Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления
Элемент D7
Работа с данными
Если судить по той информации, которой я делился с вами до сих пор, легко решить, что стоит вам набраться смелости и выйти за рамки клипа-арта и маркированных списков – и создание визуальных материалов для презентации не вызовет никаких затруднений. Неискушенный читатель может прийти к ошибочному заключению, что один лишь отказ от клише вкупе с некоторыми раздумьями над использованием визуального ряда позволит в существенной степени справиться с задачей создания таких визуальных элементов, которые будут вдохновлять и увлекать аудиторию, при этом четко сообщая ей необходимую информацию.
Но реальность в случае многих презентаций выглядит немного иначе.
Любую презентацию (как подготовленную для использования внутри компании, так и рассчитанную на внешний мир) можно легко затопить потоком данных и засыпать горами статистики. На практике это обычно проявляется в чрезмерно подробном контенте и сложных, перегруженных слайдах. Характерным признаком презентаций такого рода становится тот момент, когда докладчик произносит бессмертные слова: «С заднего ряда этого не видно, так что я скажу словами». Мало что так легко убивает всякую заинтересованность аудитории, как этот десяток слов.
Но такой исход дела вовсе не предопределен. Процесс подготовки контента с большим количеством данных и сопутствующих визуальных элементов подчиняется тем же правилам оптимизации презентаций, что и прочие форматы:
1. Необходимо мощное сообщение, вокруг которого будет строиться повествование.
2. Это сообщение необходимо подкрепить релевантным контентом.
3. Этот контент должен быть визуально представлен так, чтобы вызвать интерес аудитории.
Данные как история
Не важно, через какое количество данных вам пришлось пробраться на этапе подготовки, – ваша презентация по-прежнему должна преподносить публике структурированную историю. И эта история должна подтолкнуть вашу аудиторию сделать что-то с той информацией, которую она получает: принять решение, изменить точку зрения, рассмотреть альтернативные варианты. Если вы просто швыряете аудитории неструктурированные данные, это вредит и вам, и вашему сообщению.
Ваша самая важная задача в роли докладчика – провести слушателей сквозь всю историю, указывая им то направление, которое поможет понять ваше сообщение, а в идеале – принять его и начать действовать в соответствии с ним.
Мастера презентаций знают, как встраивать в свое сообщение данные. Они не дают им стать препятствием, которое придется преодолевать, или «самой скучной частью» презентации – вместо этого они делают из данных основу истории.
Взгляните на эти сведения:
Валовой внутренний продукт (ВВП) стран Африки растет небывалыми темпами. По данным Всемирного банка, в 2012 году странами с самыми высокими показателями роста стали следующие:
Хоть эти цифры впечатляют, обывателю будет не очень просто их понять. Если представить эти данные на конференции, на внутреннем стратегическом совещании или школьном образовательном мероприятии, это вызовет лишь несколько кивков и задумчивое поглаживание подбородков – и не более того.
Но будучи помещенными в один контекст с системой ориентиров вашей аудитории, эти данные внезапно обретают совершенно новое звучание.
В таком виде информация по-прежнему опирается на факты и может выдержать критику, однако теперь ее можно использовать так, чтобы найти отклик в мыслях и сердцах слушателей. У вас есть основа истории, которая подкрепляет сообщение презентации. Что означает эта информация для слушателя, его деятельности и его семьи? Какие открываются возможности? Какие существуют риски?
Все эти вопросы (и ответы на них) теперь можно превращать в основу вашей презентации – историю. Они помогут вам донести сообщение, которое останется в памяти аудитории.
Поддержка контента с данными
То, что у вас есть данные, еще не значит, что вы должны сообщать их аудитории полностью. Как я уже неоднократно говорил, «просто» не значит «глупо». Уберите шум – и аудитория сможет отчетливее услышать ваше сообщение.
Графикам в особой мере присуще обескураживающее свойство собирать в себе мусор – лишние линии, отвлекающий фон, перекрывающиеся элементы, избыток информации и т. д. Позвольте своему графику «дышать», а аудитории – осмыслить ту информацию, которая имеет важное значение для истории.
Тем не менее в сражении за простоту и ясность нельзя жертвовать честностью и прозрачностью. Вам нужно будет уверенно владеть информацией, чтобы защитить ее в том случае, если кто-то поставит ее под сомнение. Кроме того, вы наверняка захотите спокойно спать по ночам, так что визуальное манипулирование данными – не та игра, в которую вам следует ввязываться.
Придерживайтесь фактовПриведу прекрасный пример того, как можно визуально упрощать данные и одновременно пускать пыль в глаза аудитории.
Сторонник чистоты графиков Джон Мун постоянно выискивает подозрительные (и часто забавные) графические представления данных. Возьмем, например, шотландскую футбольную команду Glasgow Rangers, переживающую в последнее время затяжную полосу неудач. Ниже воспроизведен реальный график продажи абонементов на их матчи, который призван показать новые высоты, достигнутые вопреки всем трудностям. Однако присмотритесь к числам – и вы легко заметите несколько серьезных ошибок.
Во-первых, отсутствие вертикальной оси позволило авторам графика несколько завысить реальный рост продаж. (Вы видите из этого графика, что объем продаж абонементов между сезонами 2011/12 и 2012/13 вырос всего на 0,2 %? Нет? И я не вижу.) Кроме того, график просто ошибочен. Спад продаж между сезоном 2010/11 и сезоном 2011/12 непропорционально мал по сравнению с приростом между сезонами 2011/12 и 2012/13.
Игры с представлением данных не только вводят в заблуждение аудиторию – они могут поставить в ужасное положение вас самих. Так что будьте осторожны.
Игры с представлением данных не только вводят в заблуждение аудиторию, но могут поставить в ужасное положение вас самих. Будьте осторожны.
Как сделать так, чтобы ваши данные заметили
В отношении представленных вами данных аудитория заслуживает той же ясности, что и в отношении всего остального контента презентации. Даже тщательно подготовленная презентация, включающая в себя все элементы в соответствии с процессом оптимизации, окажется под угрозой срыва (а возможно, и потерпит крах), если вы представите основные данные и факты беспорядочно и неубедительно.
