Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе
В экстренных случаях сразу же звоните в консульство своей страны. Запишите его месторасположение и телефоны в стране пребывания. Если вам понадобится русскоязычный доктор или больница, информацию можно будет получить там. Персонал консульства поможет вам в случае возникновения проблем с полицией. Кроме того, именно консульство будет заниматься эвакуацией граждан при политическом кризисе. Если вы собираетесь пробыть в стране какое-то время и опасаетесь возможных угроз, по прибытии сразу же зарегистрируйтесь в консульстве. Регистрация позволит сотрудникам консульства сообщить вашим родным и друзьям информацию о вас, если возникнет такая необходимость.
• Утраченный паспорт будет легче восстановить, если вы заранее сделаете ксерокопию титульной страницы и запасетесь фотографией соответствующего размера. Копию и фотографию во время путешествия нужно хранить отдельно от паспорта.
• Для въезда в некоторые страны требуется виза. Чтобы узнать, нужна ли виза и как ее получить, обратитесь в консульство или посольство страны, которую вы собираетесь посетить. Визу может выдать только посольство самой страны. Если в выбранной вами стране визу можно получить в аэропорту, захватите с собой несколько фотографий соответствующего размера на случай, если они понадобятся для оформления.
• Узнайте, есть ли в стране, куда вы направляетесь, банкоматы. Во многих аэропортах имеются удобно расположенные банкоматы, где можно снять местную валюту еще до получения багажа. Если банкоматов нет, попробуйте обменять доллары на местную валюту в американском банке еще до отъезда. Захватите также доллары и пару кредитных карт.
• Известите компанию, выпустившую ваши кредитные карты, о том, куда и когда вы едете. Компании борются с мошенничеством и кражами, и компьютер может заблокировать вашу карту, если операции с ней будут производиться в неожиданном месте.
• Если вы пользуетесь корпоративной кредитной картой, убедитесь, что у вас есть разрешение на использование ее за рубежом. Иначе карта тоже может быть заблокирована.
• Сделайте ксерокопии с кредитных карт еще до отъезда и храните их отдельно. Если карта будет потеряна или похищена, вам понадобится ее номер, чтобы сообщить об утере и заблокировать.
• Запаситесь бесплатными телефонами компаний, выпустивших кредитные карты, храните их в разных местах.
ВИЗИТКИ
Как поступить с визитками, чтобы они были удобны для ваших иностранных коллег и партнеров?
• Поскольку в зарубежных странах большое значение придается ученым степеням и почетным званиям, перед своим именем обязательно укажите: «Mr.», «Mrs», «Ms», «Dr.», «Rev.» и т. п.
• После своего имени укажите должность с расшифровкой обязанностей. Если вы являетесь помощником директора по переквалификации персонала, можно указать дополнительный титул (если такой есть), например помощник вице-президента. Если название вашей должности будет непонятно иностранным партнерам, попробуйте дать расшифровку в скобках – СФП (Сертифицированный финансовый планировщик).
• Обязательно укажите свою должность, даже если она довольно скромная. Во многих странах, особенно в Латинской Америке, деловые партнеры, не зная вашей должности, не поймут, как с вами общаться и кого направить на переговоры с вами. Но не пытайтесь преувеличить свое положение – если это выяснится, последствия могут быть самыми печальными, вплоть до срыва запланированных переговоров.
СОВЕТ: Во многих странах визитные карточки могут быть больше американских. Захватите с собой специальную визитницу или подготовьте другие средства хранения визитных карточек иностранных партнеров.
• Отпечатайте двусторонние карточки – с одной стороны на родном языке, с другой – на языке принимающей стороны. Это знак уважения к тем, с кем вы будете встречаться. Прежде чем печатать карточки, постарайтесь показать их уроженцу той страны, куда вы направляетесь, чтобы в текст не вкрались досадные ошибки.
Обмен визитными карточками
Во многих странах обмен визитными карточками происходит по определенному протоколу.
Для него может быть назначено конкретное время – например в начале встречи или после знакомства. В некоторых странах этикет требует вручения карточки обеими руками или вверх той стороной, на которой текст напечатан на языке страны пребывания.
Получив карточку, не суйте ее в карман. Прочтите ее и положите в визитницу или портфель. Ни в коем случае не следует совать визитку в задний карман брюк, как бумажник.
Вручая свою визитку, делайте это уважительно. Карточку следует вручать в руки, а не оставлять на столе, чтобы партнер взял ее сам. В Латинской Америке визитки вручаются во время приветствия. В Азии карточку можно вручить после приветствия, при этом держать ее следует вверх той стороной, на которой текст напечатан на иностранном языке. В Китае, Южной Корее и Японии ее следует держать обеими руками. Также обеими руками следует принять визитку своего партнера. В Африке визитку следует вручать правой рукой каждому, с кем вы знакомитесь.
УСТАНОВЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ОТНОШЕНИЙ
Во многих странах личные отношения являются важнейшей частью деловых переговоров. Ваши партнеры пытаются узнать вас в неформальной обстановке. Запаситесь терпением, и вы добьетесь их доверия, а доверие – это важнейший элемент процесса принятия решения о ведении бизнеса для иностранных партнеров. Если вы будете говорить только о бизнесе, иностранные партнеры могут решить, что вам не хочется проводить с ними время и что вы не цените эти отношения.
Научитесь быть хорошим гостем – начните с самостоятельного изучения основ культуры страны пребывания. Отвечайте на вопросы о родине так, чтобы ваши ответы не могли быть восприняты как похвальба. Не удивляйтесь, если разговор зайдет о музыке, садоводстве, местах для зимнего отдыха или предпочтениях в вине или пиве. Но такая общительность еще не дает вам права задавать личные вопросы. Чрезмерная открытость не характерна для других стран. Даже давние друзья и коллеги предпочитают не делиться друг с другом личной информацией о себе или своей семье.
Значимость имен и титулов
В Соединенных Штатах довольно легкомысленно относятся к обращениям, но в других странах к этому вопросу подходят более формально. В письменном общении не забывайте о приветствиях и заключительной части. Общаясь с человеком, будьте более формальны. Всегда лучше обращаться к человеку (письменно или лично) по фамилии с добавлением титула, а уже потом переходить на более неформальный тон, чем начать с дружеского общения, а впоследствии узнать о том, что подобный тон является проявлением неуважения.
Уважение к возрасту
Во многих странах возраст означает превосходство. Проявляйте уважение к бизнесменам старшего возраста – даже если они занимают не самое высокое положение. Понаблюдайте за тем, как общаются со старшими коллегами ваши партнеры, и последуйте их примеру.
Обращайтесь к старшим по фамилии с добавлением титула. Будьте почтительны: придерживайте дверь и давайте возможность сесть первыми. Если вы оказались моложе всех остальных, постарайтесь проявить зрелость в одежде и манере поведения.
Уважайте профессиональную этику
Во многих странах главным в жизни бизнесмена являются семья и личная жизнь, а вовсе не работа. Даже если вам кажется, что вы могли бы завершить сделку, если бы задержались на работе на пару часов, не предлагайте этого. Скорее всего, ваше предложение будет отвергнуто с обидой. Никогда не расценивайте подобный подход как проявление лени и безразличия. Ваши иностранные партнеры наверняка столь же серьезны и скрупулезны в своей работе, как и вы, просто у них другое отношение к времени. Никто не терзается чувством вины из-за того, что на целый день закроет свою лавку.
Английский как международный язык за рубежом
Английский богат идиомами и особыми выражениями. Люди могут оказаться незнакомыми с некоторыми из них. Вам может показаться, что вас прекрасно понимают, но в действительности собеседники слышат совсем не то, что вы говорите. Сокращения и идиомы уместны в застольных анекдотах, но в деловой обстановке от них лучше воздержаться, так как они могут иметь очень серьезные последствия. Постарайтесь сделать так, чтобы окружающие вас поняли. Сделайте свою речь понятной для всех.
• Говорите отчетливо и не слишком быстро. Тщательно произносите каждое слово.
• Не повышайте голос – это не сделает вашу речь более понятной.
• Не пользуйтесь сленгом, региональными словечками, разговорными выражениями и эвфемизмами. Собеседники могут понять подобные выражения буквально, что поставит их в тупик.
