Дэвид Ален - Getting Things Done
Приложения для упрощения мозгового штурма. Для упрощения мозгового штурма было разработано несколько приложений. Например, «Вдохновение» («Inspiration»), основанное на применениях техники карт памяти Тони Бьюзана (Tony Buzan). У этого приложения было несколько плюсов, но я все-таки предпочитаю использовать бумагу и ручку для менее формального и более быстрого процесса.
Проблема оцифровывания результатов мозгового штурма состоит в том, что на самом деле нам не надо оцифровывать их в таком виде, в котором они рождаются во время этого самого штурма – критичны выводы, которые мы делаем на основе этих сырых идей. Высокотехнологичные инструменты для мозгового штурма, такие как электронная доска и цифровой планшет, скорее всего не будут так полезны, как предполагают их производители. Нам надо фиксировать не столько творческий поток, сколько структуры, которые мы возводим на его основе. Между сбором и обработкой и организацией есть существенная разница, поэтому для этих процессов и используются разные инструменты. Вы можете сваливать сырые идеи и вордовский файл.
Приложения для планирования проектов. Как я уже отмечал, большая часть приложений, предназначенных для упрощения проектного планирования требуют слишком большой тщательности и скрупулезности, которые в большинстве наших проектов вовсе не нужны. На протяжении многих лет я видел, как эти программы пробовали и отвергали, а не использовали как полезный инструмент. Они используются только в том случае, если были разработаны на заказ и удовлетворяют весьма специфичным требованиям того или иного производства или организации.
Я предполагаю, что в ближайшие годы появятся менее структурированные и более функциональные приложения, основанные на методах естественного планирования. А пока, пользуйтесь каким-нибудь простым и хорошим планировщиком.
Использование сопутствующих электронных заметокЕсли вы пользуетесь электронным ежедневником, вы можете делать сопутствующие плану отметки в поле для заметок, предусмотренном для каждого дня. Если сам проект у вас представляет собой пункт в списке в наладоннике или задачу в Microsoft Outlook, вы можете открыть сопутствующую секцию «Заметки» и записывать туда идеи, детали и подкомпоненты проекта. Только убедитесь, что не забудете потом просмотреть приложение, иначе все без толку.
Как все это можно реально применить?Ваш список проектов, также как и ваш список следующих конкретных действий должен быть адекватен моменту. Если это так, выделите время (от одного до трех часов), чтобы проработать «вертикальное» направление каждого из проектов.
В самом крайнем случае выберите наиболее важные или наиболее интересные вам проекты и проделайте некоторый сбор и организацию по ним, используя те инструменты, которые вам больше подходят.
Сконцентрируйтесь на каждом по очереди, сверху вниз. Когда вы это проделываете, задайтесь вопросом: «Что именно по этому проекту мне надо знать, зафиксировать или запомнить?»
Наведите порядок на столе, создайте подходящие условия и принимайтесь за обдумывание проекта. И вы окажетесь далеко впереди многих.
Возможно, вы захотите нарисовать фрагмент карты памяти, охватывающий несколько мыслей и идей по проекту, выделить под неё папку или файлик. Возможно, у вас появятся какие-то простые списки, которые вы хотели бы прикрепить в качестве заметок в вашем электронном ежедневнике. Или же вы можете создать вордовский документ и записать идеи там.
Наша основная цель – сделать генерацию и фиксацию идей удобной. И приобрести привычку концентрироваться на намеченных результатах и незавершенных, подвешенных в воздух делах, прежде, чем вам придется это сделать помимо вашей воли.
Пусть наше заблаговременное беспокойство станет нашим заблаговременным продумыванием и планированием.
Уинстон.
Часть третья. Сила основных принципов
Глава 11. Сила привычки собирать
Во всех описанных в книге нехитрых техниках и моделях кроется гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд, ведь они предлагают систематизированный способ сохранения состояния кристально чистого сознания, гарантируют высокий уровень личной и профессиональной эффективности, а этого уже достаточно для того, чтобы начать этими методами пользоваться.
Работа в этом направлении выявила некоторые существенные закономерностям. В следующих трех главах я собрал опыт, приобретенный мной за последние двадцать лет, опыт более изящных и исчерпывающих результатов, нежели те, которых можно добиться, применяя основную методику.
Когда люди замечают, что вы легко и непринужденное управляетесь и организуете ваши общие с ними дела, соглашения и проекты, они начинают иначе смотреть на вас, начинают доверять вам совсем по-другому. Это и есть магия умения работать с «разным» и с неоконченными делами, которыми полна наша жизнь, магия, способствующая установлению психологического комфорта, повышению ваших коммуникативных воздействий, как личных, так и профессиональных.
Личная выгодаКак мне пришло в голову заняться сбором и сортировкой? Многие жалуются, что все просто ужасно, а сами чувствуют себя совсем неплохо. Как такое может быть?
Если вы прошли стадию сбора полностью, то вам наверняка знакома некоторая нервозность, неизменно возникающая в процессе. Описания типа «непреодолимое», «паника», «фрустрация», «утомление» и «отвращение» – вот что я слышу, когда я начинаю спрашивать слушателей моих семинаров по поводу их ощущений в процессе сбора. Итак, вы собрали стопку документов и разного рода дел. Есть ли в этой стопке что-то, что вы некогда отложили? Если есть, у вас появляется, связанное с этим чувство вины – «Я мог бы, должен был сделать это и раньше, и сейчас все уже было бы готово».
С другой стороны, испытывали ли вы облегчение и ощущение контроля над ситуацией после того, как расквитаетесь, разберете неоконченные дела? Большинство отвечают утвердительно. Как это происходит? Абсолютно противоположные эмоции, вызываемые одним и тем же процессом – раздражительность и облегчение, завал и ощущение контроля. В чем же дело?
Когда вы вскроете первопричину негативных эмоции, вы обнаружите и способ избавиться от неё, как это случилось со мной. Если же вы начали испытывать удовольствие от этого процесса, значит вы на верном пути – вы сами уменьшаете негатив.
Источник негативных эмоцийОтчего появляются негативные эмоции? От того, что надо слишком много сделать? Нет, дел всегда слишком много. Если бы вы чувствовали дискомфорт только потому, что у вас гораздо больше задач, чем вы могли бы решить, это чувство никогда не покидало бы вас. Безумное количество дел – это вовсе не причина. Причина кроется в другом.
Как вы себя чувствуете, если кто-то вас подводит? Например, вы договорились о встрече на среду на 16:00, но никто не пришел и даже не позвонил. Что вы чувствуете? Я полагаю, вы недовольны. Цена, которую приходится платить за нарушенные обещания – это утрата доверия, на котором строятся.
Но что это за дела в вашей корзинке с приходящей информацией? Договоры, которые вы заключили с самим собой. Ваш дискомфорт – это результат нарушения этих договоров – а это симптомы подорванного доверия себе. Если вы решаете набросать черновой план и не делаете этого, вы чувствуете себя не очень. Или, например, обещаете себе самоорганизоваться и не делаете этого – а результат – недовольство и чувство вины. Решили провести побольше времени с детьми и не сложилось – вот и пожалуйста! Нервозность, тяжесть на душе.
Нервозность и чувство вины появляются не оттого, что у вас слишком много работы, это просто результат нарушения уговора с собой.
Как предотвратить невыполненные обещания себе?Если негативные эмоции суть результат невыполненных обещаний, то вы можете пойти по одному их трех предлагаемых путей, чтобы предотвратить нежелательные последствия:
§ Не давайте обещаний
§ Выполняйте обещания
§ Пересматривайте обещания
Все это годится для того, чтобы избавиться от неприятных ощущений.
Не давайте обещаний
Клёво наверное, взять стопку старых документов, решить для себя, что они на фиг не нужны и все их скопом тут же выкинуть. Один из способов разбираться с неоконченными делами – это говорить «нет»!
Вы поднимитесь сами, если занизите свои стандарты. Если вас не заботят вещи, находящиеся ниже определенного уровня – уровня, где находятся ваши родительские обязанности, система образования, корпоративная мораль, коды программ – значит и головной боли меньше.[14]
Однако я сомневаюсь, что вы станете занижать планку. Но, поняв однажды, что это такое, впоследствие вы будете давать меньше обещаний. Я знаю это наверняка потому, что я прошел через это. Я давал обещания направо и налево просто для того, чтобы получить одобрение окружающих. Когда же я осознал цену, которую мне придется платить за каждое несдержанное обещание, я стал задумываться о тех обещаниях, которые я уже дал. Один страховой агент, с которым мне случилось работать, описывает преимущества внедрения этой системы так: «Раньше я просто говорил всем и каждому „ОК, я это сделаю“, потому что не понимал, как много мне придется сделать. Сейчас, когда у меня есть полный перечень предстоящих мне задач, я все чаще вынужден говорить: „Извините, не могу“. Удивительное дело, вместо того, чтобы расстраиваться из-за отказа, все удивляются моей дисциплинированности!»
