Алексей Сергеев - Бизнес-тренер. Профессия №1
Чтоб деловая встреча прошла успешно, с технической точки зрения необходимо:
• тщательно подготовиться к встрече;
• позвонить в день встречи партнеру, чтобы подтвердить вашу договоренность;
• одеться аккуратно, по-деловому и прийти заблаговременно;
• просмотреть перед встречей утреннюю деловую прессу и местные газеты, чтобы быть в курсе всех событий, которые могут иметь значение для потенциального клиента, и новостей, относящихся к его рынку и самым крупным конкурентам;
• отправить после встречи благодарственное письмо с подтверждением ваших обязательств, о которых вы договорились во время вашего визита;
• всегда учитывать прошлый опыт, готовясь к каждой новой встрече.
По сути, эта встреча необходима, чтобы сделать первые шаги на пути к сотрудничеству, а именно установить контакт, выяснить потребности компании и довести разговор до логического завершения, когда клиент будет готов попросить вас прислать ему официальное предложение.
За достаточно короткое время вам необходимо успеть следующее.
Выяснить, какие задачи ставит перед собой организация и каковы потребности, которые вы могли бы удовлетворить. Если они до конца не ясны самому представителю организации, попытайтесь определить их вместе.
Договориться о критериях успешного решения данных задач. Спросить вашего потенциального покупателя, что, по его мнению, должно измениться после того, как вы закончите совместную работу.
Убедить собеседника, что предоставляемые вами услуги позволяют решить стоящие перед организацией задачи в плане подготовки кадров. Для этого при описании вашего предложения вы должны выделить именно те черты и достоинства, которые могут заинтересовать его. Здесь вы можете использовать все подготовленные вами дополнительные материалы.
Максимально тактично обсудить возможные замечания и возражения другой стороны относительно вашего предложения.
Выяснить количество средств и времени, выделяемых на решение данных задач, а также критерии выбора тренинговой компании или программы. Это не всегда возможно, особенно в условиях жесткой конкуренции, когда ваш собеседник, скорее всего, будет отвечать весьма уклончиво.
Попросить разместить заказ. Вы сможете сделать это на любой встрече, но по крайней мере договоритесь о дальнейших действиях. Если в ходе встречи выяснилось, что клиент не имеет четко сформулированных требований, вы можете попытать счастья в качестве консультанта и предложить провести небольшое исследование деятельности компании, с тем чтобы определить, где и насколько есть необходимость в тренинге и обучении кадров.
Главное, что от вас требуется, – умение слушать и задавать вопросы. Не спешите засыпать собеседника подробностями вашего предложения до того, как вы точно определитесь с реальными потребностями его организации.
Всегда спрашивайте в начале встречи, сколько времени вам могут предоставить, и разумно распределяйте его. Делайте короткие записи, но не отвлекаясь от разговора. Рекомендуем воспользоваться методом ассоциативных диаграмм, чтобы фиксировать в ходе разговора все нужды и требования клиента в удобной графической форме.
Как понять заказчика, как ориентировать программу под заказчика
Постарайтесь написать ваше предложение, если оно потребуется, сразу же после встречи, пока детали разговора еще свежи в памяти.
Текст письма должен быть краток и эффектен. В нем вы должны подтвердить оговоренные во время встречи решения, а также включить план реализации проекта и смету. Такое письмо, как правило, по объему не превышает 1–2 страниц, не считая дополнительных материалов, которые можно приложить как подтверждение вашей высокой репутации.
Составляя более подробное предложение, включите в него следующие элементы.
• Вводная часть. Общее описание ситуации и ссылка на предшествующую встречу.
• Ваша оценка потребностей клиента. Для этого важно еще во время встречи уметь задать нужные вопросы.
• Предлагаемые методы и способы обучения. Здесь вы можете рассказать, как именно вы использовали бы определенную программу или учебные средства, чтобы продемонстрировать ваш профессионализм и знание дела. Однако советуем не рассказывать все подробности на тот случай, если клиент решит обратиться в другую компанию. Достаточно указать приблизительные цели, задачи и краткое содержание курса.
• Критерии успеха. Ваши соображения относительно контроля обучения.
• Предварительная смета проекта в форме списка мероприятий и материалов с указанием стоимости каждого пункта. Также следует обязательно включить все дополнительные расходы (НДС, распечатка материалов и т. п.).
• Опыт работы в данной области: резюме членов вашего коллектива, задействованного в проекте, а также краткое описание подобных мероприятий, которые вы уже проводили раньше. Если потребуется, приложите рекомендательные письма.
Отошлите сразу несколько экземпляров предложения, если так будет удобнее клиенту. В целом этот документ, независимо от объема, должен быть составлен профессионально и ориентирован на выбранную организацию. Оформление не стоит делать слишком вычурным; ваше предложение должно быть аккуратно оформлено, ясно написано и удобочитаемо. Для демонстрации своего профессионализма в области культуры делового общения вы можете переплести ваши материалы или вложить их в специальную папку. Включите также в виде приложения к основному тексту подходящие к случаю брошюры вашей компании или статьи, которые были вами написаны раньше.
Иногда вы, возможно, даже будете получать запросы от желающих воспользоваться вашими услугами, информация о которых часто рассылается не одной организации, но и всем ее конкурентам. Составлять текст коммерческого предложения следует крайне осторожно, если заказчик не готов встретиться с вами до получения формального предложения. Дело в том, что вам будет трудно написать эффективное предложение, не имея более подробной информации.
Как измерить эффективность тренинга
Любой тренинг нацелен на результат, эффект, пользу для участников. Однако оценка эффективности – одна из самых сложных задач в этой области. Как, чем и в чем измерить? Что дал участникам данный тренинг? Что он в них изменил? В чем он сделал их жизнь лучше? Чему научил? Многие ведущие тренингов постоянно задумываются, работают над проблемой оценки результатов (а иногда вынуждены ее проводить).
К сожалению, нельзя сказать, что и тренерам, и заботящимся о результате участникам легко удается оценить эффективность тренинга. Более того, многие тренеры знают, что оценка результативности тренинга – это самое уязвимое место. Легко сказать до тренинга заказчику (или самим участникам), что повысится уровень навыков участников, мастерство продаж, результативность презентаций, эффективность переговоров, но трудно ответить на такие вопросы:
• А как я это узнаю?
• В чем это измеряется?
• Каков будет материальный результат?
И еще труднее предъявить искомый результат заинтересованным лицам после тренинга. Зачастую тренеры даже и не берутся оценивать результаты.
И хотя точных приборов для измерения эффективности пока не существует, мы предлагаем систему, которая поможет тренерам и организаторам оценить тренинги и сделать выводы.
Эмоциональный результат и мастерство
Любой тренинг можно оценить, используя систему координат, как в математике, т. е. по двум осям: по оси Y – эмоциональный результат тренинга, по оси X – мастерство участников по итогам тренинга, содержательный, навыковый результат, т. е. умения и навыки, полученные в ходе тренинга.
Эмоциональный результат – это след в душе, яркость тренинга, эмоциональная насыщенность, количество переживаний (позитивных и негативных). Это наполнение энергией жизни, внутренняя сила для свершений, своего рода подзарядка. При хорошем эмоциональном результате участники получают запас личной энергетики, силы, стимулы и желание жить и работать, стремление преодолевать свою лень и страхи, реализовываться в жизни, добиваться успеха.
Тренер и сами участники могут оценить этот результат по эмоциональному состоянию группы в конце тренинга: горящим глазам, живости реакций, атмосфере, т. е. преобладающему эмоциональному настрою в группе. Иногда результатом становится желание изменить свою жизнь, найти новое дело, решиться на новые отношения, сделать смелый шаг. И, как следствие, результатом тренинга будет уже изменение качества жизни
Эмоциональный результат складывается из нескольких факторов.
Личная энергетика тренера — его умение зарядить группу собственными эмоциями и отношением к теме и процессу преподавания. Хороший тренер сам увлечен темой. Она для него самого интересна, жива, он к ней неравнодушен, и аудитория это чувствует и сама проникается ей. Хороший тренер умеет «заводить» группу даже на скучноватые, сложные, с виду малоинтересные темы и задания. Он может удержать внимание в течение всего тренинга. Он может завести даже уставшую в конце тренинга аудиторию. Он может заставить участников отдавать учебе все силы.
