Николай Додонов - Антитайм-менеджмент
В этой части книги мы будем заниматься самым важным и одновременно самым простым – создадим навык правильной работы с информацией. Он включает в себя умение использовать память, автоматически создавать элементарные действия, вести архивы. Одним словом, мы построим боевой комплекс, который поможет справиться с бурей дел, ответственности и информации. После того как мы закончим, вы сможете легко плыть по информационному морю.
Для начала давайте сравним человека и любую электрическую схему. Точнее, не человека целиком, а его поведение, которое возникает, когда нужно работать с информацией: что-то с ней делать, как-то на нее реагировать. Вы можете догадаться, что часто человеческие действия нельзя назвать системными. Здесь вспоминается Михаил Александрович из первой части книги, которого атаковали письма, звонки, сотрудники и задачи, что не давало ему собраться с мыслями и спокойно работать.
В отличие от этого электрическая схема – образец системности и порядка. Импульс, который поступает на входе, пройдет определенными путями и в нужное время выйдет там, где положено. У электрической схемы действия регламентированы, по-другому она просто не работает. В ее конструкцию заложен определенный алгоритм обработки поступающих импульсов. Чтобы достичь порядка в работе, мы должны приблизиться к образу действий электрической схемы.
Конечно, это не значит, что из человека разумного мы превратимся в бездумный алгоритм, который только и знает, когда зажечь лампочку. Мы возьмем все хорошее из примера с техникой и оставим все лучшее от человека. Дополним собственную гибкость и уникальность небольшой толикой системности. Это даст чудесные результаты, вот увидите!
Под системностью не скрываются жесткие рамки. Нам не нужно становиться роботом. Мы не будем применять сложных правил и регламентов, которые трудно соблюдать и невозможно выдерживать долгое время. Мы поймем, что делать, чтобы избавиться от негативных явлений, рассмотренных в первой части книги. Затем останется лишь внедрить все в жизнь.
Если продолжить сравнение с электрической схемой, нам нужно будет создать некое ее подобие, которое стандартизирует работу с информацией. Когда мы закончим, что бы мы ни увидели, что бы ни узнали, что бы ни услышали – все будет подчиняться стандарту, который превратится в навык.
К концу внедрения обнаружится, что вы не задумываетесь, как обращаетесь с письмами, задачами, заметками, бумажками. Вы будете делать это системно и так же легко, как ходите, едите или водите машину. Любую информацию, которая к вам попадет, вы обработаете стандартно, будто электрическая схема. Более того, непринужденно и, в конце концов, совершенно незаметно для сознания. Конечно, это возможно, если вы прислушались к рекомендациям по работе с данным разделом.
Упражнения из этой части книги способствуют тому, что вокруг вас выстроится особая среда, в которой все упорядочено. Перед вами будет щит, он отгородит вас от хаоса информационных потоков, за ним – механизм переработки, потом – система хранения и, наконец, модуль памяти, похожий на имплантат из фантастических фильмов. Требования, которым я прошу вас следовать, нужны для того, чтобы все выстроить и научить вас правильно этим пользоваться. Чтобы показать, почему так важно сделать все упражнения в один присест, прошу вас представить следующую картину.
Давайте сравним систему, которую мы собираемся построить, со скафандром, благодаря которому можно поднимать тяжелые грузы одной рукой, прыгать на 10 метров и находиться в агрессивной среде. Если мы наденем его до половины, а потом отправимся в бой, то погибнем, потому что половина скафандра не прибавит ни силы, ни защиты. Только скафандр, который полностью надет и подогнан по фигуре, позволяет чувствовать себя уверенно там, где нужно выкладываться по полной. Когда мы выполняем упражнения, то строим такую систему, которая, как скафандр, будет работать, только если ее надеть полностью.
Итак, в этой части мы освоим инструменты работы с информацией и научимся их использовать. Мы создадим механизм ее обработки и навык взаимодействия с ним. Возможно, это звучит немного громоздко, но не бойтесь, на самом деле все гораздо проще. Давайте приступим.
Отзывы
Сергей Вихарев, учредитель группы компаний «ПАРД», руководитель «Пардтехнолоджи».
Наша компания занимается реинжинирингом бизнес-процессов для отделов продаж в секторе B2B. Очень часто мы работаем над оптимизацией задач сотрудников – как для клиентов, так и для своих компаний.
Поскольку я сторонник системного подхода, то считаю, что результативность сотрудника определяется качеством бизнес-процессов. В силу этих причин я скептически относился к методикам личной эффективности.
Однако опыт показал, что технология GTD помогает нам повысить как личную, так и рабочую эффективность. Именно за счет того, что задает системность работы с информацией на уровне не просто предприятия, а каждого отдельного сотрудника.
Состав GTD Дэвида Аллена
Привычный взгляд на GTD, который заключается в пяти этапах (сбор, процесс, организация, обзор, действие), знаком многим, поэтому останавливаться на нем мы не будем. Даже если для вас пять этапов GTD – что-то незнакомое, всегда можно купить книгу Аллена, заглянуть в Википедию или просто поискать в Интернете.
Гораздо интереснее и проще рассмотреть методику через призму перечня инструментов, из которых она состоит. Тем более что когда мы расположим их в правильной последовательности, классические пять этапов придут в движение, и мы увидим, как именно течет информация по системе.
Когда мы полностью разберемся с тем, из каких компонентов собирается механизм переработки информации, станет понятно, как эта машина выглядит. Мы увидим, как работают все компоненты. Более того, станут очевидны многие принципы, по которым функционируют отдельные ее части. К тому же прольется свет на многие особенности и ограничения нашей психики, которые мы рассматривали в первой части книги. Итак, приступим и посмотрим, из каких частей состоит методика GTD.
Мне привычно представлять систему так, как это показано на рисунке, хоть такой символ и напоминает знак радиационной опасности.
Взгляните на рисунок. Единственный сегмент, который открыт снаружи, – зона Накопителей. В нее попадает то, что стремится к нам из внешнего мира: электронные письма, бумаги, которые приносят сотрудники, вещи, которые нам передают, идеи, мысли, задачи, записки – все, что раньше приходило бессистемно, теперь оказывается собрано в Накопителях. Там информация ждет своего часа, когда мы будем не заняты и сможем пустить ее дальше, внутрь треугольника.
