Патрик Ленсиони - Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса
Доска Уилла — недостающие элементы совещаний
Уилл на секунду задумался:
— Даже если вас в офисе присутствуют только трое из вас, им стоит встречаться здесь на пять минут. Во-первых, хотя бы трое человек будут в курсе всех ожидаемых и планируемых событий. Во-вторых, если возникнут вопросы у отсутствовавшего на пятиминутке сотрудника, любой из этих троих сможет дать ему исчерпывающий ответ. И поймите, речь идет именно о пяти минутах! Я не верю в то, что их нельзя найти в вашем рабочем графике.
Уилл ловил понимающие взгляды и понимал, что его старания не пропали даром. Лишь Мэтт упорно не желал соглашаться:
— Почему ты думаешь, что у нас каждый день есть что сказать друг другу?
Уилл ждал этого вопроса и был готов к ответу:
— Если у вас нечего сказать, пусть совещание продлится 15 секунд. Но я готов поспорить на семь долларов, которые лежат у меня в кармане, что вам будет что сказать друг другу и вам придется постараться, чтобы уложиться в пять минут. Кстати, тщательно следите за временем, чтобы пятиминутки не превращались в ежедневные полноценные совещания.
Теперь заинтересовался даже Тим:
— А что дальше? Кажется, комедийные сериалы и документальные хроники?
Уилл перевел дыхание: "С одним видом совещаний разобрались, осталось три".
Еженедельная тактика— Давайте вспомним наши совещания. Поскольку мы проводим их раз в неделю, они соответствуют комедийным сериалам либо документальным хроникам.
Все внимательно слушали Уилла.
— В случае с комедийными сериалами вы знаете, как правило, чего от них ожидать, сколько они будут длиться, а также вы рассчитываете на развязку сюжета в пределах одной передачи. Возможно, они не такие уж захватывающие и вряд ли изменят вашу жизнь. Но зато они предсказуемы, и в целом их приятно смотреть.
— Я не понимаю, к чему ты ведешь, — признался Кейси. Он был решительно настроен основательно во всем разобраться.
Тогда Уилл решил говорить прямо, а не проводить аналогии, желая донести до присутствующих важную информацию, он не хотел рисковать.
— Значит так: на наших еженедельных совещаниях мы должны рассматривать исключительно тактические вопросы. Кроме того, нам следует научиться укладываться в один час времени, — он помолчал, прежде чем сказать самое главное. — И еще, никакой повестки дня.
— Что? — Коннор даже привстал со своего места. — Да с такими порядками совещания станут еще бесполезнее!
— Нет. Напротив, они значительно улучшатся. Я сейчас объясню, — Уилл перевел дух и продолжил. — Еженедельные тактические совещания должны начинаться с того, что каждый участник в течение одной минуты представляет свои рабочие планы на неделю, — Уилл написал на доске "Еженедельная тактика".
— Это похоже на разминку в телевизионных шоу, — заметил Кейси.
— Да, разминка, — улыбнулся Уилл. — Отличное сравнение. В нашем случае это просто просьба ко всем присутствующим на совещании рассказать о трех главных делах, запланированных на текущую неделю. И у каждого есть на это только одна минута.
— Всего лишь одна минута? — переспросил Мэтт.
Уилл хотел ответить сам, но тут он заметил, что Коннор, улыбаясь, поднял руку:
— Я хочу спросить тебя, Уилл, — он остановился на мгновение. — Как, черт побери, ты обо все этом догадался?
Внимание всех участников переместилось с совещаний на персону самого Уилла.
— Я тоже об этом хотела спросить, — добавила София, тепло улыбнувшись.
Уилл был пойман врасплох:
— Я не знаю.
Он надеялся, что они оставят этот вопрос.
— Ладно тебе. Нельзя создать такую теорию на ровном месте, да и объяснять ее непросто, — Коннор ждал ответа.
Уилл вздохнул:
— Я думаю, что определенную лепту внесла моя мама. Она долго была руководителем, и ей это удавалось, — он помолчал, подыскивая нужные слова. — И еще, меня всегда интересовали эти вопросы.
Все смотрели на Уилла, как на какую-то диковинку.
Драма Структура Ежедневные пятиминутки Ежедневно — новости (5 мин) Еженедельные тактические совещания Еженедельно — комедийный сериал/документальная хроника (1 час) … Художественный фильм (2 часа) … Сериалы (6 часов и дольше)
Доска Уилла — недостающие элементы совещаний
— Мэтт, вы спрашивали, будет ли достаточно одной минуты, — юноша отчаянно стремился отвлечь внимание от своей скромной персоны.
Мэтт кивнул:
— Да. За минуту мы даже не договоримся пообедать вместе.
— Хорошо, давайте испробуем мою теорию на практике, — Уилл оглядел комнату и остановился на Тиме. — Какие три дела запланированы у вас на эту неделю? — и Уилл засек время.
— Я не знаю, — растерялся Тим. — Ах, да! На четверг намечено совещание по бюджету. Нужно будет к нему подготовиться, — он помолчал. — Еще у меня назначены встречи с несколькими юридическими фирмами, мне нужно определить, сможем ли мы обращаться к ним вместо тех, к кому мы обращаемся сейчас, и сократить наши расходы. Что еще? — спросил он сам себя. — Да, еще я должен провести совещание по планированию наших новых зданий и сооружений. Предстоит выяснить, потребуется ли нам еще земля для застройки.
— С какими юридическими фирмами вы будете вести переговоры? — спросил Уилл.
— "Эверардо", "Дайбей и Галвец" в Кармеле, а еще "Керисон, Бинх и Шульц" из Сан-Хосе.
Уилл посмотрел на часы:
— Всего 37 секунд. Учтите, Тим говорил без подготовки. Более того, я даже задал дополнительный вопрос.
Судя по выражениям лиц своих слушателей Уилл понял, что победа была за ним.
— После того как все предоставят свои отчеты, — с воодушевлением продолжил юноша, — что в общей сложности займет семь минут, затем и только затем мы должны составить повестку дня. Потому что только тогда мы будем знать, что на самом деле происходит в нашей компании. Кейси, равно как и любому другому из вас, не имеет смысла гадать, чему следует посвятить очередное совещание до того, как он получит все данные.
Кейси скептично посмотрел на своего помощника:
— По-моему, ты кое-что упускаешь из виду, — заявил он. — Я думаю, что простого списка дел, предоставленного сотрудниками, недостаточно для составления повестки дня.
— А что еще необходимо? — с готовностью отозвался Уилл, которого, казалось, совсем не огорчило замечание начальника.
— Я думаю, какой-то отчет. Нужно знать, насколько мы приблизились к поставленным целям, прежде чем решить, что нам нужно обсудить на совещании. Немного статистики, чтобы просто получить общее представление.
— Да, это разумно, — кивнул головой Мэтт. — Но о какой статистике идет речь?
— Пока не знаю. Наверняка той, что касается наших доходов и расходов, — Кейси размышлял вслух. — Возможно, данные по разработке продукции. По нашему положению на рынке. Наверное, это все.
— Сколько времени потребуется, чтобы провести обзор этой статистики? — спросил Уилл.
— Десять минут, — ответил Кейси. — Может быть, даже пять.
— Я понял. Действительно, если мы будем составлять повестку дня без учета статистики, мы можем неправильно расставить акценты…
В разговор вмешалась Мишель:
— Я подумала, может быть нам еще что-то нужно принять к сведению? Например, кадровые изменения или эффективность рекламы?
— Не думаю, — покачал головой Кейси. — Избыток информации только помешает нам, — вдруг он улыбнулся. — Должно быть, с моей стороны просто нелепо говорить это, принимая во внимание наши теперешние совещания.
Уилл улыбнулся в ответ и поспешил продолжить обсуждение, для того чтобы остальные участники не потеряли главную нить.
— Вернемся к тактическим совещаниям. По истечении пятнадцати минут все участники будут знать о действиях друг друга и о том, насколько компания приблизилась к своим целям. И затем мы уже можем определить, о чем нам нужно поговорить сегодня.
— Каким образом? — спросила Мишель. Уилл пожал плечами:
— Я думаю, Кейси скажет: "Хорошо, теперь мы все знаем, что происходит в компании и как у нас идут дела. Что нам нужно обсудить сегодня для того, чтобы мы добились максимальных успехов на этой неделе?" Я думаю, что нужные вопросы сами всплывут за первые пятнадцать минут.
— Получается, что все должно строиться только на интуиции? — Тим никак не мог смириться с отменой повесток дня, которую предлагал Уилл.
