Александр Волченков - В помощь медпредставителю: организация коллективного мероприятия
Приведённый пример нужно додумать, слова облечь в правильные формы, привести боль целевой аудитории к конкретной ситуации. Это будет 10 - 15 минутное выступление, с которым можно поработать. И в завершении, давая призыв к действию, медпред обязан сказать врачам: «Я готов ответить на ваши вопросы. Подойдите ко мне после выступления, и я расскажу вам более подробно, как, что и почему нужно предпочитать определённые марки компрессионного трикотажа».
Глава 4. Планы, планы, планы...
Как и любое другое мероприятие (будь то вечеринка, мальчишник, девичник, свадьба, рыбалка), коллективное мероприятие с врачами требует пристальной внимательной подготовки и тщательного планирования. При организации самого коллективного мероприятия или отдельного выступления на чужом коллективном мероприятии необходимо брать в расчёт несколько видов планирования, иметь несколько планов.
С плана нужно начинать любое коллективное мероприятие, в котором докладчик участвует как приглашённое лицо. При этом план должен быть составлен в письменном или графическом виде. Никаких «я помню!». Только графика, только текст, а лучше и текст, и графика вместе. Особенно это касается случаев, когда выступление и мероприятие проводится в первый раз. Со временем , после пятнадцати-двадцати выступлений медпред сможет составлять презентацию из готовых блоков. А после пятидесяти выступлений любая короткая презентация по теме, в которой рэп считается экспертом, будет плёвым делом. Кстати, для любопытных — начальный уровень выступающего сильно меняется после первой сотни проведённых выступлений.
Медицинскому представителю для успешного выступления нужны следующие записанные планы:
План выступлений
Предположим, выступление планируется проводить на общебольничной конференции. Естественно, эта конференция иметь одну большую общую тему. Врачи придут на мероприятие с определённым интересом. Интерес этот будет привязан и к личностям, и к их докладам. Понятно, что медпред с темой своего доклада должен попасть в эти интересы целевой аудитории. Об этом говорилось выше: «подстраивайте тему презентации под тему чужого мероприятия»
Если темой больничной конференции будет что-то типа: «Ме- дикаметозная профилактика тромбоэмболических осложнений», то медпредставитель с докладом: «Антиэмболический трикотаж» прекрасно вписывается в общую канву собрания. Конечно, нужно будет добавить, что антиэмболический компрессионный трикотаж идёт как метод комплексной профилактики тромбоэмболических осложнений или послеоперационных осложнений. Таким образом осуществляется привязка доклада к общей теме.
Именно поэтому медпред должен заранее иметь план чужих выступлений, темы докладов и дискуссий. Надо понимать, что будут говорить люди, в каком порядке они будут это делать, за кем будет выступать медпредставитель. Наличие плана всего мероприятия позволит рэпу максимально подстроится к аудитории ещё до выступления. Возможно, что для попадания в цель придётся даже что-то сменить в слайдах презентации, убрать или добавить несколько картинок, графиков, абзацев информации.
План мероприятия, полученный за некоторое время до собрания, поможет сторговаться относительно времени выступления медпреда ещё на этапе распределения лимитов и порядка докладов. Интересно, но в большинстве случаев в среде врачей считается более престижным и выгодным начинать блок выступлений. Наверное, это происходит потому, что в начале любого коллективного мероприятия выступают люди с высокими должностями и научными регалиями: всякая профессура, важные чиновники и т.д. Время ближе к перерыву или перед ним организаторы обычно относительно охотно по остаточному принципу непрестижности отдают «мелочи пузатой»: практикующим специалистам, мед- предам, мелким представителям чиновников и т.д. Отличная позиция для выступления медпреда, если исходить из задач, стоящих перед ним в рамках целей компании и федеральных законов. Но к чему повторяться?
Просто просите у устроителей время ближе к перерыву, просто будьте «скромными» (устроители обычно любят скромных просителей), просто приближайтесь к выполнению ваших задач.
Правда, придётся рассчитывать на то, что цейтнот никто не отменяет (уж очень маститые выступающие «пролетают» во временем, но попробуйте-ка остановить привыкшего учить профессора!), и может случиться так, что вместо отведённых 30 минут для выступления будет выделено только двадцать, а то и пятнадцать. Но это уже — «издержки производства».
План действий
Если говорить о коллективном мероприятии в целом, то нужно чётко понимать происходящее в зале и в холле. Нужно представлять действия участников, действия выступающих, действия медпреда. Этот план должен отвечать на вопросы: «кто, когда и что будет делать?».
Вернёмся к примеру общебольничной конференции, которая длится 1,5 часа и разбита на три выступления по 30 минут.
План действий — это прописанный вариант действий приглашённых. Врачи начинают собираться, усаживаться, здороваются между собой, разговаривают. По этой причине из первых 30 минут можно смело вычесть 5-7 минут. Пока общение аудитории между собой не прекратилось, привлечь внимание участников будет невообразимо сложно. Надо пометить эту потерю времени в плане! Если среди участников есть знакомые медпреду врачи или выступающие, медпреду можно присоединиться к дискуссии или попросить знакомых представить коллег и представителя друг другу. Это позволит стать приметным ещё до выступления. И этот пункт надо занести в план, но уже как действие рэпа.
Нужно представлять все действия людей на каждом этапе собрания, чтобы понимать сущность происходящего и оценивать, как происходящее можно повернуть на пользу компании или представителю, как лично медпред будет участвовать в происходящем.
В плане действий медпреда обязательно должен быть отражён такой момент, как поиск союзников. Союзники это те люди, у которых в начальный момент выступления и в момент ответов на вопросы медицинский представитель может найти эмоциональную поддержку. Союзником может быть знакомый доктор или другой выступающий. Союзником может стать новый знакомый, искренне готовый слушать медпреда и заинтересованный в теме презентации рэпа. Отличным союзником становятся представители организаторов, сидящие в первых рядах и ждущие своего момента. Особенно важными союзниками, которые не просто поддержат в сложный момент, но и защитят медпреда, могут (или даже должны) быть официальные лица мероприятия, например кто-то из президиума: ведущий конференции, главный врач, лидер мнений и т.д.. Именно таких союзников медпреду нужно искать в первую очередь, до начала выступлений.
Найдите докладчика, интересного вам и интересующегося вами и вашей компании. Сделайте его союзником, задайте ему вопросы по теме его доклада, поддержите эмоционально. Человек обязательно ответит вам тем же, когда вы окажетесь в сложном положении.
Если докладчик пришёл с командой поддержки из 2 - 3 человек, то обработать его до выступления будет весьма непросто. Если же докладчик пришёл один (или если он перед началом конференции средней длины, на которой медпред — как было написано выше — должен присутствовать с самого начала, стоит один в кулуарах, за кулисами, рядом со столом для президиума), то почему бы не подойти к нему и не задать свои вопросы. И эту модель поведения, как и возможные вопросы, нужно записать в план действий. Где взять вопросы? Достаточно просто заглянуть в план мероприятия — именно там будет отражена тема выступления потенциального союзника. Кстати, очень помогает налаживать связи и искать союзников Интернет: перед важным выступлением надо найти фотографии всех важных выступающих, запомнить их имена и отчества. Это позволит медпреду не задавать себе и устроителям вопрос: «А кто это???».
План времени
Время на коллективном выступлении — фактор, одинаково хорошо играющий за и против выступающего. Ещё раз надо напомнить, что времени не хватает всегда. И если в ординаторской заинтересованные врачи с удовольствием дадут медпреду ещё 510 минут для того, чтобы закончить общение, то в большом зале такой форы скорее всего не будет.
Именно поэтому план выступления, расписанный по минутам (в случае короткой презентации) или по блокам (в случае часового и более выступления) нужен медпреду, как воздух. Но сам по себе план — всего лишь расчёт и бумажка. Соблюдение лимита времени и рамок выступления будет отличным показателем уважения к аудитории и умения медпреда проводить презентации.
Оптимальным инструментом для отслеживания времени при проведении презентации и мероприятия вообще являются карточки. Раньше это были перфокарты для счётных машин (я помню, как некоторые профессора в институте делали на их оборотной стороне конспекты своих лекций). Теперь в качестве карточек могут выступать любые удобные для рэпа куски плотной бумаги, на которых пишутся тезисы выступления и другая информация, важная для презентации.
