Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный
Прежде чем закрыть совещание, следует аккуратно подытожить сказанное и четко распределить обязанности каждого в работе над проблемой. Нередко совещания не достигают нужных результатов, поскольку каждый уверен, что кто-то другой займется затронутыми вопросами.
Если вы не проводите совещание, но являетесь его участником, можете чрезвычайно помочь председателю своим тактом и вниманием. Вы непременно тщательно подготовите, принесете с собой относящийся к делу материал, дождетесь своей очереди высказаться, если есть что предложить, позволив высказаться также своему коллеге. Вы будете стараться адресовать свои замечания руководителю собрания, не будете проводить в это же время совещаний со своим ближайшим соседом и не станете сообщать лично ему свою точку зрения. Если ваш сосед попытается проделать это с вами, охладите его пыл уклончивым замечанием. Не хватайтесь за любую возможность о чем-либо пожаловаться или оседлать своего любимого конька.
Самое главное, вы будете участвовать в обсуждении, а не просто занимать кресло. Коллег созывают, чтобы услышать точку зрения каждого, и вам следует внести в дело свой вклад. Этот пункт так важен, что компания ЗМ, которая слывет в США одной из лучших корпораций по управлению, недавно составила список «десяти наиболее нежелательных «птичек» на совещании». Следует заметить, что в американском английском птичкой называют человека с отклонениями. Приведем некоторые из описанных типажей.
Обозреватель Великого каньона. Абсолютно без деятельный человек, он не пропускает ни одного совещания компании, проводит кучу времени в сегодняшнем совещании, предвкушая завтрашнее.
Тот, кто дремлет, опершись на локоть. Двуногое существо, в совершенстве владеющее искусством спать на совещании с открытыми глазами. Расстегнутый пиджак позволяет ему спать не храпя.
Благородный потрошитель сигар. Находит комнату для совещаний превосходным местом, чтобы разделаться с повседневными делами, которыми дома запрещает заниматься жена. Комната для совещаний — любимое место для проверки аромата старой трубки или крепкой сигары.
Приспособившийся тайком читать журналы. Самый умный из двуногих на совещании, он инстинктивно «отключается» на любом совещании.
Бездумно чертящий что-то. Любит слушать других, кивает в знак согласия и перебирает бумаги. Избегает неправильных решений, не принимая никаких.
Скрестив ноги, любующийся ногтями. Этот вид находит совещание превосходным местом для чистки перышек и планирования отдыха.
Неустанно проверяющий время. Негодует на напрасно потраченное время на совещаниях, которые отрывают его от таких важных корпоративных дел, как, например, ланч.
Двуногое существо-менеджер, жующий сигару. Легко отличить по нервозным подергиваниям, сильному стремлению командовать и отсутствию механизма для слушания.
Мечтатель с остекленевшим взором. Находит со вещания очень полезным местом, чтобы придумывать, как спасать девушек, попавших в различные беды, выразивших ему затем благодарность.
ПРЕПОДНЕСЕНИЕ И ПОЛУЧЕНИЕ ПОДАРКОВ
Во многих компаниях установлены правила, которые запрещают руководителям принимать ценные подарки от поставщиков. Если ваша компания придерживается таких правил, очевидно, и вы будете следовать им. Конечно, дурной тон — предлагать ценный подарок человеку, на которого вы хотите оказать какое-то воздействие. Не является также признаком хорошего тона преподносить подарки сугубо интимного свойства работающим у вас женщинам, да и вообще всем женщинам.
Если вы хотите отметить высокую оценку работы женщин, служащих у вас, то на Рождество можно подарить духи, туалетные принадлежности, шоколадные конфеты, книгу или другой символический подарок. Носильные вещи не подходят, за исключением, например, шелкового шарфа, который не считается слишком интимным подарком. Сугубо личный подарок объявляет о сугубо личных отношениях, и его преподносят только близким людям.
Если ваш начальник посылает вам сувенир, из этого не следует, что вы должны ответить тем же, поскольку подарок подчиненному — знак опенки его деятельности.
Если фирма прислала подарок к вам на дом, ваша супруга, если вы женаты, должна написать записку с благодарностью. Письмо следует адресовать управляющему или тому, кто обычно этим занимается, и, поскольку подписано письмо ею, в тексте должна содержаться какая-то ссылка на вас.
То же правило применимо к сувенирам, полученным от всех деловых партнеров. Даже если ваша жена не знает их лично, ей следует написать несколько слов благодарности. Затем при встрече вы выразите свою благодарность устно. Если даритель живет в другом городе и вы, скорее всего, не встретитесь с ним в ближайшие несколько недель, тогда поблагодарите за сувенир в вашем следующем деловом письме к нему, конечно, в дополнение к записке вашей жены.
ЭТИКА ТЕЛЕФОННЫХ РАЗГОВОРОВ
Когда вы говорите по телефону, ваш голос — единственный ваш помощник. Он один создает представление о вашем облике и вашей личности, и делает это очень точно. Поэтому постарайтесь выработать жизнерадостный и дружелюбный тон, чтобы в нем чувствовалось расположение.
Избегайте скучной монотонности модуляции. Если у вас высокий голос, попытайтесь сделать его ниже, так как голос, который поднимается выше и выше, звучит на другом конце провода истерически. В вашем тоне не должны быть заметны какие-либо следы торопливости или нетерпения, ибо ничто так не действует на нервы, как разговор с человеком, который, беседуя с вами, похоже, стоит на одной ноге. Помните, что голос не может обмануть.
Вполне возможно быть кратким, не создавая ощущения, что вы торопитесь, и лаконичность, конечно, необходима в телефонных разговорах, как ради вас самих, так и ради вашего слушателя.
Выговаривайте слова четко, поскольку собеседник слышит только ваш голос и не способен строить догадки о значении фразы по выражению вашего лица или жестам, как он сделал бы, окажись вы лицом к лицу. Если ваш слушатель не понимает вас, говорите четче, а не громче.
Будьте предельно внимательны к тому, о чем говорит ваш собеседник, поскольку в телефонной беседе легко позволить себе отвлечься, но это очень невежливо.
Быстрее, дешевле и проще для человека позвонить вам по прямому номеру. В некоторых компаниях, однако, принято соединять через коммутатор или через секретаря. В таком случае попросите соединять вас со звонящим незамедлительно или перезвоните ему сразу же сами. Если он недоступен, то оставьте для него вразумительное сообщение.
