Питер Брегман - Правило четырех секунд. Остановись. Подумай. Сделай
Но такой подход становится серьезной проблемой. Если мы не контролируем свои привычки, связанные с электронной почтой, электронная почта начинает контролировать нас. Все мои знакомые жалуются на избыток писем. Они падают в ящик без остановки. И мы, точно одержимые, непрестанно проверяем почту, отвлекаясь на деловой встрече, во время разговора, занимаясь своими делами.
Проблема не только в обилии писем, но и в том, что мы неэффективно с ними обращаемся. Каждый раз, когда мы на ходу проверяем почту, мы теряем время на то, чтобы вытащить телефон, загрузить новые сообщения, прочитать их, не отвечая, а затем перечитать те, на которые не ответили в прошлый раз. Позже, оказавшись за компьютером, мы снова все это перечитываем.
Неэффективный подход к работе с почтой действует на нас раздражающе. Согласно американской газете USA Today, число судебных исков, поданных служащими, которые заявляют о несанкционированной сверхурочной работе, выросло с 2008 года на 32 процента. Основная причина? Электронная почта на девайсах вроде смартфонов нарушает неприкосновенность личного времени{12}.
Решение, я полагаю, подсказывает эксперимент, который я провел после своего недельного отпуска. Вместо того чтобы постоянно проверять новые сообщения с разнообразных девайсов, определите для электронной почты конкретное время в течение дня – в тот период, когда вы за компьютером. Все оставшееся время свободно от электронных писем.
Гораздо эффективнее отвечать сразу на массу сообщений, находясь за компьютером. Мы действуем быстрее, нужные файлы у нас под рукой, нам легче обратиться к вспомогательным программам вроде электронного календаря. К тому же, усаживаясь с единственной целью обработать почту, мы встречаемся с задачей лицом к лицу. Сосредоточенность и целеустремленность возрастают, мы не тратим время, переключаясь с одного дела на другое.
Я обрабатываю свою почту трижды в день по тридцать минут: один раз утром, один раз днем и один раз перед тем, как выключить компьютер. Я завожу таймер и, когда он прозвенит, закрываю почту. Вне запланированных периодов работы с почтой я не проверяю новые сообщения ни с одного девайса – до тех пор, пока не придет время очередной e-mail-сессии. И я больше не использую телефон для получения писем – кроме тех случаев, когда весь день далеко от компьютера.
Электронная почта – наглядное воплощение принципа, который я называю «действие – бездействие». Когда вы обрабатываете входящие сообщения, погружайтесь в это занятие полностью, отложите все остальные дела. В остальное время держитесь от электронного ящика как можно дальше. Если я чувствую порыв проверить почту – а это происходит часто, – я делаю глубокий вдох и концентрируюсь на той эмоции, которую испытываю. А затем сосредоточиваюсь на текущем занятии, даже если это всего лишь ожидание чего бы то ни было. Я позволяю своему сознанию расслабиться.
И вот что я выяснил: я ничего не упускаю.
Даже наоборот. Я ощущаю эффект присутствия в течение всего дня. Я сфокусирован на том, что происходит вокруг меня в любую минуту, – ни на что не отвлекаясь. Я слушаю внимательнее, замечаю еле уловимые реакции окружающих, которые иначе пропустил бы, и, пока мой ум свободно блуждает, у меня появляется больше новых идей. Я стал более продуктивным, чутким, творческим и счастливым.
Кроме того, я разбираюсь со своими входящими сообщениями быстрее, но сосредоточеннее, чем раньше. Я не допускаю промахов, характерных для спешки: не ставлю в копию ошибочные адреса, не отправляю письма прежде, чем успею их закончить, не допускаю в своих сообщениях каких-то неприятных для получателя фраз. Словом, я стал еще и эффективнее.
Но как быть, если кому-то требуется срочный ответ? Подобное беспокойство – явный пример попыток ложного рационализаторства, которое лишь усиливает нашу зависимость. Мой новый способ обработки электронной почты еще никого не привел в ярость. Я подозреваю, что никто даже не заметил моих мини-каникул, потому что отвечать на электронное письмо в течение нескольких часов совершенно нормально. А в редких случаях, когда людям требуется ответ в ближайшие минуты, они найдут меня другими способами: написав SMS или позвонив.
Электронная почта перестала быть для меня тяжким бременем. Я трачу на нее полтора часа в день, и этого времени мне как раз хватает. Вам может понадобиться больше или меньше времени – экспериментируйте, а затем внесите в свое расписание подходящие для этого временные отрезки.
Самое трудное – устоять перед желанием проверять почту в незапланированные для этого часы. Мой совет: если вас тянет проверить почту, проверьте лучше, что вы чувствуете. Что происходит в вашем сознании? Какие эмоции вы испытываете? Сделайте глубокий вдох и расслабьтесь, наслаждаясь моментом, когда вас ничто не отвлекает.
Посреди суматошного рабочего дня на какую-то минуту вы вдруг почувствуете себя как на каникулах.
Чтобы увеличить свою продуктивность, просматривайте почту лишь несколько раз в день. Как только возникает порыв проверить входящие сообщения, сделайте глубокий вдох и проверьте свои эмоции.
49
Анти-PowerPoint правило
Пусть деловые встречи будут неформальными
«Встреча прошла ужасно. Скучно было не только мне, но и всем вокруг. Они были в отключке. Я полный ноль в проведении таких встреч. Но они так важны. Нужно совершенствоваться. Я должен найти способ получше».
Я сделал эту дневниковую запись около семи лет назад. До сих пор помню ту встречу – она наконец заставила меня изменить подход к подобным мероприятиям. Кроме меня, во встрече участвовали человек десять: CEO и его непосредственные подчиненные. Мы устроили двухдневную выездную встречу в отеле, чтобы ничто нас не отвлекало. Мы рассчитывали обсудить и утвердить стратегию работы компании на следующий год.
Я готовился скрупулезно. Увиделся один на один с каждым участником будущей встречи, попросил их поделиться соображениями насчет стратегии и предполагаемыми препятствиями к ее успешному воплощению в жизнь. На основе этих мнений я составил план встречи на два дня и попросил каждого участника подготовить в PowerPoint презентацию, описывающую их область.
Результат? Когда кто-то один представлял свою стратегию, все остальные делали одно из двух: уходили в себя или искали в презентации изъяны.
Большинство презентаций вызывают именно такую реакцию, потому что они тщательно подготовлены, отшлифованы, призваны удовлетворить аудиторию, равно как и создать ощущение, что оратор знает, о чем говорит. Слушатели уходят в себя, потому что от них ничего не требуется. Либо ищут изъяны, поскольку, раз уж они не ушли в себя, нет ничего интереснее поиска недостатков, когда кто-то пытается доказать, что недостатков нет.
Итак, в течение семи последующих лет я экспериментировал с форматами деловых встреч. Я давал задания для укрепления командного духа; я держался в передней части комнаты на протяжении всей встречи; я вообще не принимал участия в собрании; я обучал важнейшим умениям вроде навыков коммуникации и способности к командной работе; я просил CEO провести встречу; я полностью исключал CEO из собрания – и еще десятки других манипуляций.
Со временем мне удалось выявить единственный фактор, который определяет разницу между удачной встречей и неудачной: PowerPoint. В наиболее удавшихся встречах не было и намека на использование этой программы.
Презентации с участием PowerPoint неизбежно превращаются в монологи. Фокус – на готовые ответы, и все присутствующие пялятся в экран. Но встреча должна быть общением сторон, когда акцент сделан на вопросы, а не ответы, а присутствующие смотрят друг на друга. Знаю, это прозвучит странно, но я обнаружил, что даже гул проектора препятствует диалогу.
Деловые встречи становятся непомерно дорогим мероприятием, когда в комнате одновременно оказывается несколько высокооплачиваемых персон. Такие собрания нужно использовать для того, чтобы как следует разобраться с актуальными вопросами, а не отчитываться о том, как идут дела.
Попробуйте следующее. Вместо того чтобы готовить четкую, хорошо продуманную (и скучную) презентацию в PowerPoint, попытайтесь провести неформальную дискуссию с использованием флипчартов – чтобы записывать важные мысли, подводить итоги, фиксировать исполнителей и сроки.
Предусмотрите время в конце встречи, чтобы определить, как распространить одобренные идеи среди других сотрудников компании. Я всегда удивляюсь, сколько противоречий и разногласий возникает, когда до этого доходит дело.
Конечно, есть масса других составляющих успешной деловой встречи. Но следование правилу анти-PowerPoint оказывает самое лучшее влияние, поскольку концентрирует энергию на том, на чем она и должна сосредоточиваться: на совместном решении проблем.
