Елена Смирнова - Делопроизводство для секретаря
Любезность товарищей по службе выражается в том, что, назначив время кому-нибудь прийти, обещал что-нибудь сделать – сдержи слово. Это элементарные принципы служебного этикета обязательны для всех.
Глава 4. Взаимоотношения с руководителем
Зачастую секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Поэтому от того, как будут складываться отношения с руководителем, зависит многое: успех трудовой деятельности, психологический микроклимат, удовлетворение от работы и т. п.
Любые недоразумения и взаимные недовольства надо разрешать на ранней стадии, пока они не переросли в настоящую скрытую конфронтацию. На замечания руководителя не стоит реагировать слишком эмоционально, иначе деловые отношения рискуют перерасти в не лучшие межличностные.
Опытный знающий секретарь может со временем стать настоящим управляющим в офисе. Руководитель считает его своей правой рукой и доверяет ему решение многих, даже непростых вопросов, но, разумеется, оставаясь в курсе происходящего.
Важнейшая функция секретаря – упорядочивать напряженный рабочий день руководителя, корректировать его планы в зависимости от ситуации, составлять график мероприятий. В начале и конце рабочего дня желательно обсуждать с руководителем текущие проблемы и планы на следующий день, напоминать ему о делах, выполнение которых по какой-либо причине затягивается и находится под угрозой срыва.
Если секретарь проявляет инициативу и сумеет помочь руководителю в осуществлении его планов, то это одновременно услуга секретарю в его карьере.
В любой организации существует служебная информация, которая не подлежит разглашению. Конфиденциальная информация содержится и в документах, с которыми работает секретарь. В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие конфиденциальный характер. К конфиденциальным сведениям относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль предприятия и т. п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий:
1) определение сведений, составляющих конфиденциальность предприятия;
2) обеспечение порядка их защиты.
Сведения конфиденциального характера можно условно разделить на два крупных блока:
1) научно-техническая (технологическая) информация;
2) деловая информация.
Научно-техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства; новые технологии; программное обеспечение ПК.
Деловая информация включает:
1) сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредитыи т. п.);
2) сведения о размере прибыли, себестоимости производственной продукции и др.
3) планы развития предприятия;
4) планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, характер и объем торговых операций, уровень цен, наличие товаров);
5) планы рекламной деятельности;
6) списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, условиях действующих и заключаемых контрактах и др.
Состав и объем сведений, составляющих конфиденциальность предприятия, порядок защиты и доступа к этой информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Обеспечение защиты конфиденциальных сведений включает в себя:
1) установление правил отнесения информации к конфиденциальной;
2) разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;
3) ограничение доступа к носителям конфиденциальной информации;
4) ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность конфиденциальных документов;
5) использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации.
Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать обязательство о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.
По информированности секретарь большинства учреждений – второе лицо после руководителя, т. к. имеет доступ к самым различным источникам информации. Он может ее получать:
1) организуя различные совещания, приемы, переговоры;
2) принимая и обрабатывая корреспонденцию;
3) составляя и контролируя исполнение документов;
4) проводя телефонные переговоры;
5) принимая посетителей и т. д.
Секретарь, как и другие сотрудники фирмы, должен сознавать значимость конфиденциальной информации для успешной работы и процветания своего учреждения.
Для ограничения доступа к информации руководитель издает специальный приказ, о введении мер по охране конфиденциальных сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правила работы с документами, имеющими гриф «КТ» (коммерческая тайна). Сотрудники должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит учреждению и охраняется законодательно.
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы номеруются. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается ответственным лицом за сохранность документов с грифом «КТ».
Движение документов (выдача и возврат) с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «журнале учета выдачи документов с грифом „КТ“. Выданные для работы документы подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства учреждения отдельные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
При возврате документа секретарь сверяет его № по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе „Отметка о возврате“ свою подпись и дату возврата документа.
Документы с грифом „Конфиденциально“ запрещается выносить из офиса.
При передаче дел в архив на документы с грифом „КТ“ составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководителем предприятия, уничтожение документов с грифом „КТ“ происходит в присутствии комиссии.
Работа секретаря, прежде всего, связана с многочисленными контактами. Умение взаимодействовать с людьми различного социально-психологического уровня – важное качество профессионального секретаря.
Ученые-психологи считают, что конфликты неизбежны в любом производственном коллективе: в большой корпорации или в малом офисе. Поэтому управление конфликтом и достойный выход из него являются одним из важнейших элементов в работе секретаря. Несмотря на специфику и многообразие, конфликты имеют в целом общие стадии протекания. Лавриненко В.Н. выделяет 5 стадий протекания конфликта:[2]
1) потенциальное формирование противоречивых интересов, ценностей, норм;
2) переход потенциального конфликта в реальный или стадию осознания участниками конфликта своих верно или ложно понятых интересов;
3) конфликтные действия;
4) снятие или разрешение конфликта;
5) послеконфликтную ситуацию, которая может быть функциональной (конструктивной) и дисфункциональной (разрушающей).
Каждый конфликт имеет четко выраженную структуру. В любом конфликте присутствует объект конфликтной ситуации, связанный либо с организационными и технологическими трудностями, особенностями оплаты труда, либо со спецификой деловых и личных отношений конфликтующих сторон.
Следующий элемент конфликта – цели, субъективные мотивы его участников, обусловленные их взглядами и убеждениями, материальными и духовными интересами.
Конфликт предполагает наличие оппонентов, конкретных лиц, являющихся его участниками.
И, наконец, в любом конфликте важно отличить непосредственный повод столкновения от подлинных его причин, зачастую скрываемых.
