Ольга Энговатова - 500 советов секретарю
Рабочее место стенографистки следует выбрать так, чтобы она хорошо слышала речи выступающих.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.
Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входят раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших; сообщение руководителю об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение о наступлении времени перерыва.
По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.
На оформление протокола совещания отводят обычно 2 – 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.
По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.
Подводя итоги: секретарь как помощник руководителя должен владеть все необходимой информацией по подготовке и проведение совещаний, так как о того, как подготовлено совещание, напрямую зависит его результат.
Глава 5. Электронный офис
1. Понятие электронного офиса
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (таких как обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т. д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось возможно прежде всего благодаря повсеместному распространению персональных компьютеров с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.
Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.
На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций: автоматизировать связь между различными рабочими местами, сделать совместной работу над документами, автоматизировать контроль исполнения документов и др.
Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением персональных компьютеров и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест. Автоматизированные рабочие места объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Типичное автоматизированное рабочее место состоит из персонального компьютера, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается автоматизированное рабочее место, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.
Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) стали, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования – одна из основных задач делопроизводства.
Появление следующего компонента – системы электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях – позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи.
Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
В дальнейшем в офисах стали применяться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен независимо оттого, с каким типом документа вы работаете.
Использование персонального компьютера в офисе не исключает, а, наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения таких новейших достижений электроники, как сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и др.
Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.
В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основное из них – отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемой на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. В результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.
Новые технические средства и информационные технологии признаны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности.
Подводя итоги: очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако благодаря автоматизации ряда процессов управления секретарь освобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени творческой работе.
2. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности
Слово «формат» имеет много значений. В области компьютерных технологий под термином «формат» понимается структура информационного объекта. Например, форматом файла называют способ организации элементов информации (битов, байтов) в файле, а формат электронного документа определяет способ расположения и представления данных в электронном документе.
