Алексей Гладкий - Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса
Многие руководители для контроля «черного нала» практикуют несложный прием – внезапную проверку. Для этого следует вызвать к себе сотрудника, работающего с «черной кассой», и попросить его показать остаток по кассе, а также подробно рассказать, какой с начала дня был приход и расход. Если сотрудник не дал вам вразумительного ответа, у вас есть все основания сомневаться в его честности.
Проверка складского учета
Складской учет и движение товарно-материальных ценностей – это сфера, где часто совершается большое количество злоупотреблений. В немалой степени это обусловлено тем, что наладить здесь надежный контроль бывает намного сложнее, чем проверку иных сфер деятельности предприятия. В большинстве случаев склад находится на удаленном расстоянии от офиса, и если, например, кассу предприятия, «черный нал» или безналичные деньги руководитель может в любой момент проверить, вызвав к себе бухгалтера, то со складом ситуация сложнее: вызов в офис заведующего складом вряд ли даст ответы на все интересующие вопросы. Для прояснения ситуации нужно посетить склад и провести там некоторое время.
Среди злоупотреблений, встречающихся на складе, в первую очередь нужно отметить следующие: прямое хищение товарно-материальных ценностей; необоснованное (без наличия уважительных причин) списание их по акту; «липовая» усушка, утряска и естественная убыль; неполное оприходование или излишнее списание товарно-материальных ценностей, несоответствие учетных и отпускных единиц измерения и др. Наиболее распространенные виды мошенничества рассмотрены выше, в разделе «Операции с материальными ценностями».
Какие же проверки может проводить на складе руководитель предприятия, если учесть, что ему нужно сделать это как можно быстрее, чтобы оперативно получить нужную информацию?
В первую очередь это должны быть выборочные и тематические проверки. Очевидно, что проведение комплексной проверки складского учета или полной инвентаризации товарно-материальных ценностей – это не та работа, которую должен выполнять руководитель предприятия. Но если, например, в результате выборочной или тематической проверки выяснилось, что на складе далеко не все в порядке, то директор может назначить проведение внеплановой полной инвентаризации.
Проведение выборочной проверки
Выборочная проверка складского хозяйства – это проверка, при которой отслеживаются движение и остатки лишь некоторых, выбранных в произвольном порядке товарно-материальных ценностей за определенный период времени. Желательно, чтобы этот период заканчивался днем проведения проверки: в таком случае появляется возможность сверить реальные остатки проверяемых товарно-материальных ценностей с остатками, которые числятся по данным бухгалтерского учета.
Основная цель выборочной проверки – в первую очередь проследить движение и остатки следующих категорий товарно-материальных ценностей:
– наиболее ходовые и востребованные у покупателей;
– являющиеся в настоящее время дефицитными товарами на рынке;
– эксклюзивные;
– сырье, материалы и товары, в состав которых входят драгоценные металлы и камни или которые сами по себе являются драгоценными металлами и камнями.
Допустим, вы определились, движение и остатки каких именно товарно-материальных ценностей вы хотите оперативно проверить и какой период времени должна охватывать эта проверка. В первую очередь вам нужно запросить в бухгалтерии все документы, имеющие отношение к выбранным ценностям: договоры на их поставку и отгрузку (хотя это и не обязательно), накладные на поступление товарно-материальных ценностей, накладные на отгрузку этих ценностей покупателям, накладные на их внутреннее перемещение, акты на списание товарно-материальных ценностей, а также копии приходных и расходных складских ордеров. Как отмечалось в разделе «Неполное оприходование», копии складских ордеров должны передаваться в бухгалтерию вместе с соответствующими товарно-сопроводительными документами (приходными и расходными накладными, накладными на внутреннее перемещение, актами на списание товарно-материальных ценностей), но это правило соблюдается далеко не всегда, что создает благоприятные условия для мошенничества.
В первую очередь нужно проверить соответствие данных первичных документов. Самое основное – это чтобы количество в накладной (или в акте на списание товарно-материальных ценностей) соответствовало количеству, указанному в складском ордере, а также чтобы единицы измерения в этих документах были идентичными: не исключено, что в накладной указано, например, семь «десятков» товара, а оприходовано согласно складскому ордеру семь «штук». При обнаружении расхождений немедленно вызывайте бухгалтера и требуйте от него простых и понятных объяснений.
Далее нужно сверить соответствие дат в накладных (актах на списание) и складских ордерах. Если дата, указанная в складском ордере, не соответствует дате накладной, то следует уточнить у бухгалтера, чем это обусловлено. Кроме этого, нужно проверить соответствие наименований организации.
Подписывать накладную (акт на списание) и складской ордер должен один и тот же сотрудник, а именно тот, кто осуществляет прием (отпуск) товарно-материальных ценностей. Поэтому особое внимание следует уделить соответствию подписей.
После того как вы убедились в том, что с первичной документацией все в порядке, попросите бухгалтера предоставить вам заверенную его подписью ведомость, отражающую движение и остатки проверяемых товарно-материальных ценностей. В этой ведомости должны быть указаны остаток по каждой товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода, каждый приход, каждый расход и остаток на конец проверяемого периода. В ведомости обязательно должна быть уточнена единица измерения каждой товарно-материальной ценности. Как вы знаете, несоответствие единиц измерения в ведомости и в документе создает благоприятную почву для мошенничества.
Каждую приходную и расходную операцию следует скрупулезно сверить с соответствующими первичными документами (накладной или актом на списание) на предмет совпадения количества товарно-материальных ценностей, цены за одну единицу измерения и суммы операции. В некоторых случаях бухгалтеры изменяют количество товарно-материальных ценностей, но итоговая сумма прихода (расхода) при этом остается прежней, поскольку отклонение корректируется ценой. Рассмотрим пример. На предприятие поступило 20 единиц товарно-материальной ценности по цене 5 руб. за штуку. Несложный подсчет показывает, что итоговая сумма прихода – 100 руб. Однако бухгалтер может оприходовать 10 единиц товарно-материальной ценности по цене 10 руб. – и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода составит 100 руб. В то же время 10 единиц останутся неучтенными – следовательно, их можно легко присвоить.
При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений.
После того как вы проверили данные первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также остатку в карточке складского учета (это вы проверите по прибытии на склад).
Теперь для продолжения проверки нужно отправляться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника – иначе проверка потеряет свою внезапность. Следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке. Однако если злоупотребления имели место, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда и невозможно.
На складе нужно потребовать у заведующего все документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за конкретный период. К этим документам относятся приходные и расходные складские ордера, а также карточки складского учета.
Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров – ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.
