Филипп Семёнычев - Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса
Наиболее эффективные решения в области стандартизации сконцентрированы на основном, создающем ценность, процессе. То есть основное внимание концентрируется на стандартах выполнения основных производственных операций, ошибка в которых может негативно сказаться на всей организации. Эти стандарты детально прорабатываются и тщательно контролируются. Остальные стандарты, такие как технологический процесс, тоже, безусловно, важны, но они не требуют детального описания.
Вся информация, изложенная в стандарте, должна быть детализирована и чётко прописана. Другими словами, необходимо исключить возможность искажения информации или её неправильной трактовки. Стандарт должен содержать минимальный объём информации, но достаточный для понимания его сути.
Вы можете проверить, отвечают ли стандарты вашей организации следующим критериям:
– стандарт визуализирован и контролируется;
– стандарт своевременно актуализируется;
– стандарт содержит минимальное количество информации;
– стандарт детализирован, однозначен и понятен.
Стандартизируй, да не выстандартизируйПосле прочитанного складывается впечатление, что стандарт – незаменимая вещь, значительно упрощающая жизнь организации, и применять стандарты можно практически где угодно. Это так, только здесь имеется множество «но», которые стоит учесть. Данный подраздел посвящён любителям всеобщей стандартизации, старающимся стандартизировать всё, что только можно. Не торопитесь!
Прежде, чем стандартизировать что-либо, определите цель и то, что вы хотите получить в конечном результате. Как этот стандарт будет работать? Lean фокусирует внимание на основном процессе, избавляясь от проблем и потерь в первую очередь в нём, иногда полностью, а иногда вытесняя их в соседние вспомогательные процессы. Только после закрепления результатов в основном процессе фокус смещается на вспомогательные процессы. Например, перенос метода стандартизованной работы на вспомогательные и офисные процессы является принципиально неправильным, так как нарушаются базовые условия применения метода, о чём подробней рассказано в разделе 6. С другой стороны, на практике часто встречаются абсолютно абсурдные ситуации, когда стандартизируется расположение канцелярских принадлежностей в каждом ящике или фиксируется расположение стульев в кабинете. Цель такой детальной стандартизации непонятна ни мне, ни тем, кто её реализует. К тому же, чтобы стандарт нормально функционировал, необходимо его своевременное обновление и постоянный контроль его соблюдения. Вряд ли кто-то периодически контролировал расположение канцелярских принадлежностей в ящиках. Другая сторона данной ошибки – стандартизация творческих работ, которая ограничивает манёвр исполнителя. Неужели нужно стандартизировать работу художника, дизайнера, писателя и т. д.? Разумеется, некоторые требования должны быть и должны выполняться, но здесь всё-таки стоит остановиться и обдумать всё ещё раз.
Поэтому, прежде чем «сломя голову» бросаться стандартизировать всё, что попадётся на глаза, необходимо ответить на следующие вопросы:
– Какова цель появления данного стандарта?
– Кто будет пользоваться данным стандартом?
– Кто является Заказчиком работ, изложенных в стандарте?
– Какие проблемы помогает решить этот стандарт (каких ошибок избежать, т. е. какова его практическая польза)?
– Как и в чём измеряется данный стандарт?
– Какие ограничения накладывает данный стандарт на исполнителя?
– Как мы можем быть уверены, что требования стандарта будут безукоризненно выполняться?
– Как будет поддерживаться работа стандарта?
– Кто будет периодически актуализировать стандарт?
– Кто, как и с какой периодичностью будет контролировать исполнение стандарта?
Данный перечень вопросов можно продолжать, но цель в другом – направить ход мыслей руководителя, решившего что-либо стандартизировать, в нужном направлении.
Поясним лишь второй и третий вопросы, так как они отличаются в формулировках, но сходны по своему смыслу. Под Заказчиком работ, изложенных в стандарте, понимается заинтересованное лицо (следующая операция, непосредственный руководитель, работник смежной службы и т. д.).
Например, стандартизация расположения тар, стеллажей и прочих мест размещения комплектующих изделий на производственном участке может иметь Заказчика в лице работника службы логистики, осуществляющего подвоз комплектующих на конкретный участок. Ему нужна эта информация, чтобы правильно их расставить, таким образом, логист является Заказчиком данного стандарта. Пользоваться же им будет не только логист, но весь работающий на участке производственный персонал.
Необходимо запомнить подтверждённое опытом правило: отсутствие стандарта всегда лучше, чем наличие неработающего (неактуального, игнорируемого и т. п.) стандарта.
Какие взаимосвязи между стандартами должны существовать?То, что взаимосвязь между различными стандартами должна существовать, не вызывает сомнения. Так как именно такая взаимосвязь связывает отдельно совершаемые работы в систему (системную работу)? Один стандарт поддерживает другой, который, в свою очередь, контролирует третий и т. д. Это и есть система, к которой необходимо стремиться. Выше уже упоминалось о необходимости поддержки, наблюдения и контроля над исполнением стандарта. Таким образом, стандарт проведения контроля поддерживает работоспособность операционных стандартов (или любых, которые он контролирует). Стандарты выполнения операций, в свою очередь, опираются на общие технологические стандарты, которые опираются на ТУ (технические условия), ОСТы (отраслевые стандарты) и ГОСТы. Таким же образом могут быть связаны стандарты загрузки и расстановки персонала и стандарты выполнения операций.
Внедряя любые улучшения и, соответственно, стандартизируя их, необходимо обязательно продумать, как сделать реализованное улучшение системным, т. е. как оно будет контролироваться и поддерживаться. Визуализация помогает выстроить такую систему, позволяя каждому контролировать выполнение стандарта. Визуализировать можно как сам стандарт, так и периодичность проведения аудита (контроля, проверки на соответствие и т. п.), например, в виде чек-листов, где отображаются необходимые параметры проверки.
Другой вид взаимосвязи в стандартах – это перекрёстные ссылки. Так как в стандарте отображается только нужная в конкретной ситуации информация, оставшуюся часть, которая относится к конкретному стандарту, можно отобразить в виде ссылки на какой-либо документ, где она изложена. Например, стандарт выполнения конкретной операции опирается на технологию (технологический процесс), но в нём содержатся только те ключевые указания, которые требуются для лучшего (быстрого, экономичного, безопасного) способа выполнения этой операции. В нём могут находиться ссылки на иные нормативные документы (стандарты), начиная с технологического процесса и заканчивая стандартами ОТ и ТБ (охраны труда и техники безопасности). Также и чек-лист проверки стандартов выполнения операций на определённом участке содержит ссылки на стандарты, подлежащие проверке в конкретном случае. Пункты, заложенные в чек-листе, могут быть направлены на проверку как самого содержания стандарта выполнения операции, так и на проверку соблюдения требований, указанных в ссылках, например, требований ОТ и ТБ.
Прочность взаимосвязей между различными стандартами характеризует работоспособность системы в целом. Выстраивая работоспособную систему в своей организации, тщательно продумывайте ответы на следующие вопросы:
– Что произойдёт, если исключить этот стандарт?
– Какая существует взаимосвязь у данного стандарта с другими, уже имеющимися?
– Как визуализировать данный стандарт?
– Как контролируется работа стандарта?
– Как визуализировать контроль соблюдения данного стандарта?
Разберёмся с понятиямиВ переводе с английского Standard – норма, образец. Так всё же, что такое стандарт с точки зрения lean? По определению, стандарт – то, как должно быть. Это может быть последовательность действий, значение показателя или технологического параметра, расположение оборудования или рабочих мест, размещение инструментов и многое другое. Вы можете, конечно, возразить и сказать, что раскиданные по вашей комнате носки – это то, как должно быть, но это не стандарт. И будете правы. Отличительная особенность стандарта от простой обыденной ситуации – это то, что стандарт – это документальное отражение наилучшей в настоящий момент времени ситуации. Во-первых, стандарт – это документ, т. е. изложенная на бумаге и заверенная подписями уполномоченных лиц ситуация, а во-вторых, это наилучшая в настоящий момент времени ситуация для вас. Например, если мы говорим о стандарте выполнения операции, то это наилучшая последовательность действий с применением наилучшего, имеющегося в вашем распоряжении, инструмента и т. д. Если вы можете сделать (произвести, расставить и т. п.) что-то лучше, чем написано в стандарте, следовательно, стандарт устарел и нуждается в обновлении. Вы должны оттолкнуться от него и провести улучшение, стандартизировав достигнутый результат. Иначе, выполняя работу между стандартным и наилучшим состоянием, вы не просто не сможете распознать проблему, но и будете постоянно получать нестабильные результаты.
