Вера Перминова - Фармбизнес. Правдивая история о российских предпринимателях
До этого момента никакого лицензирования не было в принципе, и как именно хранятся таблетки у разных торгующих ими фирм, никто не проверял. На самом деле, конечно, нужного порядка никто не поддерживал, и для нас опубликованные лицензионные требования тогда были большой новостью. Впрочем, со «сложными» препаратами, требующими и хранения и перевозки при особых условиях, мы тогда и не работали – весь наш ассортимент относился к той категории, которую можно и нужно хранить просто на стеллажах при комнатной температуре. Так что требование о наличии на складе холодильника было для нас в новинку. Пришлось купить холодильник, в котором пока ничего не хранили. Кроме того, было еще несколько странных для нас требований, например, чтобы были отдельные помещения для приема и отгрузки таблеток (так называемые «приемка» и «экспедиция»), что на складе должны быть моющиеся стены, что нераспакованные ящики с лекарствами нельзя ставить прямо на пол, а можно только на крашеные (!) деревянные поддоны и т. д.
Мы добросовестно принялись переоборудовать склад – красили поддоны и стены, перетаскивали и расставляли по-другому стеллажи, чтобы освободить две комнаты под «приемку» и «экспедицию». Потребовалось даже срочно нанять на работу хотя бы одного человека с дипломом фармацевта – это тоже входило в лицензионные требования. Раздобыли где-то белые халаты – надо было, чтобы все сотрудники склада ходили в белых халатах. Повесили гигрометры для измерения влажности в складских помещениях.
Наконец, явилась нас проверять лицензионная комиссия в составе двух теток. Они отказались сразу идти на склад, сообщив, что «сначала будут смотреть документы». Из документов они прежде всего нервно потребовали показать договор аренды, и чтобы никакой там «совместной деятельности»! (Я уже писала раньше, что маскировка арендных отношений под разного рода «совместную деятельность» очень широко практиковалась тогдашними арендодателями.) Видимо, эта комиссия до нас уже многих проверяла и им во многих местах пытались всучить эту «совместную деятельность». Я гордо вытащила наше свидетельство о собственности на помещения, и они сразу расслабились: «Ну вот, сразу видно серьезную фирму». Дальше было уже не так страшно. Тетки попросили папку с договорами и контрактами (у нас уже набралась небольшая папка), накладные на поступающий и отгружаемый товар. Накладных было много, и, увидев небольшую горку ящиков с бумагами, наши проверяльщицы чуть-чуть в них покопались и пошли на склад. На складе проверяли уже в основном чистоту и наличие холодильника. Потом они написали нам акт проверки с одним-единственным замечанием – не по форме написана вывеска на входной двери – и пообещали выдать лицензию. А затем стали пить с нами чай и рассказывать о том, как они проверяли до нас «каких-то чучмеков», которые сидели в грязном черном подвале (тут я вспомнила знакомство с Игорем и Лешей в таком же подвале), и как бедным проверяльщицам было страшно – если отказать в выдаче лицензии, то вдруг «чучмеки» не выпустят их из подвала. Мы, как положено, ахали и сочувствовали.
В общем, наш склад обзавелся официальной лицензией, которую в рамочке повесили на стену.
На этом же этапе мы осваивали многие вещи, связанные с работой склада и внутрискладской логистикой. Например, учились проводить инвентаризации (пересчет товара на складе и сравнение его со списком того, что там ДОЛЖНО БЫТЬ по документам, чтобы выявить, не украдено ли, не пропало ли что-либо). Это очень непростое занятие, и далеко не сразу мы научились правильно проводить инвентаризацию. С. М. (Сережа, наш исполнительный директор и мой муж. – В. П.) потом написал целую методическую разработку для наших сотрудников – «О проведении инвентаризаций».
Сначала на основании документов о поступлении товара и о его расходе надо составить полный перечень того, что ДОЛЖНО В ДАННЫЙ МОМЕНТ ЛЕЖАТЬ НА ПОЛКАХ, причем необходимо указать, на какой именно полке что лежит. В списке должно быть четыре колонки: «название товара – сколько штук на полке – цена за штуку – № полки». Иногда еще указывается номер серии, если на каждой полке лежит только одна серия лекарства. Этот список носит название «учетное состояние». Так ДОЛЖНО БЫТЬ по бухгалтерскому учету, если не было никаких пропаж или краж. Потом в этом списке (электронном) полностью стирается колонка «сколько штук на полке» и оставляется пустое место. Это делается для того, чтобы те, кто будет пересчитывать товар, не могли «подглядывать в ответ», а честно считали сами.
Дальше этот длинный список с пустой колонкой «сколько штук на полке» распечатывается и вручается тем людям, которые делают пересчет. Они должны идти по складу от полки к полке, пересчитывать товар и вписывать руками цифры на месте, соответствующем данной полке. На «продвинутых и высокотехнологичных» складах используется не ручной пересчет, а сканирование штрихкодов на коробочках и не вписывание цифр в бумажный лист, а их впечатывание в маленькое портативное электронное устройство, но сути это принципиально не меняет, только облегчает работу.
Когда все сосчитано, девушка садится и впечатывает цифры из заполненного вручную списка в компьютер на соответствующие места. Получается новый электронный список, именуемый «фактическое наличие товара». Дальше компьютер сравнивает два электронных списка – первый и второй, попросту вычитает «количество штук на полке» второго списка из той же колонки первого списка. Если результат вычитания по всем строчкам равен нулю – ну и слава богу, значит, «учетное состояние» и «фактическое наличие» совпали полностью и никаких краж-пропаж не было.
Но так, конечно, никогда с первого раза не получается, потому что всем людям свойственно ошибаться, в том числе и при пересчете товара. Сразу вылезают некоторые строчки с разницами – где-то товара оказалось в «фактическом наличии» на 1000 штук меньше, где-то – на 2000 больше. Не надо впадать в панику – скорее всего, неправильно подсчитали. Отсортировываем на компьютере все эти «несошедшиеся» строчки и повторяем всю процедуру заново, пересчитывая только «подозрительные полки». Обнаруживаем, что количество ошибок уменьшилось, но не до нуля. И т. д. и т. д.
В конце концов остается небольшое количество строчек, где действительно «учетные данные» и фактическое количество не сходятся, хоть ты тресни. Товара или немного не хватает, или чуть-чуть есть лишнего. Если на складе нет серьезного воровства, то эти «разницы» обычно минимальны и связаны в основном с тем, что сборщица в предыдущие дни ошиблась и кому-то из покупателей положила в заказ не 10 упаковок но-шпы, а 11, или бисептол вместо бисакодила. Когда начальник считает, что проверили все, что можно, и больше ошибок уже не найти, то окончательная пересчетная ведомость подписывается всеми участниками процесса и на ее основании вносятся изменения в бухгалтерский учет и одновременно в компьютерный список того, что лежит на складе и будет на следующий день выставлено в продажу. В общем, это трудоемкая и длинная процедура, требующая большой аккуратности.
