Денис Шевчук - Начни свой бизнес: самоучитель
Расчеты с дебиторами и кредиторами предприятия являются одной из причин проблем с денежными средствами (дебиторы – это люди или организации, которым Вы поставляли товары или предоставляли услуги с отсроченной оплатой, то есть в кредит. Кредиторы – люди или организации, которые поставляли товары или предоставляли услуги Вам на таких же условиях). Возможно, что дебиторы, вопреки Вашим ожиданиям, не расплачиваются своевременно, в то время как кредиторы требуют оплаты по своим счетам раньше, чем Вы ожидали. Причиной возникновения проблем могут быть также и запасы, значительный рост которых существенно превышает оборот Вашего предприятия. Возможно также, что существенно возросли какие-то другие затраты. Возможно, большинство Ваших потребителей исправно платят наличными за большую часть товаров или услуг. В то же время у Вас могут быть отдельные надежные, постоянные потребители, которых Вы хотели бы сохранить, закрепить за собой и которым Вы поэтому предоставляете кредит. Но при этом всегда образуется разрыв по крайней мере в один – два месяца от того момента, когда Вы платили за полученные товары, до момента получения денег за товары, проданные Вами Вашим потребителям. Предположим, как раз на протяжении этого периода поступает счет за электроэнергию, из-за инфляции значительно увеличившийся по сравнению с предыдущим разом, и Вам приходится изыскивать дополнительные денежные средства.
Данный вопрос нельзя ограничивать рамками поступлений или выплат различных сумм денежных средств. Поступления, или доход, напрямую зависят как от объема реализации (или объема продаж, как часто говорят в последнее время), так и от суммы, получаемой Вами за каждую единицу реализованных товаров, или выполненной работы (о том, как приток денежных средств может быть подорван реализацией в кредит, мы уже упоминали).
С объемом реализации Вашего предприятия связаны и некоторые осуществляемые Вами выплаты (например, плата за сырье, другие материалы, электроэнергию, оплата труда временных рабочих и другие операционные затраты). Такие затраты относятся к переменным, поскольку они изменяются с изменением уровня деятельности. Другие выплаты, которые Вы обязаны производить вне зависимости от уровня деятельности или объема реализации, называются постоянными затратами. К ним можно отнести арендную плату, проценты по долгосрочным займам, плату за оборудование и заработную плату постоянного персонала – Вашу, например. Выплаты, связанные с постоянными затратами, а также с частью переменных затрат, выплаты по которым должны производиться наличными, следует отнести к тому времени, когда у предприятия ожидаются поступления в виде выручки от продаж (как продаж за наличный расчет, так и продаж в кредит, если для дебиторов наступило время платить по Вашим счетам). К концу первого года, если полученными доходами покрыты все постоянные затраты, плюс уплачено все, что должно, в виде налогов государству, и имеется некоторый резерв для того, чтобы произвести выплаты по переменным затратам, будет ясно, удалось ли Вам выжить, удержаться на плаву в финансовом отношении, а возможно даже и получить прибыль.
Допустим, что все идет хорошо, Вы обеспечены соответствующим помещением и оборудованием и проводили разумную политику в отношении запасов (то есть, приобретали нужные товары и в нужном количестве), но у Вас тем не менее существует дисбаланс между предстоящими выплатами и предполагаемыми поступлениями. Если такого рода дефицит Вами не планировался и Вы не предпринимали никаких действий по его покрытию, то Вас, разумеется, ожидают определенные проблемы. Однако такого рода ситуацию можно было предвидеть. Для этого очень важно составлять прогноз движения денежных средств и месяц за месяцем отслеживать его выполнение (при этом Вы увидите, в какой степени фактические затраты совпадают с затратами, полученными Вами при предварительной оценке). Такого рода отслеживание необходимо, его можно назвать фундаментальной обязанностью любого менеджера и предпринимателя.
Простейшая версия исходного прогноза движения денежных средств для первого года деятельности (например, розничной торговли) приводится ниже.
Прогноз движения денежных средств: в целом за годРазумеется, на протяжении первого года не все идет так, как было запланировано, например, вследствие неожиданных выплат или поступлений от реализации.
Суммарные постоянные затраты чаще всего отличаются незначительно, что же касается переменных затрат, то они часто оказываются выше запланированных. Однако, проводя мониторинг потока денежных средств, сопоставляя фактический и прогнозируемый потоки, можно предусмотреть возможные изменения, и после первых шести месяцев деятельности (розничной торговли, например) составить на оставшиеся шесть месяцев более точный прогноз.
Предположим, Вам удалось оценить затраты на маркетинговую деятельность, затраты на помещение, оборудование, учесть влияние на деятельность предприятия сезонных изменений и т. п. Теперь, когда Вы начнете сводить названное в отчете о движении денежных средств, все окажется намного легче.
Задание 4.2. Прогноз движения денежных средств на первый год
1. На отдельном листке постарайтесь воспроизвести приведенную ниже бланк прогноза движения денежных средств. Если Вы начинаете деятельность не с января – начинайте с того месяца, который фактически является для Вас первым.
Подсчитайте, какой суммой денежных средств Вы будете фактически располагать к началу деятельности, и внесите ее в ячейку «Денежный счет на начало периода» первого месяца.
Вам следует учесть оценку объема продаж (реализации) и цены, а также выплаты за оборудование, подсчитанные при выполнении задания 3.6, а также принять во внимание влияние, которое может оказать на поток продаж присущая бизнесу цикличность, о которой шла речь в задании 4.1. С учетом изложенного попытайтесь оценить ежемесячные поступления денежных средств и занесите соответствующие значения в ячейки верхнего ряда.
Возможно, процесс построения прогноза движения денежных средств потребует затрат времени, но надо отметить, что он не сложен и дает Вам определенные преимущества, поскольку Вы получаете более четкое представление о возможной схеме продаж и хозяйственных операций, ожидаемых в данном году. Вы можете определить практически все области, требующие затрат (включая Ваши личные доходы и различные платежи, в том числе местные и прочие налоги). Если Вы приступаете к деятельности вдвоем с партнером или с группой людей, определять большинство расходных областей следует совместно. Начиная деятельность в одиночку, постарайтесь вовлечь в процесс определения расходных областей семью и друзей. В любом случае, они помогут Вам объективно взглянуть на любую из рассматриваемых расходных областей прежде, чем Вы приступите к коммерческой деятельности, а это, в свою очередь, поможет Вам соответственно модифицировать прогноз движения денежных средств. Поскольку Вам придется отслеживать фактическое положение с поступлениями и выплатами, с тем, чтобы узнать, попали ли Вы «в десятку», с Вашей стороны было бы предусмотрительно, составляя такой прогноз, не ограничиваться единственным возможным вариантом. Если Вы имеете возможность воспользоваться персональным компьютером, это позволит Вам сэкономить и время, и деньги (и к тому же быстро обеспечит Вас достоверной информацией). Может оказаться, что нижняя строка Вашего прогноза движения денежных средств состоит только из отрицательных чисел. В этом случае Вам сразу же становится ясно, что следует пересмотреть ресурсы, и в том числе оборудование, которые Вы посчитали абсолютно необходимыми на начальном этапе деятельности (и в этом случае компьютер, скорее всего, будет вычеркнут из списка – по крайней мере, до тех пор, пока денежный счет в конце периода не станет положительным).
Использование ресурсовНа этом этапе Вы уже провели анализ окружения, в котором придется разворачивать свой бизнес. Вы рассмотрели цикличность бизнеса, с которой Вам, возможно, придется встретиться в ближайшем будущем, жизненный цикл, который придется пережить Вашему товару, а также поняли, что во всех приведенных ранее рассуждениях обязательно должно найтись место и движению денежных средств. Эти и другие факторы, о которых уже шла речь, абсолютно необходимо принимать в расчет, рационально оценивая отдачу от бизнеса с учетом тех фактических ресурсов, которые Вы посчитаете необходимыми для начала своей предпринимательской деятельности.
Над Вами неизбежно будут довлеть две взаимоисключающие идеи: (i) следует быть готовым к тому, чтобы удовлетворить требования потребителей, и (ii) желательно избежать превышения имеющегося ограниченного капитала и не перерасходовать свои денежные средства. Для того, чтобы попытаться избежать возможного конфликта, следует более внимательно отнестись к фактору времени. Коснемся жизненного цикла предприятия. Возможно, окажется, что необходимости в том, чтобы все закупки осуществлять именно на начальной стадии, нет! Вы можете рассчитывать на то (и это вполне возможно), что фактически приступив к предпринимательской деятельности, Вы найдете иные, лучшие решения, связанные с ценами, затратами, требованиями рынка, конкуренцией и потребителями. Однако уже сейчас Вам необходимо более критично оценить те ресурсы, которые Вы определили как желательные либо необходимые в ходе прочтения Раздела 4. Если какой-либо ресурс не является абсолютно необходимым, или если Вы сочтете возможным отложить его приобретение до того момента, когда Ваше предприятие твердо встанет на ноги, то решение не приобретать его немедленно положительным образом скажется на движении денежных средств на начальной и самой сложной стадии деятельности.
