Сью Бишоп - Как делать все по-своему
Не уходите с собеседования, не предоставив всю важную и необходимую информацию о себе, которая может обеспечить вам получение желаемой работы. Если у вас не получается сделать это в ходе ответов на вопросы, воспользуйтесь возможностью сказать в конце собеседования, когда вас спрашивают: «Есть ли вам еще что добавить к нашему разговору?» — и заявите: «Да, но, прежде чем я это сделаю, я хотел(а) бы коротко вернуться к предыдущему вопросу…»
Если вам сообщают об окончании собеседования, но не говорят, каковы будут следующие шаги, и если вы по-настоящему хотите получить эту работу, вы можете сказать примерно так: «Кстати, миссис Смит, я должен еще две недели работать на предыдущем месте, но сразу после этого готов приступить к работе у вас». Это может показаться несколько прямолинейным, но в любом случае вам не повредят энтузиазм и желание вступить в организацию.
Презентации
В задачи данной книги не входит обсуждение внешней формы и структуры презентаций, но очень полезно уделить некоторое внимание способу поведения. Если вы не являетесь настоящим мастером писать в том же стиле и тоне, как вы говорите, чтение заранее написанного текста сделает ваше выступление слишком формальным и сухим. Оставайтесь самим собой, используйте тот же словарный запас и стиль речи, которые характерны для вас в обычном, неофициальном разговоре. Аудитория хочет убедиться в том, что она вам нравится, что вы ее понимаете.
Мы говорим короткими фразами, используя те слова, которые сами приходят нам на ум. Если вы запишете свои мысли и идеи, вы попытаетесь сформулировать их более правильно с грамматической точки зрения, — как если бы вы писали сочинение в надежде получить самую высокую оценку. Я старалась писать эту книгу в разговорной манере, насколько это было возможно, но тем не менее старалась не пренебрегать и правилами литературной речи, поскольку некоторые обороты, вполне уместные в разговоре, звучат чересчур фамильярно, когда видишь их напечатанными.
Хорошо прорепетируйте свое выступление на презентации, для большей уверенности возьмите с собой записи, но по возможности старайтесь говорить свободно со своими слушателями, стремитесь к естественности и непринужденности речи.
Оденьтесь соответственно случаю, выберите ту одежду, в которой вы чувствуете себя комфортно и которая придает вам уверенности. То, как вы выглядите — как вы чувствуете и воспринимаете себя, — на невербальном уровне оказывает влияние на вашу аудиторию, поскольку несет конкретное послание.
Надо знать свою аудиторию и помнить, что выбор слов должен соответствовать уровню знаний и опыту тех, кто придет вас слушать. Постарайтесь преодолеть нервное напряжение и состояние страха с помощью методов релаксации. Поймите, что нервничают абсолютно все и некоторое количество адреналина поможет сделать презентацию более яркой. Скажите себе, что вы справитесь с ситуацией, что бы там ни случилось.
Проводите презентацию энергично, с энтузиазмом. Меняйте темп речи и способ изложения, чтобы удержать интерес слушателей. Обогащайте (умеренно) свое выступление ассоциациями и анекдотами, это сделает презентацию более живой.
Всегда можно найти одного или двух человек в аудитории, с которыми вы попадаете в одну волну, и возникает соблазн установить прямой визуальный контакт только с ними. Конечно, поддержка слушателей всегда вдохновляет нас и вселяет уверенность, но все же вы должны уделять внимание всей аудитории. Старайтесь поддерживать визуальный контакт с максимально возможным количеством людей в аудитории.
Заканчивайте презентацию на высокой ноте, а затем предложите присутствующим задавать вопросы.
Теперь мы возвращаемся к содержанию предыдущей главы — общению с трудными людьми, — поскольку вопросы могут оказаться для вас весьма непростыми. К некоторым из них вы можете подготовиться, если заведомо хорошо знаете предмет своего выступления и аудиторию. Если вы знаете свой предмет вдоль и поперек, вы сможете ответить на квалифицированные вопросы, если содержание вопроса кажется вам сомнительным, не бойтесь возразить, высказать иную точку зрения.
Вы не должны волноваться и чувствовать, что вы что-то упустили в ходе выступления, если вам задают вопросы по существу! Очень важно, особенно если вы испытываете напряжение, внимательно выслушать сказанное, не пытаясь подставлять иной смысл или «угадывать» мысль человека, не опережайте того, кто задает вам вопрос, дослушайте до конца. Отвечайте коротко, четко и предельно конкретно, не проводите дополнительную презентацию.
Если это необходимо, возьмите время на обдумывание ответа, вернувшись несколько назад, как бы уточняя общий контекст, например: «Это очень значимый момент, позвольте мне показать, что я представил его достаточно полно. Знаете ли вы, что?..»
Не давайте поймать вас в ловушку общения с од-ним-единственным человеком в аудитории. Вы можете положить конец такому диалогу, сказав: «Очевидно, что нам двоим есть что сказать друг другу в связи с этой темой, может быть, мы продолжим разговор за чашкой кофе?»
Если вопрос подкосил вас — вы действительно не знаете, что сказать в ответ, — так и заявите. Скажите тому, кто задал вопрос, что вы постараетесь найти ответ и сообщить эти сведения ему или ей (и обязательно сделайте это!), или предложите направить ему или ей материал для прочтения по теме, который может оказаться полезным.
Если кто-то из присутствующих говорит и говорит, не задавая конкретных вопросов, вы можете сказать этому человеку: «Простите, что я перебиваю вас, но у нас довольно ограниченное время, а потому я попросил бы вас сформулировать суть вашего вопроса».
Если слушатель настроен откровенно враждебно, обращайтесь с ним как с обычным рассерженным человеком. Сразу же назовите вслух сам факт: «Я вижу, что вас это очень серьезно задело» или «Я вижу, что вы крайне обеспокоены этой проблемой» — то есть признайте право человека на враждебность как на обычное человеческое переживание. Дайте ему возможность высказаться, пока его гнев не ослабеет, затем вы сможете перейти к рациональному разговору на уровне фактов, а не мнений.
Прежде всего помните: вы должны контролировать ситуацию. Это ваша презентация, это ваша информация, вы контролируете темп разговора, вы можете менять направление дискуссии. Что бы ни случилось, вы можете с этим справиться.
Совещания и встречи
Совещания и встречи, независимо от того, проходят они на двусторонней или многосторонней основе, занимают большое место в деловой жизни любого менеджера и руководителя. Хорошие навыки общения крайне важны — умение влиять, убеждать, выслушивать, давать советы, — равно как и способность развивать взаимоотношения и поддерживать добрую волю к сотрудничеству у работников собственной компании, поставщиков, клиентов и потребителей. Все это, вместе взятое, и является самоутверждением руководителя.
Менеджер, не умеющий утверждать себя, может упустить возможности, стремление нравиться может возобладать у него над стремлением действовать эффективно, забота о чувствах членов своей команды может затемнить представление о том, что является наилучшим для самой команды и всей организации в целом. Агрессивный менеджер может добиться немедленных, краткосрочных результатов, но подорвать долгосрочное доверие своей команды и готовность к сотрудничеству. Давайте сначала рассмотрим вашу роль как участника совещания или встречи. Если только у вас нет жестко определенного места, постарайтесь сесть поближе к председателю.
Еще со средних веков статус человека во многом проявлялся в том, какое место в собрании он занимал. Самый дорогой гость, самый уважаемый человек всегда будет сидеть рядом с хозяином или руководителем. Более того, наиболее важные и конфиденциальные разговоры тоже ведутся в присутствии председателя или поблизости от него. Чем дальше вы находитесь, тем меньше у вас шансов внести свой вклад в обсуждение темы. С другой стороны, если вы не слишком уверены в своем положении или не хотите высказываться по конкретному вопросу, поставленному на повестку дня, вы все равно окажетесь «в гуще событий». Участвовать, выступая в качестве активного слушателя, намного легче, когда вы сидите ближе к председателю, чем когда вы находитесь на противоположном конце стола, на периферии событий.
С точки зрения пространственного позиционирования не забывайте, что расположение лицом к лицу может восприниматься как конфронтация. Это может внести особый тон в ваше выступление в дискуссии и его восприятие окружающими. Предпочтительно оказаться «в одном ряду» со своими союзниками в том или ином вопросе, а не напротив них. Помните также, что групповая динамика может оказывать весьма странное воздействие на людей. Они по-разному ведут себя «группой» и поодиночке.
Выслушивание собеседников является гораздо более трудной проблемой во время совещания, чем в личной беседе с глазу на глаз. Так происходит, потому что в собрании каждый хочет высказаться, внести свой вклад в формирование общего мнения, а потому все ищут удобную ситуацию, чтобы прервать выступающего и произнести свое слово. Таким образом, просто сидеть и внимательно слушать говорящих недостаточно эффективно. Вы должны сознательно практиковаться в активном выслушивании, если собираетесь часто принимать участие в совещаниях.
