Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках
5.1. Функции контроля
Последней функцией во внешнем кольце круга самоменеджмента является контроль. Многие специалисты видят в нем основную деятельность менеджера.
Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Вы выявляете, были ли достигнуты поставленные цели, и вносите необходимые коррективы.
Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением.
Контролируйте регулярно реализацию своих временных планов!
На менее удачных результатах и возникающих ошибках вы можете только поучиться: таким образом вы набираетесь опыта. Контроль, кроме того, способствует повышению мотивации труда (ощущение успеха) и задает импульсы для новой постановки вопросов и проблем.
Контроль как функция самоменеджмента охватывает три задачи:
- Осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
- Сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель? Какие имеют место отклонения?
- Корректировка по установленным отклонениям. Время, продолжительность и регулярность контроля в определяющей степени зависят от исполняемых задач и поставленной цели.
В этой связи следует различать:
- контроль процесса и осуществляемой деятельности;
- контроль результатов (целевой контроль).
5.2. Контроль процесса
Регулярно, через равные промежутки времени проверяйте свои планы и организацию труда.
Постоянно в течение дня задавайте себе, например, такие вопросы:
- выполняете ли вы действительно необходимые задачи?
- подходите ли вы к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью? О справляетесь ли вы с запланированными задачами в установленное время?
- перепоручаете ли вы в достаточном объеме дела, в том числе и срочные?
- собираете ли вы в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.п.?
- используете ли вы все другие возможности рационализации и разгрузки?
- ведете ли борьбу с «помехами» и «поглотителями времени»!
Регулярно анализируйте свою деятельность и свое время и составляйте листок дневных «помех», чтобы контролировать и совершенствовать свою рабочую методику (см. формуляры в начальной главе).
Полученный в результате этого опыт поможет вам выявить «поглотителей времени», вредные привычки (длительные телефонные разговоры, ненужную отчетность, лишние или слишком продолжительные совещания, неприятные отвлечения от работы, слишком большой объем представительской деятельности, неверные приоритеты, недостаточное делегирование дел) и принять соответствующие контрмеры. Для подобных письменных протоколов нет альтернативы. Уже сам факт сознательного записывания действует как средство самовоспитания.
Анализ деятельности и времени как процесс контроляАнализ деятельности и времени в рамках контроля как функции самоменеджмента означает сравнение фактического использования вашего времени в течение дня и недели с запланированным. Контроль деятельности и времени может осуществляться следующим способом.
Анализ видов деятельности и расхода времени План Ʃ, ч Факт Ʃ, ч Выигрыш в часах Задачи, которые вы исключаете, делегируете, переносите, рационализируете. 1. Запланированное время (целеустановка).Запишите, какие из важных задач (категория А) вы могли бы выполнять, если бы ежедневно имели на 1 час больше времени в своем распоряжении:
1. ________________________________
2. ________________________________
3. ________________________________
4. ________________________________
5. ________________________________
2. Восприятие фактического течения времени и деятельности.Фиксируйте в колонке «Фактическое состояние» всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.
Фактическое состояние Фактически затраченное время (ч, мин) Планируемое состояние Планируемое время (ч, мин) Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности День Неделя Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени День НеделяРегистрируйте сначала только виды деятельности и затраченное время, а затем исследуйте причины и детали.
3. Разработка планируемого состояния.Проанализируйте теперь каждый вид деятельности в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:
- Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
- Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
- Что произойдет, если эту деятельность осуществить в течение более короткого промежутка времени? Если не произойдет ничего или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно соответственно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки. Запишите эти меры по рационализации в графе «Планируемое состояние» и отведите для этого новое предусмотренное время.
4. Сравнение «план — факт» (контроль).Последним шагом попытайтесь определить:
- Насколько велика фактическая временная нагрузка?
- Сколько времени может быть сэкономлено?
- Какие меры по экономии времени необходимо предпринять?
- Как можно со смыслом использовать сэкономленное время?
Постоянно или по крайней мере через равные промежутки времени проверяйте свой трудовой процесс на предмет возможности разгрузки!
Анализ дневных «помех» как метод контроляКак и в результате анализа деятельности и времени, с помощью контроля и анализа текущих «помех» можно вскрыть дополнительные источники экономии времени. Здесь также наряду с отдельными видами деятельности и «помехами» следует зафиксировать возможности улучшения.
Факт План Время «от—до» Отдельные виды деятельности, во время которых вам мешают Вид «помех» (телефон, посетители) Продолжительность помех Возможности улучшения использования времениОпределите новые меры для улучшения вашего рабочего процесса (план) и сравните их затем с результатами реализации.
5.3. Контроль результатов
Основу и исходный пункт процесса самоменеджмента представляет собой намерение достичь поставленных целей в конце планового периода.
Без цели всякий результат труда является одинаково верным и неверным!
Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).
Поэтому осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.
- Что могло быть выполнено из задуманных задач / целей?
- Какие результаты были достигнуты?
- Что осталось несделанным и почему (установить причины, «помехи»)?
- Где было потеряно время (см. контроль процесса)?
- Какие можно сделать выводы для предварительного планирования следующего периода (дня, недели, месяца)?
Помните о том, что контроль, так же как и сама задача, должен быть запланирован и проведен своевременно, чтобы можно было произвести необходимые корректировки! Если же вы сможете лишь постфактум определить, что было неверно, то это ничего не даст для выполнения соответствующей задачи!
По комплексным рабочим задачам составляйте контрольный лист и фиксируйте даты (сроки) в своем дневнике времени!
Контрольный лист № Задача (цель) Дата, срок Планируемые показатели Фактические показатели Причины отклонений Исполнение5.4. Обзор истекшего дня (самоконтроль)
В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных задач, но и личную ситуацию.
