Кира Иванова - Копирайтинг: секреты составления рекламных и PR-текстов
2. Должность.
3. Название компании.
4. Адрес эл. почты.
5. Факс.
6. Тел.
Количество мест ограничено. Извините за позднее информирование.
С уважением,
Наталия Кудрявцева
Исполнительный директор СПИБА
Письмо-заявление
Письмо-заявление может быть адресовано как в средства массовой информации, так и заинтересованным целевым аудиториям. Как правило, этот документ в сжатой форме объясняет позицию организации по отношению к какому-либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма – недвусмысленно заявить о своем отношении к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широкую общественность, либо лишь часть ее в узкопрофессиональном плане, и при этом существует вероятность, что данные явление или ситуация напрямую связаны с деятельностью самой организации.
Письмо-просьба
Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любой организации, в том числе и в органах власти, если, например, им потребуется экспертное мнение специалиста или крупного ученого по тому или иному вопросу. К примеру, коммерческие фирмы могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; к такого же рода письмам с просьбами о поддержке их мероприятий прибегают политические партии и отдельные политики во время предвыборных кампаний.
Но с регулярной необходимостью составления подобных писем-просьб сталкиваются специалисты по связям с общественностью в некоммерческих организациях. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в материальной поддержке со стороны крупного бизнеса, и на примере России мы можем видеть, как подобная поддержка оказывается посредством благотворительных акций, создания специальных фондов, присуждения стипендий и грантов.
В таких письмах необходимо очень продуманно объяснить, почему это послание адресовано данному лицу или конкретной организации, указав, например: «Мы – жители одного города, и это наши общие заботы», или более конкретно: «Ведь вы выпускник нашего вуза», или: «Ваши научные работы связаны с решением проблемы, которой мы занимаемся». Обязательно следует отметить преимущества, на которые адресат может рассчитывать в случае его положительного отношения к просьбе, но это нужно делать очень тонко и деликатно, чтобы подобными намеками не оскорбить вашего адресата. Иногда имеет смысл включить имена известных и уважаемых людей, уже выразивших желание сотрудничать с вашей организацией по данному проекту. Кстати, следует также помнить, что просьба о поддержке всегда должна быть конкретной: нужна помощь для такого-то проекта или для того, чтобы оказать экстренную помощь больным детям в такой-то местности и т. д.
При составлении письма-просьбы можно учитывать следующую рекомендуемую структуру: привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, включив некоторые детали и описав историю вопроса, разбудить желание принять участие и, наконец, убедить и заставить действовать. Такие письма обычно подписывает первое лицо организации.
Ответы на подобные письма высылаются либо с выражением согласия или отказа, либо с запросом о дополнительных деталях.
Образец письма-просьбы № 1
Уважаемый Анатолий Петрович!
Координационный совет благотворительной организации «Марина» обращается к Вам с просьбой о возможности оказания спонсорской поддержки в виде оплаты расходов по подключению нашей организации к сети Интернет и пользованию электронной почтой. Такое соглашение желательно было бы заключить на долговременной основе.
Наркомания – проблема номер один в современном мире, никто не должен оставаться в стороне от ее решения. Благотворительная организация «Марина», созданная в 1994 г., частично взяла на себя решение проблем наркозависящих и ВИЧ-инфицированных групп населения, а также их семей.
На бесплатной основе «Марина» проводит тренинги и семинары для наркозависящих и ВИЧ-инфицированных людей с привлечением специалистов наркологов, психотерапевтов, социологов и юристов.
Наша организация регулярно сотрудничает с американским Гагаринским фондом и финской организацией IRTIHUUMEISTA, работающими в этом же направлении.
В связи с растущими международными связями и в целях объединения усилий по борьбе с наркоманией мы испытываем растущую потребность в регулярной работе с сайтами родственных организаций и открытии новых e-mail адресов для большей специализации.
В случае Вашего общего положительного отношения к вопросу о сотрудничестве с нашей организацией по борьбе с наркоманией все необходимые расчеты и документы будут Вам представлены по первому требованию.
Заранее благодарим Вас от имени членов Координационного совета и не сомневаемся, что Ваше участие в решении проблемы борьбы с наркоманией принесет свои плоды.
Председатель Координационного совета
П. И. Спиридонова
Исполнительный директор
С. М. Лихачева
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Образец письма-просьбы № 2
БОЛЬШАЯ МЕДВЕДИЦА
Центр поддержки ветеранов силовых структур и семей сотрудников, погибших при исполнении служебного долга
№…..от……
Генеральному директору
ООО «Букет»
Зайцевой М. Л.
Уважаемая Марина Леонидовна!
Организационный комитет РОБД «Большая Медведица» совместно с ГУВД Санкт-Петербурга и Ленинградской области, ЛенВО, ЛенВМБ и СЗРЦ МЧС России проводит серию мероприятий для ветеранов силовых структур и детей сотрудников, погибших при исполнении воинского и служебного долга.
Планируются следующие мероприятия:
1. Неделя милосердия, посвященная Международному дню инвалидов. Посещение инвалидов и раненых военнослужащих, находящихся на излечении в отделениях Военно-медицинской академии 442-го окружного клинического военного госпиталя. Вручение подарков 1-10 декабря 2003 г.
2. Организация новогоднего праздника в Гигант-холле для детей сотрудников силовых структур, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Концерт, конкурсы, эстафеты, призы, подарки от Деда Мороза (16 декабря 2003 г.).
3. Участие в проведении мероприятий, посвященных 13-й годовщине образования чрезвычайной службы спасения «День спасателя», проводимых в гарнизонном клубе УГПС. Торжественное собрание, поздравление ветеранов, вечер отдыха, фуршет, подарки (27 декабря 2003 г.).
4. Проведение лыжного праздника на спортбазе пос. Токсово для семей сотрудников силовых структур, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Конкурсы, эстафеты, вручение призов, чаепитие (5 января 2004 г.).
