Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник
Технологически задача анализа проблемы предполагает составление списка проблем в представлении ЛПР об их актуальности и срочности их решения; о собственных возможностях и предпочтениях; предполагает выбор наиболее важной проблемы для достижения цели предстоящих действий; описание цели предстоящих действий, ее ожидаемых и требуемых результатов, критериев оценки эффективности; трансформацию ее в четко сформулированную задачу, одинаково понимаемую всеми, кто участвует в разработке решения.
Если руководитель убежден, что выбранная проблема действительно является ключевой, то ее надо сформулировать как цель предстоящей деятельности по разрешению проблемы. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи. Определение цели связано с ограничениями путей и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения.
Определение цели и задач предстоящей деятельности по разрешению управленческой проблемы – следующий этап работы руководителя, направленный на глубокое понимание цели предстоящих действий как конечного состояния и желаемого результата, которого стремится добиться организация; понимание замысла действий вышестоящего руководителя, содержания и особенностей выполнения полученной задачи; роли своей организации в выполнении общей задачи, поставленной вышестоящим руководством.
Таким образом, при определении цели предстоящих действий руководитель должен понять, какого конечного результата должна достигнуть его организация. В результате определения цели или уяснения полученной задачи от вышестоящего органа управления руководитель делает для себя необходимые выводы.
Собственно сами управляющие воздействия формируются для достижения заданной цели. Цель – это формализованное описание того желаемого состояния, достижение которого отождествляется в сознании руководителя с решением проблемы или задачи. Цель описывается в виде требуемого результата. Под результатом в свою очередь следует понимать специальную форму описания наиболее важных для руководителя характеристик исхода процесса управления.
Управление как организованная деятельность всегда является целенаправленной деятельностью органов управления по руководству подчиненными для достижения намеченного руководителем конечного результата действий. Нет цели – нет управления, нет действий.
Чтобы подчиненные могли достичь конечного результата, то есть цели предстоящих действий, и тем самым выполнить поставленную задачу, органы управления осуществляют большой комплекс мероприятий, каждое из которых относительно конечного результата действий достигается в результате решения ряда задач, и в связи с этим задачи можно упорядочить по отношению к цели (цель выступает как более общая категория, чем задача).
Известно, что действия подчиненных получают нужную направленность только при постановке перед ними четкой и ясной цели и установлении соответствующего этой цели и условиям обстановки способа действий. Такая направленность деятельности придается решением руководителя, которое он принимает на основе тщательного изучения поставленной задачи, оценки обстановки и проведенных аналитических расчетов. В решении руководителя выражена цель управления. Именно поэтому решение руководителя является основой управления.
Для эффективного распределения задач между подчиненными подразделениями необходимо осуществлять обоснованную декомпозицию (детализацию) процесса управления на отдельные частные цели, уровни, задачи и работы. Декомпозиция процесса управления включает:
• детализацию общей цели управления (первого этапа процесса управления) на ряд частных взаимосвязанных целей и формирование дерева (иерархии) целей;
• определение необходимых сил и средств, реализующих сформированные частные цели;
• детализацию последующих этапов процесса управления и определение функций управления (основных и обеспечивающих), необходимых для эффективной реализации данных этапов;
• определение необходимых сил и средств для реализации выделенных функций управления и т. д.
С учетом данных особенностей целесообразно использовать два подхода к декомпозиции процесса управления организацией: вертикальный и горизонтальный.
При вертикальной декомпозиции осуществляется деление процесса управления по уровням организационной структуры. В первую очередь производится деление основной цели управления, для достижения которой создается постоянно или временно действующая организация для выполнения частных целей.
В процессе горизонтальной декомпозиции осуществляется последующее деление целей управления в пределах каждого уровня и определение соответствующих функций (задач, работ), обеспечивающих достижение этих целей.
Использование метода «дерево целей» производится в соединении с экспертными процедурами. Место ряда экспертных вероятностей и оценок могут занять разнообразные математические модели и оценки, полученные на основе формализованных методов анализа.
Методы анализа и моделирования целей опираются на процедуры декомпозиции, синтеза и оценки. Сначала общие цели сводятся к частным, упорядочиваются в виде дерева целей. Расщепление производится до целей, поддающихся количественной или качественной оценке и достигаемых (решаемых) безальтернативными способами. В результате формируется система частных оценочных критериев. В свою очередь, частные критерии сворачиваются в агрегаты для получения оценок более общих целей и упорядочиваются в виде дерева показателей. В итоге дерево вербально заданных целей преобразуется в некоторое дерево оценочных показателей.
Построение дерева целей идет «сверху вниз», от общих целей к частным, путем их дезагрегирования, декомпозиции и редукции (рис. 1.8).
Рис 1.8. Общая схема целей организации
Так, достижение главной цели обеспечивается за счет реализации целей первого уровня. В свою очередь, каждая из этих целей может быть декомпозирована на цели следующего, более низкого уровня. В основе декомпозиции могут лежать разные основания, например по областям деятельности, а внутри областей – по подобластям, по элементам организационной структуры, по региональной структуре системы и т. д.
Один из основных принципов построения дерева целей – полнота редукции: каждая цель данного уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы их совокупность полностью определяла понятие исходной цели. Исключение хотя бы одной подцели лишает полноты или меняет само понятие исходной цели.
Оценка важности целей может быть выражена в их ранжировании. В этом случае каждой цели приписывается порядковый номер, показывающий ее относительную важность для достижения соответствующей цели более высокого уровня. Другим способом является их нормирование по значимости.
Ранжирование цели – это определение приоритетности целей в системе. Ранжирование целей проводится по важности для организации; по последовательности достижения; по срокам достижения; по выгоде, ожидаемой в процессе реализации.
Цели предстоящей деятельности декомпозируются до задач, решаемых безальтернативным способом. При этом задачи – это цели, достижение которых желательно к определенному моменту времени в пределах периодов, на которые рассчитано управленческое решение. Особенности задач:
• задачи указывают на непосредственные цели организации, поддающиеся количественной характеристике;
• задачу часто определяют как предписанную работу, серию работ, которые должны быть выполнены в оговоренные сроки;
• с технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности.
Правила осуществления последовательной декомпозиции генеральной цели на подцели представлены на рис. 1.9.
Социальное управление как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией. Поэтому руководители на всех уровнях должны иметь четкие задачи в рамках возложенных на них обязанностей. Соответствующую целевую ориентацию работы своего подразделения руководитель должен обеспечивать в течение планового периода времени. Цели и задачи управления доводятся и согласуются с руководителями всех уровней, которые направляют свои усилия, ресурсы и энергию на их достижение.
Рис. 1.9. Правила построения дерева целей
После определения цели и задач предстоящей деятельности процесс управления продолжается и переходит в следующий этап, в ходе которого решается задача получения информации о тех факторах и условиях внешней и внутренней среды организации, которые в совокупности будут способствовать или затруднять достижение цели и задач предстоящей деятельности по разрешению управленческой ситуации. Для разработки решения всегда необходимо получить исходную информацию, исходные данные. Задача получения информации для выработки эффективного управленческого решения решается в ходе сбора информации и оценки обстановки.
