Ирина Красоткина - Деловой имидж
24 Реквизит. «Печать».
Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печать ставится так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.
25 Реквизит. «Отметка о заверении копии».
Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
26 Реквизит. «Отметка об исполнителе».
Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
27 Реквизит. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
28 Реквизит. «Отметка о поступлении документа в организацию».
Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
29 Реквизит. «Идентификатор электронной копии документа».
Идентификатором электронной копии документа является отметка – колонтитул в нижнем углу каждой страницы документа, – содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Также существуют такие организационные документы, как устав, учредительный договор, положение о предприятии, о структурном подразделении, о персонале, структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка.
Документ структуры и штатной численности предприятия содержит информацию о наименовании структурных подразделений и должностей, о штатной численности этих должностей. Документ визируется руководителями структурных подразделений (например, главным бухгалтером, начальником ОТЗ и другими), подписывается заместителем руководителя предприятия, утверждается руководителем предприятия, его подпись заверяется печатью.
Документ пересматривается по мере необходимости. Наибольшие изменения вносятся приказом по основной деятельности. Документ действует до замены новым и хранится постоянно.
Теперь рассмотрим штатное расписание. Особенностью оформления этого документа является указание в реквизите утверждения на штатную численность и месячный фонд заработной платы.
Распорядительные документы делятся на приказы по основной деятельности, распоряжения и указания, постановления и решения. Все эти перечисленные документы строятся по единому принципу и имеют реквизиты 06, 08, 09, 10, 12, 17, 19, 21, 23, 27. Эти документы в тексте имеют констатирующую и распорядительную часть, которая начинается с глагола распорядительного действия.
Распорядительные документы имеют постоянный срок хранения.
К информационно-справочным документам относятся служебные письма всех разновидностей: акт, протокол, объяснительные записки, служебные и докладные записки, справки, телеграмма, телефонограмма, факс и прочее.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.
Заголовок – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Эти слова печатаются прописными буквами.
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и другие. При подготовке любого письма необходимо соблюдать этику служебной переписки.
Расскажем немного подробнее о служебной переписке. Письмо-предложение предназначено для того, чтобы привлечь внимание читающего, пробудить его любопытство, стимулировать интерес. При написании данного письма особенно нужно делать акцент на описание товара, его качества, результаты пользования. Это письмо должно заставить читающего изменить настроение с «хотел бы это иметь» на «мне это нужно». Сделать акцент на чувство или логику. В завершение лучше сформулировать желаемые конкретные действия читающего.
Письмо-отказ составляется на претензию или предложение клиента или партнера. Цель данного письма – отказать так, чтобы сохранить партнерские взаимоотношения. В начале пишут нейтральные комментарии того, с чем вы согласны, но нужно избегать слов «однако», «но», «к сожалению». Затем перечислите причины отказа ясно и правдоподобно, без чрезмерных и лишних объяснений и извинений. Из причин логически вытекает сам отказ.
Циркулярные письма направляет вышестоящая организация подчиненной, они носят распорядительный характер, обязательной для исполнения.
В гарантийных письмах дается гарантия качества работ, сроков выполнения заказа, оплаты товаров и услуг. Особенностью таких писем является наличие двух подписей: руководителя и иного заинтересованного лица. Обязательна постановка оттиска печати.
Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В тексте должны содержаться дополнения, пояснения. Наличие 20 реквизита обязательно.
В письмах-подтверждениях подтверждается факт чего-либо.
Договорное письмо – это разновидность сопроводительного письма, оно подтверждает факт отправки договоров или контрактов.
Письмо-просьба содержит просьбу, показывает заинтересованность в ее скорейшем выполнении и заранее выражает благодарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания пишутся в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В тексте говорится о возможных мерах, которые будут приняты за невыполнение принятых обязательств.
Информационные письма должны своевременно информировать о свершившемся факте. В данном письме нужна подпись референта и секретаря и лишь при большей значимости излагаемых факторов – руководителя.
Приглашения адресуются коллективному или индивидуальному адресату. Часто используются трафареты, в которых от руки пишут причину приглашения, фамилию, имя и отчество приглашенного, день, время события и иная необходимая информация.
Коммерческие письма пишутся от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.
Теперь поговорим о регистрации документов, которая означает фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов необходима для учета количества документов, обеспечения их сохранности, возможности ведения контроля исполнения, облегчения поиска документов в информационно-справочных целях.
Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.
Регистрация документов должна быть однократной, т. е. документы не регистрируются повторно в структурных подразделениях.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, индекс по номенклатуре дел (порядковый регистрационный номер, номер дела, в которое будет подшит документ или его копия – для исходящих документов).
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация.
