KnigaRead.com/
KnigaRead.com » Проза » Современная проза » Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

На нашем сайте KnigaRead.com Вы можете абсолютно бесплатно читать книгу онлайн Саша Карепина, "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты" бесплатно, без регистрации.
Перейти на страницу:

Старичок записывается в близкие и знакомые, подчеркнув свое сходство, общность с адресатом, — и мы в своих письмах можем последовать его примеру. Если уж между ним и профессором нашлось сходство, то и нас с получателями наших писем, скорее всего, что-нибудь да роднит. Мы участвовали в одних и тех же проектах, читали одни и те же статьи, встречались на одной выставке — а значит, уже не чужие.


Главное — найти точки соприкосновения, а потом придумать, как с этих точек вырулить на предмет разговора.

Допустим, мы предлагаем свою новую продукцию одному из существующих клиентов. Он уже столько у нас купил — какие же мы чужие? Стоит ему об этом сказать:

Вы один из самых давних наших клиентов, поэтому именно Вам мы решили в первую очередь предложить…

Еще пример: нам нужно обсудить с начальником вопрос нашего дальнейшего карьерного роста. Под крылом этого человека мы трудимся уже давно, это нас связывает — и об этом можно напомнить:

Под Вашим руководством я вырос в компании АВС от рядового курьера до менеджера регионального отдела службы доставки. Поэтому именно с Вами я хотел бы обсудить возможности своего дальнейшего профессионального роста.

А теперь возьмем случай, когда никакого реального «родства» между нами и адресатом нет. Например, адресат просто посетил наш стенд на выставке «Сантехническое оборудование-2010» и между делом оставил визитку. Не бог весть какая связь, но и ее можно использовать:

Учитывая интерес, который Вы проявили к нашей продукции на выставке «Сантехническое оборудование-2010», мы хотели бы пригласить Вас…

Проявил интерес — значит, уже свой, а свои обычно принимают приглашения…

Стараемся понравиться

Хорошо, с влиятельными и близкими все ясно. А как можно записаться в ряды тех, кто нравится? Вспомним опять послание к соседу-профессору. Написавший его помещик-энтузиаст не только подчеркивает «родство душ» с адресатом письма — он еще и непрерывно отвешивает комплименты. Профессор у него и «драгоценный соседушка», и «жрец науки», а его «знаменитое имя и звание… увенчанное ореолом популярной славы, лаврами, кимвалами, орденами, лентами и аттестатами» ни больше ни меньше как «гремит как гром и молния по всем частям вселенного мира сего видимого и невидимого т. е. подлунного».

Невольно вспоминается басня Крылова «Ворона и лисица»: «Плутовка к дереву на цыпочках подходит; вертит хвостом, с Вороны глаз не сводит и говорит так сладко, чуть дыша: «Голубушка, как хороша! Ну что за шейка, что за глазки! Рассказывать, так, право, сказки. Какие перышки! какой носок!..»»

Можно по-разному относиться к комплиментам, называть их бессовестной лестью, но адресат под их действием частенько роняет вожделенный сыр прямо нам в руки, а значит, не стоит сбрасывать этот прием со счетов. Как ни крути, а комплименты — это один из самых простых способов понравиться, а следовательно, их стоит использовать в деловой переписке.


Собственно, комплименты мы уже использовали: письмо директору горно-обогатительного комбината из второй главы этой книги начинается как раз с них:

Уважаемый Павел Иванович!

Ваше предприятие — одно из крупнейших в крае, и Вы, как его руководитель, входите в деловую элиту нашего региона…

Естественно, подразумевается, что эти комплименты правдивы и мы действительно пишем руководителю предприятия-лидера, а не «начальнику водокачки». Хвалить нужно за реальные заслуги. И вот тут порой начинаются сложности. Участники тренинга иногда возражают мне: «И сколько

раз можно сказать директору, что его предприятие крупнейшее, а он сам — деловая элита? Ну раз, ну два, а потом комплимент примелькается, а других достижений у него нет…»

К счастью, достижения есть всегда, просто они не обязательно эпохальные. Адресат выступил в телепередаче? Отличный повод для комплимента. У него вышла статья или книга? Еще лучше. Его предприятие получило Государственную премию? Совсем хорошо. Тем более что такие разовые достижения позволяют нам разнообразить свои попытки понравиться: вместо того чтобы просто хвалить, мы можем поздравить.

Допустим, мы узнаем, что компания адресата победила в правительственном конкурсе грантов на развитие экономики Севера, — и тут же используем это для лид-абзаца:

Позвольте от души поздравить коллектив Вашего предприятия с получением государственного финансирования по программе развития экономики Севера и предложить содействие в этом масштабном проекте…

Читатель нашего письма видит, что его работа нам интересна, мы отмечаем его достижения, — и начинает испытывать к нам симпатию. Чего мы, собственно, и добивались.

Убеждаем, что пропадем без адресата

Итак, можно понравиться, расточая комплименты. А можно попробовать растопить сердце читателя письма и вызвать у него гордое чувство собственной незаменимости. Вот мы с вами уже, кажется, изучили вдоль и поперек письмо Ваньки Жукова, а между тем в нем кроется еще один полезный для нас прием. Помните, что пишет Ванька деду после поздравлений и пожеланий?

Милый дедушка, Константин Макарыч! ‹…› Нету у меня ни отца, ни маменьки, только ты у меня один остался.

Вот вам и явное указание, что Ванька пропадет без деда, — и еще один вариант лид-абзаца в классическом виде.


Мы в своих письмах тоже можем последовать Ванькиному примеру. Допустим, нам снова нужно попросить у горнообогатительного комбината денег на благотворительность, а комплимент про деловую элиту уже использован. К тому же мы опасаемся, что на этот раз нам откажут: кризис на дворе, какая там помощь! В таком случае можно разыграть карту незаменимости адресата.

Только такому эффективному предприятию, как Ваше, под силу в тяжелых условиях кризиса оказывать помощь малообеспеченным слоям населения…

Попробуй теперь ответить, что у тебя нет денег, если тебя только что назвали самым эффективным как раз потому, что они у тебя есть! Впрочем, с «незаменимостью» можно и промахнуться. Представьте, что мы написали руководителю компании:

Поскольку только Вы решаете в компании вопросы выделения средств, мы решили обратиться к Вам с просьбой о финансировании проекта строительства Х…

Вместо того чтобы начать искать для нас деньги, руководитель, скорее всего, задумается о том, кто его «сдал». Про исключительность надо говорить так, чтобы это было приятно адресату, поэтому лучше остановиться на другом варианте:

На сегодняшний день в индустрии АВС только у Вас есть серьезный опыт масштабного строительства объектов инфраструктуры. Этот опыт позволяет Вам безошибочно оценить всю значимость проекта Х, поэтому именно к Вам мы решили обратиться с просьбой о…

Как отказать, когда на тебя все надежда? И вот уже адресат, понимая, что мы без него пропадем, ставит на письме нужную нам резолюцию…

Заинтересовываем и интригуем

И наконец, бывает, что получатель не ждет от нашего письма ничего хорошего. Без всякого энтузиазма он открывает письмо — и видит в нем то, что ожидал увидеть. Тоска… Какая уж тут пятая категория!

Другое дело, если письмо начинается неожиданно — как в юмореске Бориса Розина «Переписка жильцов с начальником ЖЭКа». Герои этой юморески жалуются во все возможные инстанции на протекающую в их доме трубу, а инстанции, как водится, не торопятся помогать. Когда первое, стандартное послание не помогает, жильцы пускаются, что называется, во все тяжкие:

Начальнику ЖЭКа от жильцов дома № 6. У нас в подвале из трубопровода течет вода. Просим принять меры.

Жильцам от начальника ЖЭКа. За последнее время наш ЖЭК добился больших успехов как в работе, так и после нее. Досрочно, в июле, залита водой хоккейная площадка. Заасфальтированы три новые песочницы. На Ваше письмо сообщаю: факты, изложенные в нем, подтвердились. Трубопровод действительно проходит по вашему подвалу, так как прокладывать его по чердаку экономически нецелесообразно.

Начальнику ЖЭКа от жильцов. В то время как многие страны мира испытывают недостаток в пресной воде, у нас в подвале ее уже по пояс. Требуем устранить течь.

Жильцам от начальника ЖЭКа. Рад Вашим успехам в создании искусственного пресноводного озера в нелегких подвальных условиях. Ваш дом объявлен заповедником и занесен в Красную книгу. В данный момент рассматривается вопрос о проведении в Вашем подвале чемпионата Европы по подводному плаванию.

От жильцов в Организацию Объединенных Наций. Извините, что пишем на отсыревшей бумаге, но наше дело — труба. Вот уже полгода, как она течет, вода размыла фундамент, дом находится на плаву, у многих жильцов началась морская болезнь. Просим созвать экстренное заседание Совета безопасности.

Перейти на страницу:
Прокомментировать
Подтвердите что вы не робот:*