью
«Основы отчётной информации для менеджеров» (5В). Опубликованная финансовая отчётность – самый показательный продукт системы бухгалтерского учёта компании, с которым более всего ознакомлены и общество, и индивидуальные пользователи. Однако это лишь часть всей информации, генерируемой в компании. Более важная с точки зрения учёта информация и самые сокровенные учётные данные формируются сотрудниками компании для внутреннего пользования. В первую очередь для руководства компании, иногда для акционеров. Отчёты, формируемые для менеджеров компании, могут представлять собой итоговые расчёты по конкретным аспектам деятельности компании за какой-то период в прошлом, прогноз различных показателей в будущем или комбинацию двух вариантов.
Подготовка подобной информации составляет предмет управленческого учёта, который в западной трактовке включает в себя 4 основных элемента: бюджетное планирование (budgetary planning), ценообразование (cost finding), анализ прибылей и издержек (and profit analysis), отчёты по текущей деятельности (performance reporting)).
Основным компонентом системы внутреннего учёта является система формирования бюджетов (budgetary plans) и планов производства (performance standards). Для создания системы производственных планов и программ служит система измерения фактических результатов и выявления различий между выполнением производственных программ и планируемыми показателями (system for measuring actual results and reporting differences between actual performance and the plans).
Планирование предполагает составление и последующее выполнение реальных планов. Полученные результаты сравниваются с результатами прогнозов, что отражается в специально разработанной форме отчётности. Менеджмент компании, таким образом, может оперативно реагировать на отклонения от плана, внося в него соответствующие корректировки либо пересмотрев план, если исходные условия текущей деятельности компании подверглись существенным изменениям.
Планы могут рассматриваться как некие стратегические основы будущего компании; как графики выпуска продукции в рамках осуществления специальных программ повышения производительности; как способ временной разбивки деятельности. Большинство производственных планов периодические, то есть, рассчитаны и отражают деятельность компании в определенном временном промежутке (неделя, месяц, квартал, полугодие, год). Периодические планы составляются на основе ряда проектируемых финансовых расчётов или бюджетов.
Принято выделять две формы бюджетной отчётности (budget statements): план прибылей (бюджет доходов и расходов) (profit plan) и прогноз движения наличности (cash forecast) (бюджет движения денежных средств). План прибылей – это отчёт о прибылях, рассчитанный на период, на который составляется бюджет. Он обобщает в виде финансовых показателей данные по планируемым усилиям, по стимулированию продаж (показатель расходы на продажи – selling expense) и результат прилагаемых усилий (показатели: коммерческий доход – sales revenue и дополнительные затраты на продажи – accompanying cost of goods sold). Отдельные планы прибылей обычно готовятся по каждому из наиболее важных сегментов рынка, на которых работает компания. Данные, лежащие в основе плана прибылей, составляются коммерческим департаментом компании, на котором лежит ответственность за составление бюджетов продаж и издержек.
Многие компании составляют также альтернативные бюджеты с целью оперирования ожидаемыми объемами в течение бюджетного периода. Набор альтернативных бюджетов известен как гибкий бюджет. Практика составления гибких бюджетов широко применяется на производственных предприятиях. Она позволяет облегчить оценку издержек производства (cost performance) при различных уровнях объема продаж.
Вторым основным элементом годового бюджета (annual budgetary plan) является прогноз движения наличности (cash forecast) или бюджет движения денежных средств (cash budget), в котором суммируются ожидаемые движения наличности по всем операциям компании. В него включаются ожидаемые наличные платежи, поступления наличности, количество наличных денег на руках. Предварительные прогнозы движения наличности используются при решении вопросов о наличии доступных денежных средств на выплату дивидендов, покупку или строительство зданий, оборудования, а также для ряда других программ, которые не требуют немедленной оплаты.
Цель отчётов по текущей деятельности – подготовка оперативных данных для менеджмента компании с целью последующего принятия стратегических решений по вопросам текущей и будущей операционной, инвестиционной и финансовой политики компании.
После утверждения бюджета перед специалистами по управленческому учёту (бухгалтерами, аналитиками и экономистами) ставится задача: подготовить информацию о результатах деятельности компании в отчётный период и представить её в доступной для управленческого анализа форме. Основной интерес для менеджмента в полученной информации представляют оценки: достигли ли их действия ожидаемых результатов? Если нет, то почему? Насколько успешно подчинённые справлялись с порученными им заданиями? Какие проблемы и возможности возникли с момента подготовки бюджета? Оттого информацию нужно представлять в пригодной для сравнения форме, соотносить фактические результаты с намеченными менеджментом и рассматриваемыми менеджерами как удовлетворительные. Критерии сравнения устанавливаются в бюджете для каждого случая.
