Дидье Нуайе - Как провести собрание
Обсуждение будет продуктивным, если за короткое время каждый сможет высказаться.
Совет:
задаем конкретный вопрос;
каждый записывает ответ на бумаге и передает соседу; приветствуются все идеи;
каждый участник добавляет свою мысль, даже если она кажется нелепой или нереальной, либо повторяет предыдущую (с некоторыми изменениями); каждый листок проходит минимум два круга.
5. Вы – мастер презентаций
Максимум эффекта
1. Разрядите обстановку анекдотом, вспомните забавный случай, приведите яркий пример. Опирайтесь на неоспоримые факты.
2. Бросьте вызов. Проведите аналогию между случаем из личной практики и опытом участников. Покажите плюсы и минусы.
3. Меньше общих рассуждений, больше дела. Говорите короткими и простыми фразами. Выражайте свои чувства и намерения к действию.
4. Наступайте по всем фронтам: ваши речь и поза, визуальные средства, текст – все это стратегическое оружие.
5. Следуйте трем правилам: я заявляю тему, я выступаю, я подвожу итоги.
Визуальная поддержка: в нужном месте и в нужное время
Добиваемся ответной реакции
Примеры.
• Разбиваемся на пары, отводим несколько минут на размышление и начинаем обмен мнениями.
• Организуем круглый стол, пусть каждый выскажется по наболевшему вопросу.
• Работаем в мини-группах над поиском решений.
• Записываем на доске предложения каждого участника и обсуждаем их.
• Блиц-опрос: отвечаем на вопросы, проверяем понимание участниками основных моментов.
• Моделируем ситуации для проверки эффективности предложенных решений.
6. На финишной прямой
Утверждаем решение
В конце собрания вам понадобится время, для того чтобы:
• убедиться в достижении целей;
• проверить, что все поняли суть решения;
• подвести итоги, обсудив соглашения, возможные разногласия, нерешенные вопросы;
• определить, кто возьмет на себя реализацию принятых решений;
• зафиксировать сроки выполнения задач, назначить дату следующей встречи для контроля и корректировки оперативных решений.
Утверждаем протокол
1. Назначьте секретаря, который по ходу собрания составит письменный отчет (можно вести протокол по очереди).
2. Подготовьте форму протокола.
3. Оказывайте секретарю посильную помощь: сформулируйте и запишите на доске промежуточные выводы.
4. Внесите решения собрания в протокол.
5. Представьте протокол на утверждение собрания.
6. Распечатайте протокол и вручите каждому участнику в конце собрания либо разошлите по электронной почте.
Образец протокола
Оцените работу
1. Попросите сотрудников поделиться своим мнением о проведенном собрании. Поблагодарите их за участие.
2. Напомните о цели собрания и спросите, достигнута ли она. Ведь бывает и так, что люди просто рады встрече, и им при этом только кажется, что они плодотворно работали.
3. В случае необходимости попросите каждого участника дать в письменном виде оценку результатов собрания, затем обобщите их ответы.
Например, оцените по четырехбальной шкале:
• достижение результата;
• уровень обсуждения;
• качество подготовки.
Организуйте обмен мнениями, если точки зрения участников не совпадают. Если вы проводите регулярные собрания с одной аудиторией, последовательно добивайтесь прогресса в каком-либо одном направлении. Закрепив успех, переходите к следующей задаче.
Закрываем собрание
Убедитесь в том, что:
• существует ясность по точкам соприкосновения и разногласиям;
• понятно, кто и что делает, в какие сроки;
• определено, кто и когда составит протокол;
• все заинтересованные лица будут проинформированы о решениях;
• назначена и всем известна дата следующего собрания;
• подведены итоги работы.
7. Повышаем эффективность
Вы прошли испытание?
* Продуктивность – соотношение результата и затраченных ресурсов.
Проанализируйте «стоимость» собраний. Что необходимо изменить?
Слагаемые успеха
1. Покажите связь между плодотворными собраниями и успехами предприятия: рациональным использованием рабочего времени, улучшением качества, усовершенствованием проектов и т. д.
2. Эффективность собраний должна стать критерием оценки менеджмента по итогам годовой работы.
3. Определите нормы ведения собраний и применяйте их на практике.
4. Используйте единые, стандартные бланки для повестки дня и протокола.
5. Экономьте рабочее время: минимальное количество собраний, оговоренные временные рамки, только необходимое количество участников.
6. Главная задача – хорошо подготовиться.
7. Развивайте самодисциплину группы.
8. Топ-менеджмент должен подавать пример эффективной работы.
