Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник
В отличие от приказов указания и поручения регламентируют только содержание задания, оставляя обычно подчиненным свободу выбора способа действия, а иногда и сроков исполнения.
При доведении решения следует иметь в виду, что в большинстве своем люди слабо воспринимают отдаленную перспективу и всегда начинают с того, что им ближе и понятнее. Следует поэтому ясно формулировать задание, четко определять сроки выполнения его этапов для правильного распределения сил в процессе работы. Чтобы исполнитель хорошо понимал смысл, важность и обоснованность поставленных задач, их необходимо увязывать со сложившейся ситуацией; поэтому информирование о ней должно быть по возможности более полным, а выводы – логичны.
Ставя задачу, руководитель обязан убедиться в хорошем понимании ее смысла, исключив возможность дополнительных несанкционированных поручений, определить исполнителю сроки и формы отчетности. Чтобы убедиться в правильном понимании задачи, руководитель может использовать различные методы (способы): повторение подчиненным полученного распоряжения или его ключевых моментов; представление подтверждения о получении задачи; представление ему на утверждение замысла действий (решения) по выполнению поставленной задачи и т. д. В любом случае порядок доведения задач, выбранные формы и способы должны обеспечить исключение искажений, изменения смысла и одинаковую трактовку руководителем и подчиненным стоящей задачи.
• Этап создания организационной структуры имеет главной целью подбор такой совокупности исполнителей и органов управления (в том числе из имеющихся), которая обеспечила бы выполнение принятого решения (задачи).
Создание организационной структуры осуществляется в целях учреждения нового формирования, объединения потенциалов подразделений для новых возможностей, использования (получения) новых технологических возможностей. При ее создании должна обеспечиваться возможность адаптации к новым условиям, обеспечения структурно-функциональной устойчивости созданной системы, а также совершенствования и развития системы.
К основным методам создания организационной структуры можно отнести собственно создание новой структуры, интеграцию, реорганизацию; модернизацию и реформирование с сохранением основы существующей структуры. В зависимости от решаемых задач данный этап реализуется с использованием таких форм организационных мероприятий, как формирование, переформирование, расформирование, перевод в другой штат, внесение изменений в штат, передислокация, переподчинение.
Для создания организационной структуры необходимо структурировать много элементов так, чтобы подразделения могли выполнять свои планы и тем самым достигали бы целей предназначения. К элементам, подлежащим структуризации, можно отнести: существующие организации, подразделения и их элементы; силы и средства управления и их элементы; задачи и их составляющие; подразделения и персонал, решающие задачи; полномочия и ответственность; ресурсы и порядок деятельности; связи и отношения.
Главным в создании (адаптации) организационной структуры является совокупность функций и задач, определенных в решении: именно они определяют состав формирования, число и предназначение подразделений, их соотношение и формы взаимодействия. Организационная совокупность функций на пути решения задачи в той или иной комбинации образует структурное построение подразделения.
В общем случае для построения структуры, выполняющей решение, необходимо определить:
• функции и задачи организации в целом, а также возложенные на штатные подразделения (должностных лиц) и степень их соответствия решаемой задаче;
• состав работ и операций, их характер и содержание, а также возможности выхода их за рамки штатных (возможностей);
• какие структурные подразделения (штатные или нештатные) привлечь к выполнению задачи;
• какими средствами следует выполнять задачу;
• каких должностных лиц и какой квалификации требуется привлечь;
• целесообразный тип построения создаваемой структуры той организационной формы, которая будет осуществлять процесс выполнения решения (при этом предпочтение следует отдавать типу структуры, позволяющей упростить связи);
• удобное деление на уровни (управления) в соответствии с технологией, подчиненность и права.
Применительно к организации выполнения решения в социальной службе определение организационной структуры для его выполнения представляется в следующей последовательности:
• определение цели действий;
• декомпозиция цели на задачи по признакам: подцели (подзадачи), необходимые специалисты и техника, время выполнения;
• определение состава оборудования, техники и других средств, личного состава и других ресурсов, обеспечивающих выполнение каждой подзадачи;
• разбивка на подразделения (отделения, смены, группы и т. п.);
• изучение порядка выполнения задачи и степени взаимосвязанности действий подразделений, потребностей их координации;
• организация управления и взаимодействия.
Правильно установленная ступенчатость – одно из условий работоспособности организационной структуры. Для этого следует четко определить круг задач и полномочий каждой ступени. При этом ступенчатость построения структуры не следует смешивать со ступенчатостью выполнения решения (задачи). Многоступенчатость выполнения решения (задачи) ликвидируется при рациональной технологии и достаточных полномочиях низших звеньев.
Создаваемая структура должна обеспечить как выполнение решения (задачи), так и примерно одинаковую напряженность деятельности должностных лиц с учетом специфики подразделения.
Следует помнить, что типовая (штатная) структура фиксирует лишь принципиальные моменты структуры подразделения (формирования). Там, где объем и виды деятельности часто изменяются, целесообразно поэтому типизировать не саму структуру подразделения (органа управления) и его численность, а лишь методику ее построения и определения основных факторов, влияющих на структуру. Тогда структура организации (подразделения, ОУ) будет наиболее полно соответствовать конкретным особенностям деятельности. Адаптация структуры к задаче способствует ее выполнению и венчает процесс технологической перестройки функционирования организации (подразделения) в соответствии с решением.
Для организации выполнения принятых решений (планов) крайне важным является определение технологии (порядка и методов) этого процесса, поскольку технология является структурообразующим элементом любой деятельности. Организуя работу (деятельность), следует поэтому определиться, какие задачи (подзадачи) должны быть отработаны для выполнения решения, а также определить, как их выполнить. Это важно, поскольку порядок и методы их решения позволят установить необходимые взаимоотношения, связи для целесообразного течения процесса выполнения решения.
Установление технологической последовательности организаторской деятельности позволяет исключить хаотическое движение к цели. Это важнейший элемент организации управляемого выполнения принятых решений, этап организации процесса деятельности. Он включает в себя: определение содержания процессов деятельности по решению задачи; установление целесообразных (желательных) схем и методов выполнения задач; необходимую регламентацию деятельности по выполнению задач (решения в целом).
Содержание процессов деятельности по решению задачи определяется путем последовательного выделения по каждой функции и задаче входящих в нее действий. Данный этап организации выполняется методом проведения специального анализа, направленного на устранение дублирования работ и операций, их нецелесообразных накладок (совмещений). На практике руководители и органы управления (ОУ) проводят такой анализ, как правило, на основе опыта и исходя из наличия времени. Уровень детализации зависит от звена (уровня) управления. Применительно к конкретному должностному лицу содержание выполняемых работ и операций зависит от разделения и кооперации труда, определяющих специализацию. Разграничение функций и задач специализирует должностное лицо на выполнение определенных видов действий с учетом должности, сложности задач и необходимой квалификации.
Исходя из содержания действий определяются рациональные методы и средства их выполнения. Например, координационную операцию «совещание» можно провести по селектору, а можно собрать должностных лиц в кабинете, то есть для решения задачи руководитель должен представлять и зачастую определять, как ее следует решать, какими методами (способами) и средствами.
