Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Если вам не хватило воздуха, значит, предложение слишком длинное. Его следует разбить на несколько частей – поставить точку там, где стоит пробел или запятая. Такой нехитрый, но очень полезный прием использует редактор этой книги – Василий Подобед.
Предложения оптимальной длины
Высокая текучесть клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Проблема требует незамедлительного решения. Такой вывод сделан на основе анализа клиентской базы за 2010–2012 гг. Ежеквартальные отчеты отдела продаж подтверждают его.
Короткие предложения воспринимаются легче, чем длинные. Читателю не приходится перенапрягать внимание в поисках главной мысли автора.
В одном коротком предложении должна содержаться одна мысль. Абзацы должны объединять мысли на одну тему.
Абзац, содержащий излишнее тематическое разнообразие
Проблема высокой текучести клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Потери производства за тот же период составляют $36 млн. Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Для того чтобы уменьшить текучесть клиентской базы, необходимо ввести накопительные скидки. Дополнительно следует проводить ежегодные опросы удовлетворенности клиентов. Чтобы устранить производственные потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг. А чтобы добиться легального сокращения налогов, следует нанять финансовых консультантов.
Автор этого текста использует сравнительно короткие предложения. В каждом предложении содержится всего одна мысль. Однако информация все равно воспринимается тяжело, поскольку в одном большом абзаце соединены мысли на три различные темы: текучесть клиентов, потери производства и налоговая нагрузка. Их лучше разделить.
Абзацы, группирующие предложения на одинаковую тему
Проблема высокой текучести клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Для того чтобы уменьшить эту текучесть, необходимо ввести накопительные скидки. Дополнительно следует проводить ежегодные опросы удовлетворенности клиентов.
Ежегодные потери производства составляют $36 млн. Чтобы сократить эти потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг.
Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Чтобы реализовать эту возможность, следует нанять финансовых консультантов.
Еще одна распространенная причина неясности заключается в том, как построены предложения.
Предложения, которым недостает прямоты
• Производится написание и корректировка отчета автором.
• Написание и корректировка отчета осуществляется автором.
• Отчет пишется и корректируется посредством усилий автора.
• Автором осуществляется написание отчета с последующей его корректировкой.
В чем проблема этих предложений? Почему они получились такими сложными, неудобоваримыми?
Прямое предложение
• Автор пишет и корректирует отчет.
В этом варианте используется наиболее прямой способ связи членов предложения:
субъект (автор) – действие (пишет и корректирует) – объект (отчет).Помните первый класс школы? «Мама – мыла – раму», а не «Рама – мылась – при – помощи – мамы».
В отчетах и предложениях первым лицам встречаются фразы и похуже:
Наблюдается постоянный дефицит товара на складе, приводящий к многочисленным задержкам в поставках клиентам, который является следствием принятого решения об изменении порядка оплаты заказов.
Распутаем логику и восстановим последовательность событий. Текущий порядок:
1. Событие: постоянный дефицит товара на складе.
2. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.
3. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.
Меняем его на:
1. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.
2. Событие: постоянный дефицит товара на складе.
3. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.
Заменяем сложные связи внутри предложения на прямые:
Ищем субъект в первом предложении. Допустим, в данном случае решение об изменении порядка оплаты приняло правление компании.
Чтобы «распрямить» столь запутанную фразу, пришлось сделать не одну, а целых четыре операции:
1) восстановить последовательность «причина – событие – следствие»;
2) заменить сложные связи в предложении простыми;
3) найти субъект;
4) разделить одно предложение на три части согласно правилу «одно предложение – одна мысль»:
Правление компании приняло решение об изменении порядка оплаты заказов. Это решение привело к постоянному дефициту товара на складе. Дефицит товара влечет за собой многочисленные задержки в поставках клиентам.
Предложения короткие и содержат одну мысль. Абзацы объединяют в себе мысли на одну тему. Используется прямой язык. Достаточно ли этого для ясности? Да, достаточно – если, конечно, автор не злоупотребляет специальной терминологией, жаргоном и размытыми понятиями, о смысле которых могут долго спорить даже признанные эксперты.
Для разнообразия рассмотрим не отчет или предложение, а общение в ходе встречи, свидетелем которого я стал. Вот несколько запомнившихся мне отрывков.
Злоупотребление терминами и размытыми понятиями
Руководитель кадровой службы представляет генеральному директору идеи по внедрению современных методов работы с персоналом. Цель автора – получить согласие с выводами о текущей ситуации.
<…>
Качество человеческого капитала – один из главных факторов успеха нашего бизнеса. Однако мы до сих пор используем архаичные, устаревшие практики talent management.
У нас не выстроена система succession planning. Для выявления талантов не применяется компетентностный подход.
<…>
Мы недостаточно используем возможности автоматизации. У нас стоит устаревшее on-premise решение. Мы могли бы существенно выиграть в стоимости железа, внедрив более современную облачную систему.
<…>
Первые лица имеют различный опыт. Среди них есть те, кому не нужно объяснять значение терминов, использованных в этом отрывке. Возможно, для таких руководителей жонглирование терминологией даже будет некоторым признаком компетентности руководителя кадровой службы. Но для большинства первых лиц весь этот «птичий щебет» нуждается в переводе на понятный бизнес-язык:
