Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник
С технологической точки зрения наибольший интерес представляет административный (организаторский) аспект управленческой деятельности, то есть технология организации выполнения решений (планов). Нельзя рассматривать технологию организаторской деятельности, не уяснив ее места, целей и задач в процессе управления.
Организаторская деятельность на предстоящие действия в полной мере осуществляется с получением соответствующих приказов, распоряжений и указаний. Ее целями являются обеспечение высокого качества управления, особенно в сложных (многоуровневых и многоэлементных) системах, и достижение существенно большего потенциала по сравнению с простой суммой потенциалов всех структурных элементов, то есть обеспечение положительной синергии, если пользоваться терминологией общей теории организации. На управленческом языке это означает: установить такое взаимодействие между звеньями и исполнителями, которое обеспечивало бы существенно больший эффект при выполнении управленческих функций.
В процессе организации должна быть установлена ответственность каждого звена системы вплоть до каждого исполнителя; любые усилия более эффективны, когда четко определены обязанности и ответственность за их выполнение. Важно, чтобы каждое звено, каждый исполнитель знали, кто имеет право поручить, перед кем отчитываться, кто контролирует, то есть знали структуру власти и взаимоотношений.
Кроме того, в процессе организации должны быть в полной мере обеспечены коммуникации, то есть связь между органом управления, а также органа управления с объектом управления социальных служб.
Применительно к организации управления социальными службами необходимо подчеркнуть следующее.
Целью организующих воздействий руководителя является создание, упорядочение трудового коллектива таким образом, чтобы, с одной стороны, они могли функционировать самостоятельно без вмешательства руководителя до изменения задач и условий, с другой стороны, было установлено такое взаимодействие между подразделениями, органами управления и должностными лицами, которое обеспечило бы эффект синергии, при котором результат деятельности социальной организации был бы больше простой суммы результатов каждого подразделения, должностного лица в отдельности. Для достижения этой цели необходимо решение следующих задач.
• Во-первых, разделение функции по горизонтали, специализация сотрудников и их объединение (кооперация) в функциональные подразделения, включающие в себя специалистов-профессионалов одного профиля деятельности.
• Во-вторых, разделение функций по вертикали между звеньями и уровнями управления с определением их соподчиненности, распределением власти, полномочий (обязанностей), которое связано с двумя характеристиками любой социальной организационной системы: делегированием полномочий и степенью централизации. Разделение власти и полномочий, их делегирование руководителями подчиненным определяет степень централизации в социальной организации. Чем больше сосредоточены власть и полномочия в высших звеньях управления, тем меньше решений принимается на средних и низших уровнях, тем инертнее и малоинициативнее система. Степень централизации определяется также объемом и частотой контроля высшими звеньями низших уровней управления и исполнителей. При этом руководителям следует понимать, что степень централизации, а значит и инертности системы, определяется не только постоянно действующими организационными документами, но и стилем работы руководителей и органов управления в повседневной деятельности. Высокая степень централизации – это большая сила социальной организации, но одновременно и существенный ее недостаток. Там, где это возможно, руководитель должен оказывать доверие подчиненным, поощрять их инициативу и самостоятельность.
• В-третьих, задачей организации является обеспечение ориентированных на цели функционирования социальных служб коммуникационных связей, то есть установление порядка обмена информацией. Организовать обмен информацией означает определить, кому (какому отправителю), когда и при каких обстоятельствах, какое сообщение (содержание и форма информации), по какому каналу (телефон, факс, телеграф, радио) и в чей адрес (какому получателю) необходимо передать. Для получателя необходимо еще определить, каким образом он должен распорядиться полученным сообщением.
• Четвертой задачей организации является нормирование и регламентирование распорядка и правил (норм) деятельности подразделений и должностных лиц социальных служб. Они устанавливаются в приказах, должностных обязанностях, распорядке дня и регламентах служебного времени, в инструкциях должностным лицам и лицам, выполняющим задачи по прямому назначению, а также специальные обязанности.
• Заключительный элемент в организационном процессе – это координация, то есть объединение усилий отдельных людей и подразделений социальной службы в одно согласованное усилие, которое содействует осуществлению общей цели. Координация предполагает групповое усилие на основе общей цели и единства действий. Это означает, что управленческая координация объединяет устремление отдельных исполнителей в общем усилии, обеспечивая эффективность этого группового усилия путем целесообразного объединения действий различных подразделений социальных служб на основе поддержания постоянной связи между общей целью и всеми индивидуальными или групповыми видами деятельности.
Организаторская деятельность строится на основе определенных принципов. В числе общих принципов организаторской деятельности следует выделить:
• принцип цели, предполагающий целенаправленность деятельности органов управления и должностных лиц;
• принцип комбинирования при создании (адаптации) организационной структуры, определяющий необходимость обеспечения правильного сочетания централизма и самостоятельности;
• принцип эластичности организаторской деятельности, в соответствии с которым при определении задач и ответственности должен быть определен оптимум между свободой действий и предписаниями;
• принцип приоритета функций, согласно которому функция определяет подразделения (орган управления) и их деятельность, а не наоборот;
• принцип стабилизации (устойчивости) состава и структуры социальных служб, определяющий необходимость строить организацию и систему управления так, чтобы их элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды;
• принцип прямой соподчиненности, согласно которому любое должностное лицо, как правило, должно иметь одного непосредственного начальника;
• принцип соразмерности ответственности данным полномочиям и безусловной ответственности руководителя за действия подчиненных;
• принцип соответствия объема деятельности по управлению, учитывающий соблюдение норм управляемости;
• принцип совершенствования организаторской работы, предполагающий необходимость систематического развития процесса организации выполнения решений (планов);
• принцип исключения, в соответствии с которым выполнение решений (планов) повторяющегося характера становится рутинным и поручается нижестоящим звеньям управления (подчиненным) при соответствующей регламентации их деятельности;
• принцип обеспечения компетентности и профессионального соответствия;
• принцип интеграции свойств и функций структурных элементов (обеспечения синергии).
Перечень общих принципов можно дополнить частными принципами организаторской деятельности по выполнению решений, а именно:
• принципом своевременности и заблаговременности постановки конкретных задач, вытекающим из необходимости подготовки к выполнению задачи;
• принципом четкости постановки и конкретности задач, являющимся инструментом повышения качества и оперативности работы;
• принципом согласованности по цели и плановости выполнения задач для интеграции усилий выделенных сил и средств;
• принципом равномерности и целесообразности распределения задач между должностными лицами и подразделениями, обеспечивающим стабильность состава и структуры формирований и др.
Принципы организаторской деятельности реализуются в рамках определенных форм и методов ее осуществления при выполнении решений.
9.2. Технология организации выполнения решений и планов
Организация выполнения принятых решений и планов представляет собой процесс обеспечения достижения поставленных целей. Она состоит в том, чтобы обеспечить управление с организационной стороны, то есть создать такие управленческие отношения, которые бы обеспечили наиболее эффективные связи (в рамках решаемой задачи) между всеми элементами управляемой системы.
