Вадим Мальчиков - Энциклопедия построения своего бизнеса. От первых шагов до полного контроля. Том 1
И вы можете поднять свои способности на такую высоту, что станете жонглировать идеями об улучшении своих услуг как ловкий циркач.
C чего начать внедрять административную технологию
Некоторые наши клиенты сделали интереснейший «финт ушами» – вступили в члены ассоциации WISE, получили материалы стандарта «Модель административного ноу-хау» и не внедряют его. Как говорил Остап Бендер – конгениально! Прямо ситуация из анекдота – обманул таксиста: денег дал и не поехал!
Напомню, что стандарт МАНХ включает в себя пять административных элементов, внедрение которых стабилизирует любой бизнес независимо от его вида и размера. Это:
1. Профессиональная оргструктура и должностные материалы на ее основе.
2. Управление на основе статистических показателей.
3. Финансовая система, позволяющая добиться неизменной платежеспособности и избавиться от лишних кредитов.
4. Система коммуникации, позволяющая убрать бардак на линиях делового общения, и 5. Открытие собственного учебного центра, чтобы никогда больше не испытывать нехватки в специалистах.
Если исключить некоторые случаи откровенной лени при внедрении, можно сделать предположение, что текущие проблемы предприятия не позволяют начать программу внедрения части бизнесменов, которые в душе этого сильно хотят, понимая все плюсы нового для них стандарта. Их тупо затягивают рутинные дела.
В связи с этим я хочу дать несколько стабильных данных, которые помогут не только тем, кто затормозил со стандартом, но и тем, кто о нем ни сном ни духом не слыхивал.
Итак, если вам так сильно мешает текучка, то ваше внимание перегружено. Его просто не хватает. Вам надо освободить часть «оперативной памяти» вашего разума, снизить перегрузку.
Для этого, во-первых, сделайте полный список всех незавершенных дел, какие у вас есть. Не только по работе – все дела, которые вы начали и не закончили. Само составление такого списка переведет дела из головы на бумагу, и вам сразу же станет легче. После чего расставьте эти дела по приоритетам и начинайте их заканчивать одно за другим. Ключевое слово – заканчивать. Любым способом уменьшайте количество дел в списке, полностью разбираясь с пунктами, один за другим.
После этого вам нужно будет выделить часть времени в вашей компании для следующего: описать все успешные действия, которые являются вашим ноу-хау. Пусть они будут на бумаге. Если кому-то лень писать, используйте диктофон, а потом в свободное время перепишите с диктофона (обычно для этого есть специально обученная девочка).
Под успешными действиями понимается технология выполнения специфических функций именно в вашей компании.
Что именно писать? Те нюансы, которым вы обучали бы человека как успешным действиям, если бы он стал вашим учеником.
Один мой клиент пытался учить продавцов в своих магазинах устно. Когда я попросил его надиктовать то, чему он пытался их научить на диктофон, а потом переписать в компьютер, то запись составила 14(!) страниц технической информации, которую хозяин вываливал на несчастного стажера за пару дней. А потом он очень злился, что новичок не запомнил все с ходу.
Более того, на десятом сотруднике, которому вы пытаетесь объяснить одно и то же, объем вашей речи будет все сокращаться и сокращаться. Так вы теряете технологию и успешные действия.
По этим материалам вы сможете впоследствии обучать людей.
Потом этих материалов будет становиться все больше. Посмотрев на компании, раскинувшие сети филиалов по всему миру, можно сделать вывод, что потенциал расширения организации прямо пропорционален количеству написанной технологии и рекламентов работы (подобные выводы можно найти и у Л. Рона Хаббарда).
Сделайте эти два действия. И сделайте их не только на своем посту, а на всех ключевых. Займет ли это время? Конечно.
Вздохнете ли вы свободнее? Однозначно.
Возможно, впервые за несколько лет.
Организационная структура предприятия: просто схема или инструмент управления?
Мне стало интересно, что вообще люди понимают под этим словосочетанием – «организационная структура предприятия». Я провел свое небольшое исследование…
В наше время мы часто слышим этот термин. Почти каждая уважающая себя консалтинговая компания занимается разработкой, оптимизацией и внедрением организационных структур. Почти каждая крупная компания имеет организационную структуру.
Позвольте дать вам некоторое количество правдивых данных по этому вопросу.
Я не буду говорить о видах организационных структур, их преимуществах и недостатках. Я хочу рассказать вам об основах организации, о том фундаменте, на котором держится любая развивающаяся компания, и как это связано с организационной структурой.
Первое, что я выяснил, есть путаница, связанная с пониманием слова «организационная». Люди в основном понимают, что означает «структура предприятия» или «структура компании», но имеют разное понимание слова «организационная». Отсюда и трудности, связанные с «организационной структурой».
Для разрешения этой путаницы я воспользуюсь Толковым словарем русского языка под редакцией Ожегова и Шведовой.
Многие люди считают, что слово «организационная» произошло от существительного «организация». Все было бы правильно, но у слова «организация» есть 4 значения. И в основном люди думают о 3-м значении этого слова «общественное объединение или государственное учреждение». Наверное, это мнение осталось в нашем сознании еще с советских времен. При таком понимании словосочетание «организационная структура» означает «взаимное расположение частей какой-либо организации или учреждения». Исходя из этого большинство людей считают, что «организационная структура предприятия» – это схема, отображающая расположение и взаимосвязь различных частей организации. К сожалению, такая схема мало чем может помочь в управлении организацией. Единственное, чем она помогает, так это тем, что дает наглядное представление, из чего состоит организация и кто кому подчиняется.
Я как консультант по управлению занимаюсь организационным консалтингом много лет, а до этого работал руководителем нескольких организаций, и мне приходилось организовывать работу, поэтому я подходил к слову «организационная» с практической стороны. То есть всегда считал, что «организация» – это не только существительное, но и глагол, отражающий реальные действия по упорядочиванию какой-либо деятельности.
