Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
Да и тебе в старости я буду опора. Когда вырасту большой, то буду тебя кормить и в обиду никому не дам, а помрешь, стану за упокой души молить, все равно как за мамку Пелагею. Приезжай, милый дедушка, Христом богом тебя молю, возьми меня отседа, а то помру совсем. Остаюсь твой внук Иван Жуков.
Это и есть наш «ремейк» — письмо, полностью построенное от общего к частному. Судите сами. Сначала из заглавной фразы письма мы узнаем, что Ваньку нужно забрать в деревню. Затем заглавные фразы «ветвей» объясняют почему: в городе Ванька только страдает, а в деревне станет для деда источником радости. Далее заглавные фразы абзацев сообщают, от чего именно страдает Ванька и чему будет радоваться дед. Наконец, из самих абзацев становится ясно, кто, когда и чем бил Ваньку и на каких «рабочих местах» он готов потрудиться.
На каком бы шаге получатель нашего письма ни остановился, он всегда будет иметь целостное представление о ситуации. Следующие шаги будут только детализировать это представление, но не будут изменять сути. А это значит, что нам больше не страшно, что наше письмо не дочитают до конца!
На тренингах я постоянно слышу опасения, что письмо не прочтут полностью. Кажется, это должно быть обидно — зря, что ли, старались? Но по большому счету наша цель не в том, чтобы письмо прочитали от корки до корки. Нам важно, чтобы нас поняли и сделали все по-нашему. Допустим, адресат прочел первый абзац, все понял, все сделал и дальше читать не стал. Разве же это плохо? Мы получили чего хотели, адресат сэкономил время — и все довольны. А древовидная структура как раз способствует такому результату.
Если адресат «ремейка» прочтет только первый абзац, он поймет следующее:
И пишу тебе письмо попросить забрать меня из города домой на деревню.
В городе я только зазря муки терплю, а на деревне ты на меня, дедушка, век не нарадуешься.
Если он пробежит глазами первые предложения остальных абзацев, он будет знать еще больше:
И пишу тебе письмо попросить забрать меня из города домой на деревню.
В городе я только зазря муки терплю, а на деревне ты на меня, дедушка, век не нарадуешься.
Городские хозяева колотят меня так, что прям смерть.
Обижают меня здесь так, что нету никакой возможности.
Условия для житья — хуже собачьих.
А на деревне я уж буду первый работник.
Да и тебе в старости я буду опора.
Этого будет уже достаточно, чтобы принять решение — или по крайней мере задуматься о нем.
Как показать структуру
«Погодите, — обычно говорит мне группа, — мы не можем использовать в письме и жирный шрифт, и наклонный, и подчеркнутый, и обычный! Это же будет калейдоскоп, а не письмо!» Действительно, не можем. Но, к счастью, этого и не нужно.
Пока мы изучали принцип дерева, нам важно было понимать, где заканчивается заглавная фраза письма и начинаются заглавные фразы ветвей. Поэтому мы использовали для заглавной фразы письма жирный шрифт, а для заглавных фраз ветвей подчеркивание.
В реальности же адресату вовсе не обязательно различать эти два уровня «заглавности». Для него оба уровня — просто суть письма, и всю эту суть мы можем выделить одинаково, жирным шрифтом. Собственно, так и сделано в тексте «ремейка» из самого начала главы:
Милый дедушка, Константин Макарыч!
И пишу тебе письмо попросить забрать меня из города домой на деревню. В городе я только зазря муки терплю, а на деревне ты на меня, дедушка, век не нарадуешься.
Городские хозяева колотят меня так, что прям смерть. Только вчерась была выволочка. Хозяин выволок меня за волосья на двор и отчесал шпандырем за то, что я качал ихнего ребятенка в люльке и по нечаянности заснул. А намедни колодкой по голове ударил, так что упал и насилу очухался.
Обижают меня здесь так, что нету никакой возможности. Подмастерья надо мной насмехаются, посылают в кабак за водкой и велят красть у хозяев огурцы. А на неделе хозяйка велела мне почистить селедку, а я начал с хвоста, а она взяла селедку и ейной мордой начала меня в харю тыкать.
Условия для житья — хуже собачьих. Еды нету никакой. Утром дают хлеба, в обед каши и к вечеру тоже хлеба, а чтоб чаю или щей, то хозяева сами трескают. А спать мне велят в сенях, а когда ребятенок ихний плачет, я вовсе не сплю, а качаю люльку.
А на деревне я уж буду первый работник. Я буду тебе табак тереть. А ежели думаешь, должности мне нету, то я Христа ради попрошусь к приказчику сапоги чистить али заместо Федьки в подпаски пойду.
Да и тебе в старости я буду опора. Когда вырасту большой, то буду тебя кормить и в обиду никому не дам, а помрешь, стану за упокой души молить, все равно как за мамку Пелагею. Приезжай, милый дедушка, Христом богом тебя молю, возьми меня отседа, а то помру совсем. Остаюсь твой внук Иван Жуков.
Как выращивать деревья
«Мысли мощные, — написал мне один из первых читателей книги, — только непонятно, как воплощать их в жизнь. С какого конца браться — сверху или снизу? Сначала писать «курсивные» фразы, потом объединять их в «подчеркнутые», а потом придумывать «жирную»? Или начинать с «жирной», потом расшифровывать ее «подчерк нутыми», а потом переходить к «курсивным»? Как правильно?»
Прежде чем писать письмо, нужно понять, что мы хотим этим письмом сказать адресату. Поэтому начинать всегда лучше с «жирной», заглавной фразы письма — «Прошу забрать меня домой на деревню». А дальше наш выбор зависит от багажа фактов.
Возможны два варианта:
1) вы еще не систематизировали факты, которые хотите изложить в письме;
2) вы уже знаете, какими фактами будете подкреплять свое мнение.
Вариант 1 — сверху внизЕсли мы пишем с чистого листа и фактов в поддержку своей идеи пока не собирали, удобнее спускаться по дереву вниз. Задаем себе вопрос, почему нужно забрать Ваньку в деревню, и отвечаем на него двумя-тремя краткими утверждениями: «Потому что в городе Ванька только мучается, а в деревне будет полезен деду». Получаем «подчеркнутые» фразы — заглавные фразы ветвей дерева.
Теперь нужно решить, о каких мучениях и о какой пользе пойдет речь — в целом, без мелких деталей. Ванька мучается, поскольку его колотят, обижают и содержат в плохих условиях. Деда он порадует, поскольку сможет зарабатывать и заботиться. Так мы получаем «курсивные» — заглавные фразы абзацев.
Когда эти фразы готовы, остается «обрастить» их фактами. Вспомнить, кто, когда, чем и за что колотил Ваньку. Составить список оскорблений. Подобрать примеры плохих условий проживания — ну и так далее. Дерево подскажет нам, какие именно данные нужно найти, чтобы «подпереть» главную мысль письма.
Вариант 2 — снизу вверхЕсли вместо чистого листа перед нами готовый набор фактов, то удобнее подниматься по дереву вверх. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»
Ваньку отчесали шпандырем и ударили по голове колодкой — стало быть, в городе его бьют. Ему «тычут в харю селедкой», насмехаются — иными словами, обижают. Ванька не может спать, не ест как следует — то есть живет в плохих условиях. Так мы постепенно формулируем «курсивные» фразы — заглавные фразы абзацев.
Когда все такие фразы готовы, мы смотрим, сколько их набралось. Если две-три, то дерево можно считать законченным. Если больше, то возникает вопрос, нельзя ли их как-то сгруппировать. Ваньку колотят, обижают и содержат в плохих условиях — все это говорит, что в городе он мучается. Ванька готов зарабатывать и заботиться — то есть он может приносить пользу. Появляется еще один, «подчеркнутый» уровень — уровень заглавных фраз ветвей дерева. И опять мы получаем готовое дерево, которое нужно только «перевести» в текст.
Деревья для убеждающих писем
Безусловно, Чехов великий писатель, но письмо Ваньки — это все-таки не образец деловой переписки. Поэтому возьмем более реальный пример и вновь попробуем убедить адресата. Вы бы хотели летать в командировки исключительно бизнес-классом? И правильно. Потому что для компании это не только не разорительно, но даже, наоборот, очень выгодно. Судите сами.
Ряды кресел в экономическом классе расположены очень близко друг к другу. Из-за этого там практически невозможно работать с ноутбуком или бумагами. Экономический класс предполагает отсутствие комфорта, поэтому сотрудники прилетают в командировку усталыми. Они не могут сразу с самолета ехать на встречу с заказчиками и контрагентами, и наша организация вынуждена оплачивать им гостиницу для отдыха. В салоне бизнес-класса между рядами кресел достаточно места, что дает возможность работать с бумагами или на ноутбуке. Кроме того, там есть возможность подключения к Интернету, а значит, можно получать необходимую для работы информацию из офиса и прямо во время полета выполнять какие-то рабочие задачи. Билет бизнес-класса дороже билета экономического класса, но зато после перелета сотруднику не потребуется отдых в гостинице и он может немедленно ехать на встречу с клиентом. Благодаря этому компания оплачивает меньше ночей в гостинице. Также за перелет бизнес-классом авиакомпании начисляют в три раза больше бонусных миль, чем за перелет экономическим классом. Дополнительные мили можно использовать для частичной оплаты стоимости проживания командированных сотрудников в гостинице или авиабилетов. Наконец, бизнес-классом летают руководители компаний — потенциальных клиентов. В полете с ними можно завязать полезные контакты.
