Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Рассмотрим на практическом примере применение принципа «Включите в документ лишь ту информацию, которая помогает донести главные мысли и достичь цели. Безжалостно сокращайте все остальное».
Директор по персоналу пишет отчет по итогам проведения интервью с кандидатами на должность руководителя производственного департамента. Адресат отчета – генеральный директор компании. Цель отчета – получить решение о выборе одного из двух кандидатов-финалистов.
Рекомендации, содержащие много воды
<…>
Первый кандидат – Дмитрий Васильев.
Дмитрий имеет значительный опыт управления производством (12 лет). В течение 4 лет он был начальником цеха, затем на протяжении 6 лет занимал должность директора по производству завода пластмассовых изделий в г. Ишим. Последние 2 года он возглавлял производственный департамент компании «Ишимский пластик».
Дмитрий склонен к анализу и планированию в ущерб действиям. В ходе интервью он приводил примеры реорганизации, которой ему пришлось руководить. Процесс оптимизации, за который он отвечал, прошел с существенной задержкой. Причиной задержки послужило то, что Дмитрий сам анализировал все личные дела сотрудников и данные об их производительности труда за 2–3 последних года, хотя вполне мог бы задать критерии и поручить сбор и обработку информации ОТиЗу (отделу труда и заработной платы).
Дмитрий склонен выстраивать системы, правила. Хорошо умеет работать в структурированной среде, не любит неопределенности. Он с увлечением рассказывал о том, как создавал детальное описание производственного процесса и матрицы распределения ответственности. Затем на основе этого описания он разрабатывал пошаговые регламенты и отслеживал их соблюдение. Он сетовал на то, что компания в целом управлялась в «пожарном» режиме и его регламенты часто нарушались. Он винит в этом высшее руководство с его «постоянным пересмотром планов и приоритетов».
Дмитрий инвестировал много времени в обучение и развитие людей. Он подробно рассказал о том, как создавал производственный учебный центр, внедрял обучение на тренажерах, курировал создание электронных курсов.
К сожалению, мне не удалось получить рекомендации с прошлого места работы Дмитрия. Мне отказали без объяснения причин. Учитывая негативные высказывания Дмитрия о бывшем работодателе, я предполагаю возможность конфликта. Скорее всего, конфликт был обусловлен его противостоянием с департаментом технической политики, руководитель которого, по словам Дмитрия, «был недалеким», «ничего не понимал в производстве», «только и умел, что ходить к генеральному директору и продвигать дурацкие идеи». Однако сам Дмитрий в ходе интервью отверг предположение о том, что он ушел из-за конфликта. Он говорил, что давно искал новое, более интересное место.
В свободное время Дмитрий много читает, в основном художественную литературу. Предпочитает классиков – любит Достоевского и Чехова. Занимается охотой и рыбалкой.
<…>
Второй кандидат – Андрей Петров.
<…>
В оригинале этот документ занимал 4 страницы. Как сократить его, используя вышеупомянутый принцип? Какая информация отражает главные мысли, а где «все остальное» – лишнее?
Чтобы ответить на эти вопросы, нужно выстроить пирамиду – отделить пункты верхнего уровня от подпунктов (подробностей):
1. Опыт управления производством (12 лет).
1.1. 4 года – начальник цеха.
1.2. 6 лет – директор по производству завода.
1.3. 2 года – начальник производственного департамента.
2. Склонность к анализу и планированию в ущерб действиям.
2.1. Пример с оптимизацией – сам анализировал все личные дела, затянул сроки.
3. Создает системы, правила. Хорошо умеет работать лишь в структурированной среде. Не любит неопределенности.
3.1. Пример с описанием производственного процесса и распределением ответственности.
3.2. Пример с критикой руководства бывшего работодателя – «управление в пожарном режиме».
4. Много внимания уделяет развитию людей.
4.1. Пример с производственным учебным центром.
5. Рекомендации.
5.1. Отказ в рекомендациях с предыдущей работы без объяснения причин.
5.2. Предположительно ушел из-за конфликта (хотя на интервью отрицает это).
6. Хобби.
6.1 Чтение классической литературы.
6.2. Охота и рыбалка.
Очевидно, пункт 6 можно целиком исключить из отчета. Наличие того или иного хобби любопытно, но не является критерием для оценки соответствия должности. Все остальные пункты верхнего уровня, имеющие отношение к цели письма, можно сгруппировать более компактно:
1. Опыт управления производством.
1.1. 12 лет.
2. Управленческие навыки.
2.1. Склонность к анализу и планированию в ущерб действиям.
2.2. Создает системы, правила. Хорошо умеет работать лишь в структурированной среде. Не любит неопределенности.
2.3. Много внимания уделяет развитию людей.
3. Рекомендации.
3.1. Отказ в рекомендациях с предыдущей работы без объяснения причин.
3.2. Предположительно ушел из-за конфликта (хотя на интервью отрицает это).
Обратите внимание на то, что раздел «рекомендации» приведен полностью. Сохранены все подпункты, поскольку эти подробности относятся к важным, существенным для оценки кандидата.
Поскольку в этом примере речь идет о выборе, в начале письма следует отразить самую главную мысль – ответ на вопрос, кого из кандидатов рекомендует автор отчета. Всю содержательную информацию полезно представить в виде сравнительной таблицы. Помимо этого, стоит добавить в отчет измеримости – например, ввести простейшую систему оценок: +, +/—, —.
Рекомендации без воды
<…>
Рекомендую сделать предложение о работе Андрею Петрову. Второй кандидат, Дмитрий Васильев, меньше подходит на должность руководителя производственного департамента.
Резюме с подробным описанием опыта обоих кандидатов у Вас в почте.
Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или в графической форме – при помощи схемы или диаграммы. Что предпочесть? Общий принцип таков: выбирайте ту форму, которая наиболее прямо и быстро доносит вашу мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.
Рассмотрим еще один пример сокращения лишнего.
Руководитель строительного проекта хочет получить согласие генерального директора с выбором материалов для нового здания завода.
Есть семь возможных вариантов:
1. Металлический каркас с алюминиевыми утепленными панелями.
2. Металлический каркас с пластиковыми утепленными панелями.
3. Металлический каркас со стеклянными вакуумными панелями.
