Дон Аслетт - Как успевать жить и работать
Многим из нас доводилось общаться с нытиками, которые вечно недовольны своим местом работы и постоянно жалуются на обманы, оскорбления и несправедливое отношение. Спокойно реагировать на жалобные телефонные звонки, язвительные письма и присутствие раздраженных людей бывает очень непросто. Как поступать в таких ситуациях?
Правило 1. Помните, что два разъяренных человека - это минимум в два раза хуже, чем один. Не позволяйте гневным письмам и чужим склокам портить вам настроение. Оставайтесь любезным и спокойным, и через некоторое время разгневанный человек остынет до вашей температуры.
Правило 2. Если вы все-таки вышли из себя, не выплескивайте раздражение на людях: все вопросы лучше решать один на один.
Правило 3. Если нытик действительно в чем-то прав, выразите согласие: признайте наличие неудобств, вреда, несправедливости и мучений.
Правило 4. Спросите: «что мы можем сделать?» Это превратит нытика из врага в союзника для совместного решения проблемы.
Правило 5. Дайте им немного больше, чем они хотят получить. Если нытику не хватает ящика омаров, подарите ему ящик омаров и ящик креветок в придачу.
Правило 6. Помните: чем дольше вы сидите сложа руки, тем больше нытиков будут вас осаждать.
Ваш разработанный проект может пострадать по вине недальновидного человека, поэтому всегда оставляйте немного времени про запас.
Всe (даже профи, проводящие тренинги повышения мотивации) время от времени встречаются с трудностями и попадают в незавидное положение.
Когда проваливается проект, нам хочется кричать от отчаяния. Вместо этого лучше временно отступите - выбросьте отныне ненужные бумаги в мусорный ящик и поставьте перед собой новую цель.
Оборудование, канцелярские принадлежности и оснащение
Выбирайте только лучшее. В первую очередь это относится к людям, хотя в данном случае я говорю про различное оборудование и прочую продукцию.
Не делайте необдуманных покупок, подчиняясь спонтанной идее. К сожалению, вопрос «Сколько это стоит?» задают в пятьдесят раз чаще, чем вопросы о надежности и долговечности покупки. Переубедить людей, приучить их думать в первую очередь о качестве, непросто: волшебное слово «распродажа » одерживает убедительную победу над разумными решениями минимум в трех случаях из четырех.
Покупайте только самое новое и простое в использовании оборудование (особенно это касается компьютерных программ!), позволяющее делать работу проще. Обычно для выполнения элементарной работы сложное оборудование не требуется.
ПРИОБРЕТИТЕ БОЛЬШЕ ИНСТРУМЕНТОВ;
Опытный золотоискатель, работающий сразу на нескольких приисках, обычно оставляет на каждом из них тяжелые лопаты и черпаки.
Это избавляет его от необходимости упаковывать и перемещать инструменты с места на место. Деловой человек также не ограничивает себя работой в одном лишь офисе. Нам нередко приходится работать еще и в филиалах, на товарных складах, в автомобиле, дома в кабинете, в кровати, в гостях у родителей и даже в сарае.
Я пришел к такому заключению: разумно иметь несколько основных инструментов (записную книжку, карандаши, диктофон, машинку для вскрытия писем и т. д.) везде, где нас может настигнуть желание поработать.
Когда у меня приступ честолюбия или просто посетило вдохновение, я могу сразу же приступить к работе, а не бегать кругами в поисках инструментов. Приобретение дополнительных комплектов инструментов позволяет делать работу проще и обычно не требует крупных денежных вложений.
Помечайте свои инструменты. Дело даже не в материальном убытке, который вы несете, когда ктото теряет или забывает вернуть вашу линейку, нож ницы или стул: плохо от того, что под рукой не оказывается нужного инструмента. Мы мгновенно теряем самообладание, раздражаемся, бросаемся на поиски, начинаем расспрашивать и обвинять. Такие ситуации могут выбить нас из колеи на полдня.
Выход - помечать свои инструменты. Надпишите на них свое имя (а также ваш отдел, если в этом есть необходимость), покрасьте в яркий цвет. Не для того, чтобы потешить самолюбие, выражая таким образом право собственности на эту вещь, но для элементарного удобства. Это вряд ли застрахует вас от рассеянных людей, но повысит вероятность того, что потерянная вещь к вам вернется.
НАВЕРСТАЙТЕ ПОТЕРЯННОЕ ВРЕМЯ
Самый важный навык пилота - умение справиться с самолетом, когда тот внезапно теряет скорость и начинает камнем падать вниз. Наша работа - в некотором роде тоже полет, и иногда по какой-нибудь внешней или внутренней причине она останавливается. Работа не продвигается так, как планировалось: кто-то не пришел или не позвонил, отменили рейс или встречу, отключилось электричество, что-то сломалось.
Мы должны быть готовы к таким «авариям», из-за которых вынуждены бездействовать.
При потере скорости, пилоты используют скорость падения, для того чтобы привести самолет в горизонтальное положение и продолжить полет. Нам нужно делать то же самое.
Быстро оцените, как много времени было потеряно, и примитесь за подходящий проект из вашего списка. Так вы постепенно наверстаете упущенное в работе, и катастрофы удастся избежать.
Держите рядом с каждым офисным прибором понятные и простые в использовании справочники (если таковые у вас имеются). Краткие инструкции для электронного оборудования будут тоже кстати.
***
Работа может остановиться, когда неожиданно закончится пачка бумаги или краска в принтере.
Лучше закупить оснащение впрок, что в итоге обойдется вам многим дешевле. Заручиться уверенностью в том, что мы всегда готовы к работе, - словно заглянуть в холодильник перед тем, как начать готовить ужин: делайте это в первую очередь!
Собрания
Вы никогда не замечали, что на собраниях больше всего времени отнимают неподготовленные участники?
Если вы хотите сделать собрания более продуктивными, не приходите на них с пустыми руками. Приносите с собой не проблемы, а варианты их решения. Напишите или набросайте готовые решения, а не сырые идеи. Если вы наберете текст своего выступления на компьютере и распечатаете его, это лишит ваших коллег необходимости делать записи. Даже если победа в дискуссии будет не за вами, оппоненты обязательно оценят степень вашей подготовки, что поднимет ваш рейтинг.
***
Проводите собрания стоя, а не сидя в креслах.
Возможно, они будут проходить быстрее, чем обычно, кроме того, это прекрасная возможность размяться.
Если собрание длится больше часа, значит, вы делаете что-то неправильно. Цель собраний - обсуждение готовых тезисов и принятие важных решений, потому они должны быть хорошо организованными и проводиться по заранее подготовленному плану.
Если вы назначили дату проведения собрания, но потом обнаружили, что для достижения необходимой цели будет достаточно отчета, отмените собрание и разошлите коллегам копии отчета.
***
Многие рассматривают работу как вереницу товарищеских встреч, где важно быть дружелюбным и понимающим, необходимо поддерживать друг друга. Чтобы избежать конфликтов, не накаляйте ситуацию до предела, иначе вопросы так и останутся открытыми, а решения не будут приняты.
Вместо того чтобы снова возвращаться к одной и той же теме в десятый раз, требуйте точности. Это может быть сделано сотней способов. Когда вы обращаетесь с просьбой предоставить вам какиелибо сведения, формулируйте вопрос как можно более конкретно, например: «Могу ли я получить эту информацию к полудню?» Не говорите «Подготовьте отчет так, как считаете нужным», спросите конкретно: «По какому принципу будут классифицированы данные?» Может, вы потеряете нескольких друзей, но вас начнут уважать как человека, который знает, чего хочет.
***
Чтобы закончить собрание вовремя, строго придерживайтесь запланированного графика. Не создавайте на собрании неформальную атмосферу, даже если вам нравятся люди и тема разговора.
Один из лучших видов собрания - бизнес-ланч с кем-либо из сотрудников компании, особенно с вашим начальником. Непринужденная обстановка располагает к личной беседе. Вы можете представить свои аргументы в полную силу, без запинок и лишнего позерства, выражаясь простым, разговорным языком. При условии наличия достаточного количества времени в таких разговорах обычно затрагивается несколько тем, поэтому вы сможете высказаться более полно, чем в условиях офиса.
ПОМЕЩЕНИЯ
ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ КОНФЕРЕНЦИЙ
Когда я писал эту книгу, моя компания переезжала в новый офис. Большую часть помещения планировалось определить под конференц- зал. Я написал отчет, выразив свое неодобрение этой идеи. В своем докладе я пояснил, что данное пространство лучше использовать под дополнительные кабинеты, и к своему удивлению получил множество писем с уговорами и недовольствами в адрес маленькой комнаты для конференций.
