Н. Сацков - Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя
6.5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВСЕСТОРОННЕЙ ИНФОРМИРОВАННОСТИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ
Любая деятельность, связанная с задачами, которые решает руководитель, непременно должна сопровождаться работой с информацией. Использование информации, идущей от исполнителей, коллег, широких масс трудящихся, поможет руководителю лучше ориентироваться в сложившейся ситуации, своевременно принимать меры, касающиеся сферы его деятельности. Системный метод анализа, рационализации и повышения качества работы руководителя сохраняет свою целостность и действенность благодаря получению, использованию и передаче информации. При этом предполагается сбор предварительной информации, необходимой для формирования профессиональной квалификации, и сбор текущей информации, необходимой для выполнения конкретной задачи, ознакомление с инструкциями, приказами, положениями, методиками, программами, планами, графиками, отчетами, нормативами, литературой, проведение экспериментов, хрономегражных наблюдений и т. п. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики, а также на совещаниях и беседах, в результате личных наблюдений руководителей при посещении ими рабочих мест, во время командировок, экскурсий, при осмотре выставок и т. д. Особое внимание при этом необходимо уделять информации менее доступной, в частности ведомственным изданиям (каталогам, проспектам), перечням патентов, учебным фильмам и др. При сборе информации необходимо использовать также способы, при которых может быть обеспечено выполнение условий: а) достоверности информации (устранение искажений, изменений при записи и хранении); б) мобильности (быстрое перемещение от места получения информации к месту ее обработки); в) простоты сбора и передачи (перемещения) информации; г) экономичности в деле сбора и передачи информации; д) доступности и применения технических средств.
6.5.1. Обработка информации, отбор, систематизация, анализ и обобщение полученного материала.
Предполагается не только регистрация, обработка и оценка той или иной информации в виде акта управления, но прежде всего разработка и применение целесообразной, наиболее простой и притом исчерпывающей системы информации о процессе управления и рациональных действий. Целесообразно продумать вопрос о цельной системе, лишенной дублирования, организованной так, чтобы управленческие органы получали информацию обработанной и проверенной. Стремитесь к тому, чтобы получаемая информация была определенной, точной, ясной, однозначной, наглядной, достоверной, полной и объективной, краткой, четко выражающей главные положения и взаимосвязи, своевременной и законченной. Используйте средства для документирования, приема и обработки информации. С целью улучшения хранения информации рекомендуется использовать компьютерную технику, перфокарты, различные карточки, бланки, журналы учета, блокноты. Наряду с этим целесообразно также хранить нужную информацию и в более простых системах, используя для этого папки, различного рода альбомы, конверты, ящики, подставки и футляры, картотеки и т. п. При этом важно, чтобы они не занимали много места и чтобы поиск в них нужной информации был минимальным. Старайтесь обеспечить такую форму и систему информации, при которой она воспринимается зрительно во всем комплексе взаимосвязей и взаимозависимостей.
6.5.2. Передача информации исполнителям.
Продумайте систему передачи информации исполнителям в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и т. п. Добивайтесь почти автоматического действия этой системы. Учитывайте, что руководитель должен выбирать, но как можно реже разыскивать информацию, в связи с этим важная роль в передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе, который призван осуществлять сбор, анализ и подготовку материалов для принятия решений. При этом на всех ступенях иерархии управления целесообразно продумать и установить основные маршруты информации посредством инструкций и т. п., что позволит установить систему своевременного получения информации, сэкономит время на поиск сведений.
6.5.3. Рациональная организация информационной работы.
Оптимальная постановка работы по информации является важнейшим условием деятельности руководителя. Ее необходимость вызвана тем, что малоопытные руководители, работающие подчас в нестабильных условиях, часто испытывают недостаток в информации, что весьма отрицательно отражается на качестве их работы. Причиной этого является неумение мобилизовать доступные источники информации, подбирать нужных информаторов, неумение рационально организовать чтение, а также задавать вопросы и терпеливо выслушивать пояснения. При этом забывается, что обязанность принимать мудрые и зрелые решения требует умения собирать и накапливать сведения. Часто обстоятельства складываются так, что нужно быстро записать информацию о содержании какого-либо вопроса, а также фамилии и адреса, названия публикаций, дословные цитаты, номера телефонов. В таких случаях правильно поступает тот, кто записывает все в соответствии с порядком изложения, т. е. в таком порядке, в каком бы он сам повторял эту информацию в связном изложении кому-либо другому. При другом методе фиксирования информации можно легко перепутать телефоны, цитаты и другие части информации, отдельные мелкие детали которых являются весьма существенными (достаточно перепутать одну цифру в номере телефона, и вся информация уже не пригодна). А путаница вносится в эти детали потому, что подробная запись отвлекает внимание от самых важных деталей и приводит к их искажению. В таких случаях следует немедленно записывать номера и дословные цитаты, фамилии и адреса, — а описательное содержание вопроса добавлять к этому позже. Работа предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные сред^ ства механизации и регистрационную технику, контактное копирование документов, оптическую и микрорепродукцию (микрофильмирование) и т. п. с тем, чтобы разработать единую систему минимальной и достаточной информации, необходимой для руководителя. Задача состоит в нахождении оптимума количества и качества принимаемой и передаваемой информации. Необходимо учитывать, что этот оптимум имеет индивидуальные особенности и весьма изменчив, поскольку на него воздействуют объективные обстоятельства, зависящие от методов осуществления руководства, внутреннего и внешнего воздействия на них, а также субъективных — образования и опыта руководителя, методов его умственной работы, организаторских способностей, стиля работы с людьми, его физического и морального состояния.
6.6. ИЗУЧЕНИЕ ПЕРЕДОВОГО ОПЫТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СТИЛЯ И МЕТОДОВ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
Устанавливайте непосредственные связи с руководителями и соответствующими службами других организаций, с научными учреждениями и учебными заведениями с целью изучения достижений науки, техники и передового опыта на родственных предприятиях, в том числе и за рубежом. Изучайте и используйте лучшее в своей деятельности. Привлекайте специалистов научно-исследовательских организаций и вузов для исследований, консультаций и экспертиз по вопросам совершенствования управления, деятельности подчиненных вам руководителей функциональных и линейных подразделений. Вводите все новое и прогрессивное в данную систему и с помощью обратной связи совершенствуйте свою дальнейшую деятельность, стиль и методы руководства. Обучайте эффективным методам вверенных вам руководителей более низкого ранга управленческой иерархии. Используйте в своей работе праксеологические приемы и способы действий академика Т. Котарбинского, описание которых приводится ниже.
6.7. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ
Одним из наиболее распространенных способов эко-номизации действий является их автоматизация, состоящая в том, что интенсивные действия человека заменяются механическими действиями. То, что раньше делалось сознательно и для чего прилагались значительные усилия, теперь можно делать, почти не думая о том, с такой легкостью, что подчас даже невозможно заметить собственных усилий. Об этом уже шел разговор при анализе понятий манипуляционной исправности и навыка. Так как с приобретением навыка достигается именно такая манипуляционная исправность, это же приобретение навыка в результате частого выполнения действий определенного рода либо попыток их выполнения, бесспорно, относится к подготовительным мероприятиям. Именно с приобретением навыка мы приобретаем умение ходить, разговаривать, читать, писать, печатать на пишущей машинке, играть на музыкальных инструментах, кататься на коньках, ездить на велосипеде и т. д. Как правило, труд, затраченный на приобретение автоматизации путем тренировок, окупается. Это происходит в результате экономии усилий и времени, а часто и материала, полученного благодаря автоматизации. Однако автоматизация приобретает такую форму не всегда. В иной форме она проявляется при замене собственной интенсивной деятельности подражательной деятельностью. Мастер приложил большие усилия, разработал новый метод, а ученики освоили его (что несравненно легче, чем сама разработка). Так происходит, например, когда творческий математик находит доказательство новой теоремы, а последователи повторяют это доказательство каждый раз, когда это бывает необходимо. Далее речь пойдет о минусах небрежного автоматизма, здесь же мы останавливаемся на формах рациональной автоматизации. Отметим попутно случай, когда именно подражательство, а не новаторство следует признать преимуществом. Молодая особа приступила к систематическим занятиям по физике. Получив в лаборатории тему экспериментальных семинарских заданий, она начала с размышлений о точности терминов, употребляемых в формулировке темы, и с индивидуальных мероприятий, чтобы указанный опыт выполнить с максимальной точностью при помощи полученной аппаратуры. Работа шла медленно, практикантка вместо того, чтобы проводить опыты, постоянно добивалась разъяснений и мастерила вспомогательные устройства, пока, наконец, не услышала от руководителя такой совет: «Не резонерствуйте с самого начала, делайте так, как все: прежде всего надо овладеть элементарной техникой, а для этого следует вначале просто... обезьянничать». Опуская вопрос о неподходящем выражении, трудно не признать, что инструкция руководителя содержала ценную мысль. В самом деле, в процессе приобретения знаний мы неизбежно проходим фазу подражательства. Только чудак может пренебречь тем, что достигнуто человечеством, и вновь «открывать Америку». И наконец, следует здесь отметить еще одну форму автоматизации: подчинение собственных или чужих действий правилам определенной системы поведения, например, определенному расписанию занятий в течение дня. Приложив раз усилия на обдумывание плана, мы затем повторяем его в форме подражательства, при этом вопрос о распорядке дня уже не забивает нам голову. Не только по этой причине, но и (о чем будет сказано ниже) учитывая необходимую синхронизацию и предварительную договоренность относительно ее, во всяком случае и в связи с этим, современный цивилизованный человек живет «по часам», и, в частности, именно поэтому не один творческий умственный работник навлекает на себя незаслуженные обвинения в нудном педантизме. А между тем подобная автоматизация образа жизни нужна творческим людям именно для того, чтобы они могли посвятить максимум собственной энергии делам, которые главным образом их занимают, а не тратить время на мелочи. Примером может служить поведение Канта, который до такой степени жил «по часам» , что соседи, кажется, проверяли свои часы во время его прогулок. Мы поступили бы неэкономично, если бы отошли от темы автоматизации, не извлекая из нее определенных, не принятых до этого во внимание поучений для освещения разнообразия форм экономизации действий. Это, впрочем, касается также потенциализации и чистой инвигиляции. Ведь во всех этих случаях польза часто заключается в том, что становится возможным делать сразу по меньшей мере два дела. Например, при чистке картофеля, собирании ягод можно что-нибудь обдумывать, пользуясь тем, что машинальные действия не требуют с нашей стороны концентрации внимания на них. Чистая инвигиляция требует, правда, внимания, но если в области событий, за ходом которых мы присматриваем, все делается в соответствии с нашим замыслом и ничто не предвещает нежелательных изменений, то наше внимание настолько мало занято, что становится возможным выполнять несколько действий одновременно. Сельский пастушок в школьном возрасте может выполнять свои школьные задания, одновременно присматривая, чтобы стадо не забрело в посевы. В случае инвигиляции, а также в случае потенциализации часто эко-номизация действия реализуется благодаря тому, что, например, можно одновременно обслуживать несколько механических ткацких станков; охранять покой многих больных; играя в шахматы, можно одним ходом поставить под удар две фигуры; одновременно угрожать выстрелом по нескольким объектам в нескольких различных направлениях. Все это были приемы экономии в результате того, что два дела делаются «одним махом». Рассматривая сущность этого приема в наиболее общей форме, скажем: совмещение по крайней мере двух дел возле данного средства происходит тогда (и только тогда), когда в результате применения данного средства достигаются две цели, получаемые в результате применения по крайней мере двух различных средств. Большая экономия получается в том случае, когда строят два объекта на основе одной документации. Стоимость всего строительства выражается формулой ах + b, где х — число строящихся объектов, а — средняя стоимость объекта, b — стоимость документации. Такое свершение «одним махом» может основываться на потреблении того же объема материалов, на введении в действие тех же механизмов, на выполнении одного импульса вместо нескольких и т. п. Так, например, совмещаются дела, а следовательно, косвенно — и изделия, когда при пользовании копировальной бумагой получают несколько экземпляров текста, чтобы не писать каждый экземпляр" в отдельности. Можно было бы привести множество примеров экономизации, достигнутой таким путем. Франц Пикавт говорил, что, поместив примечание в конце, мы даем таким способом одно примечание к нескольким местам текста. Давнишний способ оповещания населения о распоряжении властей путем многократного устного объявления его содержания на площадях города был примитивен. Гораздо экономнее делается то же самое при вывешивании текста распоряжения в местах, доступных всеобщему обозрению. Вместо того чтобы перевозить каждый объект транспортировки в отдельности, их погружают в общую повозку и перевозят вместе. Часто при перевозках древесины возами вместо погрузки ствола на воз приделывают оси колес прямо к стволу, который как бы сам себе служит возом. Читателю, вероятно, случалось покупать коробку английских булавок, уложенных так, что одна из них служила связкой для остальных. Цехотинские солеварни одновременно выполняют две технологические задачи: повышают насыщенность солью природной солянки перед ее перекачкой в варочный цех, где из нее добывается соль, а также функционируют как ингаляторы, распыляя вокруг частицы йодистых солей. Экономичнее говорить «20 часов», а не «8 часов вечера» и т. п. Это экономичней хотя бы потому, что, вместо того чтобы информировать при помощи числа и дополнения, дается информация только в виде числа. Здесь мы встречаемся с разновидностью экономизации действия, которая достигается путем известного рода совмещения, но не того, о котором упоминалось несколько раньше. Это не сосредоточение двух дел около общего средства, а упрощение, основанное на достижении с помощью одного усилия того, что потребовало бы при ином методе двух различных усилий. А если же пошла речь об этих разных формах совмещения, стоит также отметить, что рационализация нередко основана на чем-то обратном. Ибо зачастую недостатки в управлении порождаются именно тем, что одновременно делается несколько дел: заполняется бланк, даются ответы на вопросы посетителей, а если зазвонил телефон, в ходе этих действий нужно еще снять телефонную трубку и вести спокойный разговор. И нет ничего удивительного, что при таком совмещении действий множатся упущения: что поделаешь, нередко стечение обстоятельств требует подобного исполнения многих дел одновременно. Но этого мы все же должны избегать. Служебные обязанности исполняются лучше, если действия удается расположить в порядке линейной последовательности, чтобы иметь возможность выполнять каждое из них сосредоточенно, думая только об этом. Подтверждают это и учителя, которые стараются искоренить у некоторых учеников плохую привычку говорить одновременно о многих вещах и приучают их говорить отдельно и в определенной последовательности по каждому затронутому вопросу. Когда упрощается работа? Пожалуй, тогда (и только тогда), когда она выполняется поверхностно или с помощью менее сложной системы элементов действия. В обоих случаях кое-что экономится или из собственной энергии, или из той, которая расходуется для выполнения данной деятельности, или из той, которая нужна для того, чтобы разобраться в запутанной системе. Мат в два хода проще, чем мат в три хода. Рассмотрим пример, когда процедура А проще процедуры В. Процедура В заключается в следующем: вращаем рукоятку телефонного аппарата, снимаем трубку, ожидаем сигнала, опускаем монету, ожидаем ответа телефонной станции, после чего называем нужный нам номер, ожидаем ответа «готово», наконец начинаем разговор. Процедура А: снимаем телефонную трубку, ожидаем сигнала, набираем номер и начинаем разговор. Новичок обычно теряется при первых попытках проведения процедуры типа В. Хорошо понимает различия, о которых идет речь, тот, кто однажды приобретал железнодорожные билеты в кассе, где выдают заблаговременно отпечатанные картонки, а другой раз — в кассе, где кассир сам каждый раз заполняет бланк, заглядывая в справочники тарифов и расстояний в километрах между станциями, затем производит умножение, ошибается, перечеркивает, ищет штемпель для компостирования на билете даты выезда и т. д. Вот еще один пример преимущества простоты над сложностью. При простой конструкции колонки в ванной комнате или на кухне достаточно отвернуть кран — это повлечет за собой и вытекание воды, и разгорание пламени подогревателя воды. Наоборот, завертывание крана приостанавливает как вытекание воды, так и горение газа. Попадаются, однако, газовые колонки такой конструкции, при которой обязательно нужно помнить, что сначала следует пустить воду, затем зажечь газ, а прекращая пользование устройством, — сначала погасить газ, затем завернуть кран подачи воды. В этом случае клиентов приучают помнить формулу «вода — газ, газ — вода». И все же горький опыт показывает, что даже эта формула не предохраняет от катастрофических взрывов газа, вызванных излишней сложностью аппаратуры. О большей или меньшей простоте процедуры в области умственного труда можно, например, говорить, анализируя деятельность ученого при обдумывании гипотез, объясняющих данные факты. Не является ли действие более простым, если множество фактов мы объясняем путем подбора какой-либо общей гипотезы, чем если для каждого факта подбирать иную гипотезу? Оказывается, что большая простота привлекательна еще большей правдоподобностью гипотезы. Вот что говорит об этом Т. Котарбинский: «Правдоподобность общего основания различных следствий с точки зрения этих следствий является большей, чем суммарная правдоподобность отдельных доводов, отдельных следствий». Другими словами: более правдоподобным является одно утверждение, совокупно объясняющее определенное число следствий, чем несколько утверждений, каждое из которых объясняет отдельное следствие. Принцип отбора как можно меньшего числа гипотез (доводов) для выяснения данных следствий, сформулированный в известном положении «entia non sunt multiplicanda» (противоречие между определяемым словом и определением), обоснован не только принципом экономии, но прежде всего большей правдоподобностью единого доказательства по сравнению с большим их числом. Рационализаторы в лице теоретиков научной организации труда, руководителей предприятий и учреждений, инженеров предлагают все новые пути превращения труда в более экономный и более производительный. В этих детальных предложениях повторяются общие схемы. Здесь следует обратить внимание на одну из них: имеется в виду то, что французы назвали искусством использования отходов. Отходы одного производства весьма часто могут быть использованы как сырье или полуфабрикаты для другого производства. Таким путем достигается большая экономия материалов. У нас организован прием макулатуры, ведется борьба со сжиганием ее, т. е. с превращением ценного сырья в дым.
