Барри Томас - MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления
Основное правило — не отвечать на телефонные звонки во время:
• беседы,
• неформального совещания,
• встречи с клиентом или поставщиком,
• официального совещания,
• когда вы не хотите прерывать важную работу или свое творческое вдохновение.
Телефонные разговоры лучше сгруппировать на определенный период рабочего дня и перед каждым звонком подумать о его цели. Следует сократить потери времени на поиски и набор номеров, а также звонки справочного характера, максимально используя помощь секретаря. При этом целесообразно предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении. Секретарь должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.
Кроме того, секретарь должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, секретарь должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.
Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).
Личная производительность
Ниже приводится краткий перечень основных путей повышения вашей собственной производительности.
Входящая корреспонденция
• попросите секретаря остановить поток ненужных поступлений;
• выбрасывайте почтовую макулатуру;
• откажитесь от ненужных журналов;
• переадресовывайте поступления, прежде чем они придут к вам;
• вычеркивайте свою фамилию из внутренних списков рассылки ненужных вам документов;
• попросите секретаря сортировать корреспонденцию:
— срочные действия,
— почта команды,
— ответить или принять меры,
— только к сведению;
• просматривайте корреспонденцию периодически;
• бегло просматривайте и выбрасывайте ненужную;
• отбирайте корреспонденцию «к действию»;
• откладывайте корреспонденцию «прочесть… когда-нибудь»;
• цель — работать с входящими документами только один раз.
Эффективное чтение
• предварительно просматривайте длинные доклады, читая резюме, выводы/рекомендации и пробегая глазами таблицы/графики;
• читайте глазами — не произносите про себя:
— бегло просматривайте и пропускайте ненужное;
• работая с таблицами:
— читайте заголовки,
— горизонтальные строки,
— ищите ключевые цифры,
— пропускайте очевидное,
— читайте сноски.
Сокращение личного архива
• используйте корзину для мусора;
• сохраняйте только адрес/номер телефона;
• пользуйтесь централизованной базой данных компании/ команды;
• храните корреспонденцию в хронологическом порядке;
• толстые доклады держите отдельно;
• используйте разделительные вставки;
• проводите чистки и сдавайте в архив
• или выбрасывайте.
Продуктивные поездки
• по возможности, отправляйтесь на работу и с работы не в час пик;
• используйте время в пути для чтения и планирования ежедневника;
• сократите до минимума поездки на встречи, приглашая людей приехать к вам.
Извлекайте выгоду из информационных технологий
Освоив:
• персональный компьютер;
• настольные издательские системы;
• онлайновые информационные службы Интернета;
• телеконференции;
• электронную почту;
• банковские услуги по Интернету.
Личная мотивация
Крайне важно овладеть приемами самомотивации, поскольку без этого вы не только не достигнете поставленных целей, но и не сумеете побуждать других помогать вам в их достижении.
Ниже представлен контрольный список по самомотивации (который надо использовать всякий раз, когда вы чувствуете, что ваша мотивация ослабевает).
Контроль самомотивации
• Сфокусируйте внимание на целях и отодвиньте трудности на задний план.
• Относитесь к проблемам как к благоприятным возможностям.
• Станьте «результатоголиком», а не «трудоголиком».
• Устанавливайте сроки исполнения.
• Делайте то, что важно, а не то, что представляется срочным.
• Выделяйте время на обдумывание.
• Развивайте внерабочие увлечения и виды деятельности.
• Выпишите ваши опасения/проблемы/разочарования и способы их преодоления.
• Не откладывайте трудную работу — начните день с нее или зафиксируйте время для ее выполнения.
В целом, сфера самомотивации требует отдельного изучения, однако если вы столкнулись с реальной перспективой мотивационного кризиса, то следует вернуться к главе «Высокие результаты» и попытаться сконцентрироваться на том, чего вы хотите достичь.
Помните также, что левое полушарие мозга может «конфликтовать» с правым. Вам нужно стараться преодолевать определенные мотивационные трудности, используя возможности одного полушария для компенсации помех, порождаемых другим.
Ниже приведено сравнение характеристик левого и правого полушарий.
Левое полушарие
(доминирующая сторона) контролирует:
• правую часть тела,
• речь,
• рациональное, контролируемое,
• логическое,
• чтение, письмо,
• названия,
• математическое/научное.
Правое полушарие
контролирует:
• левую часть тела,
• бессловесное,
• нерациональное, эмоциональное,
• интуитивное, творческое,
• узнавание лиц,
• артистизм, музыка, песни, понимание юмора.
Полезной методикой, позволяющей «изменить ход мыслей» относительно какой-либо ситуации, особенно когда вы чувствуете ослабление мотивации, является изменение негативного образа мышления на позитивный.
НЕГАТИВНЫЙ ПОДХОД
• Я не могу.
• Мне следовало бы.
• Я надеюсь.
• Это не моя вина.
• Это проблема.
• Это трудно.
• Если бы только.
• Это ужасно.
• Что я могу сделать?
ПОЗИТИВНЫЙ ПОДХОД
• Я не буду.
• Я мог бы.
• Я знаю.
• Я отвечаю за это.
• Это благоприятная возможность.
• Это вызов.
• В следующий раз я буду.
• Это ошибки, на которых учатся.
• Я знаю, что могу справиться.
Знание бизнеса
Эффективному менеджеру необходимо постоянно совершенствовать свои знания в избранной области бизнеса и сопряженных сферах. Для этого следует:
