Алла Виткалова - Бюджетирование и контроль затрат в организации
Центром финансовой ответственности является любое структурное подразделение ПО (АО), которое имеет обособленный в финансовом, организационном (юридическом) или хозяйственном (по продукту или региону) отношении вид деятельности (бизнеса), в состоянии контролировать (влиять на) доходы и расходы этого бизнеса и чье руководство имеет право принимать решения по оперативным вопросам и несет ответственность за финансовые результаты их исполнения.
К ЦФО могут быть отнесены:
● самостоятельные компании (юридические лица) с собственными балансами (в случае образования таких по решению руководства ПО или АО);
● линейные структурные подразделения ПО или АО (выпускающие цехи и филиалы), занимающиеся самостоятельным направлением хозяйственной деятельности (видом бизнеса) с обособленными системами производства (технология, продукт) или регионами сбыта, но без выделения его в самостоятельное юридическое лицо и оперирующие исключительно с использованием общего расчетного счета По или АО.
1. Назначение системы финансового планирования
Назначение системы финансового планирования состоит в:
● повышении финансовой устойчивости и улучшения финансового состояния ПО (АО) в целом;
● увеличении эффективности использования имеющихся в распоряжении ПО (АО или ЦФО) активов (материальных и нематериальных ресурсов), повышении производительности труда;
● повышении обоснованности выделения финансовых ресурсов, прежде всего кредитов, по отдельным направлениям хозяйственной деятельности ПО (АО), видам контрактов (договоров);
● проведении мониторинга финансовой эффективности отдельных видов хозяйственной деятельности;
● прогнозировании, анализе и оценке различных сценариев изменения финансового состояния По (АО), его структурных подразделений и видов деятельности для оперативного принятия соответствующих управленческих решений;
● определении наиболее эффективных (с учетом сложившейся конъюнктуры и других факторов) видов и направлений хозяйственной деятельности ПО (АО);
● создании основы для проведения структурной перестройки ПО (АО), определения тех программ и видов хозяйственной деятельности, которые предстоит свернуть в обозримом будущем или, наоборот, расширить;
● усилении стимулирования руководителей и работников структурных подразделений ПО к повышению рентабельности осуществляемых ими видов деятельности, повышению отчетности за связанные с этим доходы и расходы, за конечные финансовые результаты;
● обучении руководителей и работников структурных подразделений ПО, чья деятельность связана с получением доходов, основам финансового планирования и финансового менеджмента, лучшему сопоставлению доходов и расходов, связанных с хозяйственной деятельности их подразделений;
● повышении финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений;
● обеспечении лучшей взаимосвязи между интересами отдельного подразделения ПО и интересами предприятия в целом.
2. Структура бюджетов
Система финансового планирования для ПО разрабатывается в двух уровнях.
Уровень 1. Сводные бюджеты (для ПО в целом) в составе основных бюджетов:
1.1. Доходов и расходов.
1.2. Движения денежных средств.
1.3. Расчетный баланс.
и вспомогательных:
1.4. Первоначальных (капитальных) затрат (инвестиционный бюджет).
1.5. Кредитный план.
Уровень 2. Бюджеты ЦФО в составе основных бюджетов:
2.1. Доходов и расходов.
2.2. Движения денежных средств.
2.3. Расчетный баланс.
и вспомогательных:
2.4. Первоначальных (капитальных) затрат.
2.5. Кредитный план.
Для ПО в целом разрабатываются сводные бюджеты доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет первоначальных (капитальных) затрат и сводный расчетный баланс. Для ЦФО разрабатываются бюджеты доходов и расходов, движения денежных средств, бюджет первоначальных (капитальных) затрат и расчетные балансы.
Система финансового планирования базируется на следующих принципах:
● унификация (единообразие) всех бюджетных форм для всех ЦФО, независимо от специфики их хозяйственной деятельности;
● унификация (согласованность) бюджетных периодов для ПО, ЦФО и других структурных подразделений;
● унификация процедур разработки бюджетов различных уровней;
● совместимость бюджетных форм (форматов) с установленными формами государственной отчетности;
● совместимость вспомогательных бюджетных документов с основными бюджетными формами (форматами);
● обеспечение возможности составления сводного бюджета;
● стабильность (неизменность) процедур бюджетирования и установленных целевых нормативов (показателей) на протяжении всего первоначального установленного бюджетного периода;
● разделение накладных расходов на затраты ЦФО (общецеховые) и ПО в целом (общезаводские) по формуле, единой для всех подразделений;
● непрерывность процедуры составления бюджетов, предусматривающей регулярный просмотр и корректировку ранее сделанных прогнозов на новый период, не ожидая завершения действующего;
● перед всеми подразделениями заранее формулируются финансовые цели в виде заданий определенных норм рентабельности (доли чистой (нераспределенной) прибыли в чистой – нетто выручке от реализации (в чистых продажах), операционной прибыли от реализации в чистой – нетто выручке от реализации (в чистых продажах), оказывающихся в распоряжении ЦФО в бюджетный период, лимитов отдельных видов затрат в виде процента от выручки от реализации (чистых продаж) или фиксированных сумм в абсолютных цифрах);
● учет доходов и расходов, поступлений и списаний денежных средств необходимо проводить в сопоставимых по времени (с поправкой на инфляцию) единицах учета;
● детальный учет преимущественно наиболее важных статей расходов, чья доля в чистых продажах достаточно велика в процентном отношении.
3. Бюджетный регламент
С учетом специфики ПО (многопрофильная деятельность) и нестабильности хозяйственной конъюнктуры бюджетный период вводится продолжительностью 12 месяцев с поквартальной, помесячной и подекадной разбивкой. При этом бюджеты доходов и расходов и движения денежных средств для ЦФО разрабатываются в разбивкой бюджета доходов и расходов по месяцам, бюджета движения денежных средств – по декадам (по 10 дней).
По итогам первого месяца I квартала корректируются прогнозы и оценки на следующие месяцы того же (I) квартала, а также на II-IV кварталы.
По итогам второго месяца I квартала корректируются оценки на третий месяц того же квартала, составляются прогнозы на II квартала с помесячной (для БДиР и БДДС) и подекадной (для БДДС) разбивкой соответственно и корректируются оценки II-IV кварталы.
По итогам I квартала корректируются данные на1-3 месяцы II квартала и разрабатывается предварительный общий прогноз (проформа) на пятый (следующий за IV) квартал (т. е. I квартал следующего года).
Бюджетные наметки (прогнозы) на I-IV кварталы в целом нового года бюджетного периода составляются и представляются до 10-го числа месяца, предыдущего первому месяцу соответствующего квартала.
Бюджетные наметки на 1-3 месяцы I квартала бюджетного периода разрабатываются и представляются до 20-го числа месяца, предшествующего первому месяцу I квартала. Одновременно представляются отчеты о фактическом исполнении бюджетов за прошлые (истекшие) периоды.
Порядок разработки бюджетов внутри бюджетного периода
1. До 20-го числа первого месяца I квартала представляются скорректированные бюджеты на второй и третий месяц I квартал и на II—IV кварталы в целом.
2. Подведение итогов первого месяца I квартала осуществляется до 10-го числа второго месяца I квартала.
3. До 20-го числа второго месяца представляются скорректированные бюджеты на третий месяц I квартала, на II квартал с помесячной разбивкой и на III—IV кварталы в целом.
4. Подведение итогов второго месяца I квартала осуществляется до 10-го числа третьего месяца I квартала.
5. До 20-го числа третьего месяца представляются скорректированные бюджеты на II квартал с помесячной разбивкой и на III—IV кварталы в целом, а также составляется общий предварительный прогноз (проформа) на I квартал нового бюджетного периода (на новый календарный год), т. е. на I квартал, следующий за IV кварталом текущего бюджетного периода.
6. Подведение итогов I квартала до 10-го числа первого месяца II квартала.
Разработка соответствующих бюджетов внутри II и III осуществляется согласно пп. 1-6 бюджетного регламента.
При подведении итогов за II квартал корректируются прогнозы на III и IV кварталы, проформа на I квартал следующего года и составляются проформ.
При корректировке бюджетов представляются данные о фактическом исполнении бюджетов (до 10-го числа месяца, следующего за отчетным).
