Дэвид Ален - Искусство беcстрессовой продуктивности
Пока вы можете (и наверно, должны) утилизировать данные, чтобы держать их столько, сколько необходимо, я рекомендую это, если вы можете интегрировать это в свою жизнь, создайте свою «Систему напоминаний». В ней много полезных функций, некоторые из них вы можете использовать для себя в тех делах, за которые ассистент не отвечает. Я использую «Систему напоминаний» для управления: покупкой билетов для путешествий и подтверждений; бумажными указаниями к путешествиями, распорядками дня и картами; напоминаниями о событиях, которые приходят по почте; информацией о том, что «возможно, захочу купить» и т. д.
Хочу подчеркнуть, что «Система напоминаний» требует одной секунды в день, чтобы она работала, а отдача будет значительно больше, чем затраченные усилия.
Установка «Системы напоминаний» Вам понадобится 43 папки: 31 дневной файл, помеченные от «1» до «31», и еще 12 с названием месяцев года. Дневные файлы хранятся впереди, начиная с файла с завтрашней датой (если сегодня 5 октября, тогда первой будет файл «6»). Дальше следуют файлы с оставшимися днями месяца (с «6» до «31»). После файла «31» следует файл со следующим месяцем («Ноябрь»), а за ним — дневные файлы от «1» до «5». Затем файлы следующих месяцев (с «Декабря» по «Октябрь»). Следующий дневной файл переносится во входящие каждый день, и папка перемещается в конец дневных файлов. Таким же образом, когда впереди оказывается папка с месяцем (31 октября, после того, как вы опустошите файл, следующим будет файл «Ноябрь», а за ним дневные файлы с «1» по «31»), он переносится во входящие и переставляется в конец после других месяцев, чтобы представлять собой ноябрь следующего года. Это вечный файл, и в любое время у вас есть файлы на 31 день и на следующие 12 месяцев.
Большое преимущество использование папок с файлами для вашей «Системы напоминаний» в том, что они позволяют хранить актуальные документы (формы, которые понадобятся в определенный день, напоминания, которые следует пересмотреть тогда, телефонная записка, которая требует действий в определенный день и т. д.).
Чтобы эта система работала, нужно обновлять ее каждый день. Если вы забудете опустошить дневной файл, вы перестанете доверять системе важные данные и вам придется следить за ними по-другому. Если вы уезжаете из города (или не имеете доступа к системе на выходных), нужно проверить папки за те дни, когда вас не будет, перед тем, как уехать.
Проверочные списки: Творческие Напоминания
Последний вопрос в личной системе организации, который заслуживает внимания, это проверочные списки, те рецепты потенциальных составных частей проектов, событий, ценных областей, интересов и ответственности.
Самые творческие проверочные списки часто генерируются в конце совещания с командой или компанией. Иногда они появляются, когда вы фокусируетесь на тренировке персонала или приеме на работу.
Когда я разбираю входящие с клиентами и просматриваю другие вещи, на которых они сконцентрированы, мы постоянно натыкаемся на такие «Напоминания для себя».
Заниматься более регулярно.
Убедиться, что у нас есть оценочные формы для каждого тренинга.
Проводить больше времени с детьми.
Делать больше профилактического планирования для отдела.
Поддерживать боевой дух в команде.
Убедиться, что мы соответствует корпоративной стратегии.
Следить за оплатой услуг клиентом.
Что делать с этими неясными внутренними обещаниями и областями внимания?.
Сначала отделите обязательные проекты и действия
Для большей части подобных вещей есть проект и/или действие, которое нужно определить. «Заниматься более регулярно» в действительности переводится для многих людей как «Установить программу регулярных упражнений» (проект) и «Позвонить Салли для предложений о личном тренере» (действие). В таких случаях обязательные проекты и действия должны быть определены и упорядочены в личную систему.
Но есть и то, что не очень подходит для этой категории.
Наброски ключевых областей работы и ответственности
Такие вещи, как «Поддерживать хорошее физическое состояние» или «Физическое здоровье и жизненная сила» должны быть занесены в отдельный проверочный список, который проверяется регулярно. Существует много слоев конечных результатов и стандартов, имеющих психическое воздействие на вас и ваш выбор в любое время, и знать о них, на всех уровнях, это всегда хорошо.
Ранее я предположил, что существует как минимум шесть уровней вашей «работы», на которую ее можно разделить, и каждый этот уровень заслуживает признания и оценки. При полной проверке всего важного, что у вас есть, и разделении на уровни появится удивительный проверочный лист. Он может включить.
Цели в карьере
Служба
Семью
Отношения
Сообщество
Здоровье и энергию
Финансовые ресурсы
Творческое выражение
Затем, двигаясь ниже на уровень, рассматривая вашу работу, вы можете захотеть иметь напоминания ключевых областей ответственности, ваших сотрудников, ценностей и т. д. Этот список может содержать.
Боевой дух команды
Процессы
Временные линии
Проблемы персонала
Объем работы
Коммуникацию
Все эти пункты могут быть включены в списки в вашей личной системе в качестве напоминаний, чтобы держать правильный курс.
Чем более нестандартная ситуация, тем больше нужно контроля.
Степень, в которой любому из нас следует содержать проверочные листы и внешний контроль, прямо связана с нашим незнанием области ответственности. Если вы давно занимаетесь своим делом, и на вас нет давления для изменений в этой области, возможно, вам понадобится минимальная личная организация извне, чтобы контролировать ситуацию. Вы знаете, когда что должно произойти и как помочь им случиться, и ваша система в отличном состоянии, статус кво соблюден. Однако часто это не так.
Много раз вы будете обращаться к проверочным листам, чтобы сосредоточиться на нужных вещах, пока вы не вольетесь в то, что делаете. Если ваш исполнительный директор неожиданно исчез и вам нужно будет его заменить, вам понадобится иметь перед собой несколько обзоров и набросков, чтобы быть уверенным, что вы ничего не упустили. И если вы только что наняты на новую позицию, с новой ответственностью, которая еще не вполне вам знакома, вам понадобится структура контроля на первые несколько месяцев.
Проверочные листы дадут вам знать то, о чем не стоит беспокоиться.
Много раз я составлял списки областей, в которых работал, временно, пока все не становилось под моим контролем. Например, когда мы с моей женой решили создать новое направление в бизнесе, в котором мы работали много лет, я занялся областями ответственности, с которыми раньше не имел дела — а именно, бухучет, компьютеры, маркетинг, законы и администрация. Несколько месяцев мне потребовалось держать проверочные листы этих ответственностей перед собой, чтобы убедиться, что все пробелы заполнены и все под контролем. Как только управление бизнесом вышло на определенный уровень, мне больше не нужны были эти списки.
Проверочные списки на всех уровнях
Будьте открыты к созданию любых видов проверочных листов при первой необходимости. Возможностей масса — от «Главных жизненных ценностей» до «Какие вещи взять в кемпинг». Создание списков по мере необходимости — это одна из сильных и простых процедур, которые вы можете ввести в свою жизнь.
Чтобы разжечь ваш творческий энтузиазм, вот список некоторых тем для проверочных листов, которые я видел и использовал многие годы.
Личные ценности
Области ответственности на работе (ключевые области ответственности)
Проверочные листы для путешествий (что взять или сделать до поездки)
Еженедельный обзор (все, что нужно просматривать и/или обновлять еженедельно)
– Компоненты обучающих программ (все, что нужно для того или иного события, от начала до конца).
– Клиенты.
– Проверочный список конференции (все необходимое для конференции).
– Основные области (ключевые жизненные роли и ответственности).
— Ключевые люди в моей жизни/работе (улучшение отношений и развитие возможностей).
– График организации (ключевые люди и области для контроля и поддержки).
– Личное развитие (что регулярно оценивать, чтобы увидеть личный баланс и прогресс).
Чувствуйте себя свободно с проверочными листами, специальными и постоянными. Будьте готовы создавать и уничтожать их при необходимости. При правильном использовании они могут очень повысить вашу продуктивность.
