Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник
В процессе выполнения технологических функций контроля контролирующие субъекты руководствуются соответствующими принципами, основными из которых являются:
• личное участие должностных лиц – руководителей в осуществлении контроля (проверок);
• концентрация контроля на объектах и предметах, определяющих достижение целей;
• комплексность осуществления контроля, обеспечивающая выявление причинно-следственных связей;
• упреждающий характер контролирующей деятельности по отношению к возможному отклонению в действиях подчиненных.
Кроме того, руководящими документами, регламентирующими контролирующую деятельность (проведение проверок), предусмотрена необходимость сочетания контроля с оказанием помощи в устранении выявленных недостатков.
Технологические функции контроля, выполняемые с использованием указанных соответствующих принципов контроля, осуществляются различными методами. Независимо от контролирующего субъекта и вида контроля методы контроля можно классифицировать исходя из сущности выполнения технологических функций контроля, последовательности выполнения этапов процесса контроля и др.
В зависимости от сущности выполнения технологических функций контроля выделяют машинные (автоматизированные и неавтоматизированные) и немашинные (аналитические и ситуационно-логические) методы.
• В последнее время широко используются автоматизированные системы контроля, на основе которых строятся методы внутреннего административного контроля. Они представляют собой человеко-машинные системы на основе использования современных средств вычислительной техники и связи, обеспечивают отслеживание хода и результатов выполнения поставленных задач и, при необходимости, корректирующее воздействие на управляемый объект. Подчиненные звенья регулярно и оперативно представляют в эту систему соответствующую информацию о ходе выполнения решений (поставленных задач), их завершении или продлении сроков, а также данные об исполнительской дисциплине.
• Неавтоматизированные методы контроля предусматривают использование соответствующих средств (локальные сети и управленческие табло, графические приборы и т. п.) и находят достаточно широкое применение при выполнении тех или иных функций контролирующей деятельности.
• Среди аналитических методов контроля наиболее широкое применение получили методы проверки, наблюдения и самоконтроля. Метод проверки используется как при внутреннем, так и при внешнем контроле во всех его видах и формах; при этом решаются как общие, так и частные задачи контроля.
Наблюдение – достаточно эффективный, широко применяемый аналитический метод контроля. Оно осуществляется постоянно или в течение времени, необходимого для достижения целей контроля. Наибольшее распространение этот метод получил при контроле выполнения в организации принятых руководством решений; применение метода наблюдения не исключается в сочетании с другими методами контроля. Различают сплошное, выборочное, частное наблюдение, а также наблюдение по ключевым параметрам.
С точки зрения повышения эффективности процесса управления большое значение для выполнения принятых решений играет метод самоконтроля. Его основой является все то же сопоставление действительного (фактического) положения дел с принятыми (запланированными) нормами, установленными требованиями. Однако оценка реальности производится самим должностным лицом-исполнителем, что является достаточно веской предпосылкой для субъективизма. Вместе с тем без объективного анализа фактов и на их основе соответствующих обобщений результатов своих действий не может быть не только действенного самоконтроля, но и контроля как такового вообще.
Рис 2.6. Общий технологический порядок контролирующей деятельности
• Ситуационно-логические методы контроля занимают особое место в системе контролирующей деятельности. Во-первых, они применяются в основном непосредственно должностными лицами-руководителями, во-вторых, являются, с одной стороны, средством анализа складывающейся реальной ситуации, а с другой – результатом интуиции. Ситуационно-логические методы в большей мере применяются должностным лицом-руководителем для контроля выполнения собственных тактических решений. Из этого следует, что основой возможности использования этих методов могут служить личный опыт, особенности характера, способности общения и, главное, предвидения должностного лица-руководителя.
Методы, применяемые в технологиях контролирующей деятельности, предполагают использование соответствующих технических средств, к которым можно отнести различного рода индикаторы, управленческие табло, графические приборы, соответствующую ЭВТ, локальные сети, линии связи, программное обеспечение, современные универсальные системы контроля исполнения и др.
Действенным техническим средством, применяемым в контролирующей деятельности органов управления, являются современные универсальные системы контроля исполнения. Они могут выполнять следующие функции: запоминать решения; доводить их до исполнителей с указанием сроков выполнения; фиксировать контрольные сроки выполнения; выдавать напоминание о контрольных сроках; вести учет выполнения решений, поставленных задач и др.
Общий технологический порядок контролирующей деятельности представлен на рис. 2.6. Выполнение (реализация на практике) составляющих общей технологии контроля в определенной последовательности, взаимосвязи и взаимозависимости позволяет правильно организовать контроль.
10.2. Использование результатов контроля в социальной работе
Эффективность контролирующей деятельности значительно повышается при условии четкой, установленной соответствующими руководящими документами налаженности анализа и оценки результатов контроля, их учета и использования, которая определяется технологической последовательностью их осуществления на основе соответствующих методов и средств (рис. 2.7).
Рис 2.7. Технологическая последовательность анализа результатов контроля и оценки состояния объекта контроля
Анализ данных о состоянии организации или ее деятельности должен быть объективным, отвечающим требованиям комплексности и системности в сочетании с конкретностью. Объективность анализа предполагает его осуществление на основе реальных данных, адекватных свершившимся событиям, полученных с использованием способов и средств, обеспечивающих достаточную достоверность этих данных. Комплексность анализа предполагает декомпозицию объекта анализа по различным признакам и свойствам (структурным элементам, группам, месту и времени), многоплановость точек зрения и выявление причинно-следственных связей.
Системность анализа заключается в установлении взаимосвязи и взаимозависимости контролируемых вопросов (параметров) и выборе такой периодичности осуществления, которая не дает негативным тенденциям разрастаться до уровня неразрешимых проблем. В сочетании с конкретностью такой анализ способен дать достаточно исчерпывающий ответ о действительном состоянии организации и ее деятельности.
Полученная и собранная установленным порядком информация о фактических результатах деятельности (состояния чего-либо) организации, отдельных проверяемых должностных лиц обрабатывается выбранными способами и анализируется установленными методами с учетом выбранного критерия и соответствующих ему показателей.
В последующем собранные и обработанные одним из способов данные анализируются соответствующим методом, систематизируются, сопоставляются с уже имеющимися (расчетными) данными, определяется степень их срочности, важности и достоверности с учетом надежности добывания.
Для анализа сложных проблем экономического, политического, социального и технического характера наиболее часто применяется системный анализ, основой которого является системный подход, позволяющий осуществить анализ контролируемой деятельности кого-либо, анализ состояния чего-либо как целого в подчинении частных проблем общим для всей системы, при этом анализ данных не ограничивается лишь их констатацией, а расширяется до выявления внутренних причин обнаруженных недостатков и принятия соответствующих мер по их устранению.
Кроме того, выявленные отклонения (обнаруженные недостатки) анализируются с целью не только выявления их причин, но и определения того, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения.
