Майкл Леннингтон - 12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев
Поддержание хорошей физической формы приносит дискомфорт. Под лежачий камень большие деньги не притекут. За все достижения мы платим свою цену. Получение желаемых результатов требует самопожертвования. И в первую очередь придется жертвовать собственным комфортом.
Чтобы добиться успеха, нужно распределять время в соответствии с приоритетами. Отдавайте приоритет самым сложным делам, работа над которыми принесет наибольшую выгоду. Необходима целеустремленность. Нужно четко понимать, что для вас важнее всего, а что отвлекает от главного. Следует беречь свое время, делегируя другим ту работу, в которой вы не сильны или которая не помогает вам достичь своей цели. А может быть, что-то делать и вовсе не нужно?
Каждый из нас в чем-то силен или талантлив. У всех есть сильные и слабые стороны. В совокупности они влияют на нашу способность достигать поставленных целей. Многие тратят время и силы на избавление от слабостей. В целом это правильно и полезно. У каждого есть качества, которые стоит улучшить для достижения успеха. Но помните, что слабые стороны редко становятся сильными. Если в работе не проявляются ваши сильные стороны, то вы, возможно, сбились с пути.
Только целенаправленное использование сильных сторон ведет к успеху. Успешные люди работают над ними. Настоящие лидеры идут дальше и развивают уникальные качества: то, в чем абсолютно превосходят окружающих. Но такая работа над собой должна приносить настоящее удовольствие. Ваши уникальные качества (о которых вы можете и не знать) позволят добиться значительных успехов в жизни и принесут много радостных моментов.
Чтобы добиться лучших результатов, следует скоординировать ваши время и действия с сильными сторонами и уникальными качествами. И тогда вы откроете для себя новые горизонты, повысите уровень производительности и удовлетворенности работой.
Чтобы полностью раскрыть свой потенциал, нужно найти время для стратегически важных действий, не обязательно срочных. Они обычно не дают моментальной отдачи, но обязательно окупятся в будущем. Чтобы сосредоточиться на сильных сторонах, необходимо научиться справляться с отвлекающими обстоятельствами и свести количество малоценных действий к минимуму.
«Время действия»
Эффективное использование времени – одна из пяти методик 12-недельного года. В совокупности с четырьмя остальными – созданием видения будущего, планированием, контролем и измерением эффективности – она составляет нашу систему действий.
Все, чего мы достигаем в жизни, происходит во времени. Все важное может быть сделано только при условии, что мы уделяем ему время. Один из «кирпичиков» успеха – способность тратить время только на то, что действительно для нас важно.
«Время действия» – легкая в применении система распределения времени, которая позволяет управлять как бизнесом, так и личной жизнью с помощью главного актива – времени. Готовность применять систему означает желание быть лидером. Если вы сможете целенаправленно использовать свое время, то станете эффективным лидером и быстро добьетесь успеха как в работе, так и в личной жизни.
Как мы уже говорили в главе 7, есть три части времени: стратегическая, буферная и рекреационная. Все они способствуют наиболее эффективному выполнению главных, ключевых действий.
Стратегическая часть составляет три часа и должна быть запланирована как можно раньше, в самом начале недели, чтобы вы смогли внести необходимые изменения, если что-то пойдет не по плану. Это время работы над бизнесом, а не реализации самого процесса. Стратегическая часть должна быть запланирована на то время, когда вы обычно не перегружены работой. Раза в неделю, как правило, вполне достаточно.
Буферная часть предназначена для не самых важных дел и должна длиться от получаса до одного часа 1–2 раза в день. Общая ее длительность зависит от того, сколько времени вам нужно для просмотра электронной почты, ответа на звонки и решения текущих вопросов.
Рекреационная часть предотвращает переработку и дает вам возможность правильно распорядиться свободным временем. Это три часа, которые должны быть запланированы раз в неделю после того, как все остальное уже работает на вас. Рекомендуем планировать свободное время раз в месяц до того момента, пока вы не поймете, что правильно выстроили процесс и сами продуктивно работаете. Возможно, придется добавить и другие категории времени для иных важных действий.
Образец рабочей недели
Чтобы научиться эффективнее распределять свое время, полезно разработать модель высокопродуктивной недели. В рамках упражнения вы создадите образец рабочей недели, распределяя время для самых важных действий. Это позволит вам приблизиться к успеху. Сначала вы создадите образец, который поможет работать наиболее эффективно, а затем внесете корректировки, связанные с текущим графиком.
Создание образца рабочей недели не ставит целью полностью избавиться от «маловажных» действий. Это было бы не совсем правильно. Лучше грамотно организовать время для самых важных действий – тех, которые впоследствии принесут наибольшую отдачу. Если у вас уже есть 12-недельный план, то «самые важные» действия в нем указаны.
Распределите время. Начните со стратегической части, затем выделите буферную, потом перейдите к рекреационной. Укажите и остальные важные действия, которые вы должны совершить в течение недели.
Итак, начнем. Используя шаблон из табл. 17.1, выполните следующие пять шагов:
1. Выделите 15 минут утром в понедельник на рассмотрение результатов предыдущей недели и составление плана на текущую.
2. Запланируйте трехчасовую стратегическую часть.
3. Запланируйте одну-две буферные части на каждый день недели. Первая буферная часть обычно планируется на утро, вторая – на конец рабочего дня (например, 11:00–12:00 и 16:00–17:00), за исключением выходных. Помните, что длительность «буферного» времени зависит от индивидуальных потребностей и рабочей загрузки.
4. Запланируйте рекреационную часть.
5. Добавьте другие важные действия:
а) встречи с клиентами и прочие возможные встречи;
б) регулярные совещания;
в) маркетинг и продажи;
г) планирование;
д) необходимые административные и операционные задачи;
е) подготовка к встрече с клиентами и их обслуживание;
ж) работа над проектами;
з) деловые обеды;
и) индивидуальные тренинги с сотрудниками;
к) решение личных вопросов.
Таблица 17.1
Образец рабочей недели
Вначале вам может показаться, что в неделе очень мало времени. Может, и так. Но если вы сделали упражнение правильно, то заметите, что самые важные действия уже учтены. Запланированные пункты – инструменты для достижения вашей цели и перевода бизнеса на новый уровень. Очень важно, чтобы вы составили работоспособный план на бумаге, перед тем как его выполнять. Если он не будет грамотным на бумаге, то не будет реализуемым на практике.
Все происходит во времени. Если вы не контролируете его, то не сможете управлять результатами. Личная эффективность зависит от целенаправленных действий.
Планирование в соответствии с системой «Время действия»
Ниже даны предложения по планированию эффективного использования стратегической и буферной частей.
Стратегическая часть – образец плана, 3 часа
• Вернитесь к своему видению будущего: 5–10 минут. Оцените прогресс: хорошо ли вы продвигаетесь к поставленной цели?
• Пересмотрите 12-недельный план: 10–15 минут. Изучите оценку своей эффективности, соответствие результатов своим целям. Проверьте результаты еженедельных измерений эффективности, включая параметры действий и результатов. Продуктивно ли вы работаете? Если нет, что нужно изменить на следующей неделе, чтобы повысить результаты?
• Рассмотрите ошибки, допущенные во время работы: 10–20 минут. Были ли они? Если да, то в чем их причина? Нужно ли скорректировать план или просто лучше работать?
• Проработайте план действий: 2–2,5 часа. За это время вы сможете согласовать свои действия с 12-недельным планом.
• Другие примеры действий стратегической части:
– прочтите книгу;
– займитесь онлайн-обучением;
– составьте план на следующие 12 недель (как правило, на 12–13-й неделе).
Буферная часть – образец плана, 30–60 минут
• Просмотрите электронную почту и ответьте на письма.
• Проверьте голосовую почту и ответьте при необходимости.
• Сделайте необходимые звонки.
• Изучите список того, что вам нужно сделать.
• Проведите краткие совещания с сотрудниками, чтобы ответить на их вопросы или запланировать их дальнейшие действия.
• Проверьте, какие дела уже закончены, и запишите, что осталось сделать.
