Кира Иванова - Копирайтинг: секреты составления рекламных и PR-текстов
Прошу Вас принять участие в благотворительной деятельности РОБД «Большая Медведица» и рассмотреть вопрос о выделении 2000–4000 рублей для проведения данных мероприятий.
Акт об использовании целевых средств представляется в течение месяца.
Надеемся на сотрудничество.
С уважением,
Генеральный директор РОБД «Большая Медведица»
Зимин А. В.
Наши реквизиты……………
Контактные телефоны………
Вниманию бухгалтеров! Назначение платежа следует излагать так: «Благотворительный взнос по письму №……..НДС не облагается».
_______________________________________________________________
Следует обратить внимание на то, как точно и скрупулезно в деталях составлено письмо-просьба № 2. Описаны все мероприятия, на которые испрашивается финансовая помощь, указаны сроки и место их проведения, а также получатели (лица, для которых проводятся перечисленные в письме мероприятия). В письме указывается срок, в течение которого «Большая Медведица» вышлет акт об использовании целевых средств, а также объем очень небольшой запрашиваемой суммы. Видимо, политика этой благотворительной организации заключается не в том, чтобы работать с одним крупным спонсором, а иметь в своей спонсорской базе данных актив, превышающий сотни, а может быть, и тысячи коммерческих и государственных организаций. Последние две строки письма подчеркивают благотворительный характер финансирования и помогают бухгалтерам организаций правильно оформлять документы.
Как отвечать на письма, полученные вашей организацией
Отвечать на полученные деловые письма можно как в устной форме (по телефону), так и в письменной; выбор часто зависит от необходимости выразить согласие или несогласие и дать ответ как можно скорее, и тогда предпочтительнее ответить по телефону. Если требуется развернутый ответ с изложением каких-то фактов или статистических данных, письмо будет более уместным. Очевидно, что в настоящее время обмен письменными сообщениями между организациями происходит в основном по каналам электронной связи.
Для поддержания корреспонденции с адресатами на регулярном и уважительном уровне рекомендуется не забывать поблагодарить их за быстрый ответ, за желание сотрудничать и многое другое в зависимости от того, что содержится в переписке двух организаций. Соблюдение норм вежливости и благожелательности часто помогает в очень трудных ситуациях, однако вовсе не означает, что ради этого можно поступиться принципами и интересами своей организации.
Информационный релиз
Информационный релиз отличается от рассмотренных выше информирующего и информационного письм прежде всего тем, что он не носит личностного характера, не имеет адресного обращения и может быть направлен не только в разного рода организации, но и в средства массовой информации в том числе. Выделение информационного релиза в отдельную группу письменных материалов важно еще и потому, что в литературе по PR выделено несколько типов релизов, которые составляются в организациях службой по связям с общественностью. Именно информационные релизы, хотя напрямую и не предназначенные для средств массовой информации, чаще всего обеспечивают начало контактов организации с журналистами. СМИ – как подлинно массовые, так и специальные и профессиональные издания – могут заинтересоваться и опубликовать ваше сообщение в любых удобных для них форме и объеме (в таком случае ваш материал принимает форму неконтролируемого вами послания), могут прислать репортера для проведения интервью, могут запросить дополнительные материалы, если в сообщении, по их мнению, содержится важная для широких слоев общества или специалистов новость.
Среди различных типов релизов следует, конечно, выделить пресс-или ньюс-релизы, но о них подробно речь пойдет в разделе о материалах, специально предназначенных для средств массовой информации. Здесь же следует остановиться на других видах релизов, также регулярно подготавливаемых и рассылаемых организацией.
Бизнес-релиз составляется для партнеров или специалистов одного с данной фирмой профиля, которые могут заинтересоваться содержащимся в релизе информационным материалом. В средства массовой информации такой релиз обычно не направляется.
Специальный релиз составляется для потребителей, содержит информацию о товаре или услуге; распространяется либо прямой рассылкой по почте, либо размещается в местах продаж или оказания услуг.
Финансовый релиз содержит информацию о финансовом положении фирмы и предназначен прежде всего для держателей акций данной фирмы. Но он также может представлять значительный интерес для партнеров и конкурентов, а иногда даже и для более широких финансовых или деловых кругов, и тогда им могут заинтересоваться и средства массовой информации, имеющие разделы, посвященные финансам.
Образец информационного релиза
СТОКГОЛЬМСКАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ
Stockholm School of Economics in Saint-Petersburg
Основной миссией Исследовательского центра Стокгольмской школы экономики в Санкт-Петербурге является научная поддержка бизнеса и развитие активного сообщества исследователей бизнеса на Северо-Западе России.
Основные направления деятельности:
…………………
…………………
Текущие научно-исследовательские проекты:
…………………
…………………
С серией Working paper Вы можете подробно ознакомиться на сайте Школы!
Мы приглашаем Вас к сотрудничеству!
Директор Исследовательского центра Dr. Carl F. Fey
Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, Шведский пер., 2,
Санкт-Петербург, Россия
www.sseru.org
Тел./факс: +7(812) 320-48-06
_______________________________________________________________
Приглашение
Приглашения на участие в каком-либо мероприятии (выставка, презентация, пресс-конференция) печатаются на одной стороне листа плотной бумаги или полукартоне, в сложенном виде легко помещающегося в почтовый конверт (рис. 1). Доставляются приглашения адресатам либо почтой, либо курьером.
Образец приглашения на юбилей
Уважаемая Людмила Всеволодовна!
Приглашаем Вас 4 декабря 2009 г. в Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича на празднование 20-й годовщины кафедры социально-политических наук гуманитарного факультета.
В рамках этого события и XI Международной студенческой научно-практической конференции «Глобальные и региональные коммуникации: настоящее и будущее» планируются заседания двух круглых столов.
