Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера
Откройте лист 1 документа Опыт. Отформатируйте таблицу следующим образом:
1. Цифры выровняйте по центру.
2. В графе Цена выберите формат Денежный.
3. Сохраните документ.
4. Вид отформатированного документ приведен на рис. 9.5.
Рис. 9.5. Вид документа после форматированияЕсли при выполнении задания у вас появились затруднения, воспользуйтесь приведенным далее пошаговым описанием действий:
1. Выделите диапазон А1:А5.
2. Щелкните на кнопке Выравнивание по центру на панели инструментов форматирование.
3. Выделите диапазон С2:С5.
4. Щелкните на кнопке Выравнивание по центру панели инструментов форматирование.
5. Для выбора формата Денежный выберите команду Формат → Ячейки, вкладка Число, в списке Числовые форматы выберите формат Денежный.
Задание 5Для закрепления полученных знаний выполните еще одно задание. Полученное умение пригодится при расчете командировочных расходов.
1. В файл Опыт на листе 2 в ячейку с адресом А4 введите слова Дата отъезда.
2. В ячейку А5 введите фразу Дата прибытия.
3. Для того чтобы данные в ячейках смотрелись красиво, можно использовать команду Формат → Столбец → Автоподбор ширины.
4. В ячейках В4 и В5 укажите даты отъезда и возвращения из командировки. Пусть это будут 10.03 и 15.03. Для изменения формата даты выделите ячейки В4 и В5 и выберите команду Формат → Ячейки, на вкладке Число открывшегося окна установите формат Дата, а в списке Тип выберите пункт 14.03.99. Щелкните на кнопке ОК.
5. В ячейку с адресом В6 введите формулу для расчета дней пребывания в командировке: =В5-В4....Внимание!
Адреса ячеек должны быть набраны латинскими буквами.
6. Если теперь ячейке В6 задать формат Числовой (Формат → Ячейки, вкладка Число), то в ячейке вы увидите количество дней пребывания в командировке.
Вид рабочего листа после выполнения задания показан на рис. 9.6.
Рис. 9.6. Вычисление количества дней, проведенных в командировке
Задание 6
Применяя специальные форматы, вы должны помнить, что иногда при форматировании важна последовательность действий. Например, при выборе формата Процентный, если в ячейке уже есть число 1, вы получите в итоге значение 100 %. Если же перед форматированием ячейка была пуста, то после ввода числа 1 вы получите значение 1 %. Проверьте это, выполнив следующее упражнение:
1. На листе 2 файла Опыт в ячейку А1 введите число 1.
2. Выделите ячейки А1 и А2, выберите Формат → Ячейки, числовой формат Процентный или щелкните на кнопке Процентный формат на панели инструментов форматирования.
3. Введите число 1 в ячейку А2.
В результате в ячейке А1 вы увидите 100 %, а в ячейке А2 – 1 %.
Необходимо также следить за правильным выбором количества десятичных знаков, чтобы в результате округления не получить «странных» результатов. Например, при значениях ячеек А1 – 3,4 и А2 – 2,4 их сумма (запишем ее в ячейке A3) будет равна 5,8. Если отформатировать эти ячейки числовым форматом с количеством десятичных знаков 0, то операция будет выглядеть так: 3 + 2 = 6 (так как число 5,8 будет отображаться округленным до значения 6). Тем не менее значения чисел будут сохранены верными. Это можно проверить, увеличив количество отображаемых десятичных знаков.
...Примечание
Чтобы значения, отображаемые в ячейках, всегда соответствовали действительному значению ячеек, откройте окно Параметры (командой Сервис → Параметры) и на вкладке Вычисления установите флажок Точность как на экране. После этого значения во всех ячейках будут округлены с точностью до знака, отображаемого в ячейке. Иногда, например при вычислении денежных сумм, бывает необходимо установить этот флажок, чтобы отбросить доли копеек, накапливающиеся при суммировании.
Использование примечаний
Мы уже говорили о том, что результаты даже самых упорных трудов могут быть забыты. Чтобы этого не случилось, в программе предусмотрено использование примечаний. Они не видны до тех пор, пока вы не захотите их увидеть, и поэтому не загромождают экран. О наличии примечания говорит специальный индикатор в правом верхнем углу ячейки.
Для вставки примечания выполните следующие действия:
1. Щелкните на ячейке, к которой будет относиться создаваемое примечание, и выберите команду меню Вставка → Примечание. На экране появится поле для ввода примечания.
2. Введите в поле текст примечания.
3. Щелкните на любой другой ячейке листа, чтобы выйти из поля редактирования примечаний.
4. Обратите внимание на красную отметку, появившуюся в ячейке с примечанием. Теперь, если навести указатель мыши на эту ячейку, на экране появится окошко с сообщением (рис. 9.7).
5. Если текст примечания надо изменить, щелкните правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и выберите в контекстном меню команду Изменить примечание.
Рис. 9.7. Просмотр примечания
Построение диаграмм
Несмотря на то что анализ числовых данных с помощью диаграмм не входит в обязанности бухгалтера, изложение основ работы в программе Excel было бы неполным, если бы мы не сказали несколько слов о диаграммах.
Диаграмма – это один из способов представления данных. Смысл диаграммы состоит в том, чтобы более наглядно представить информацию, содержащуюся в таблице. Хотя рабочие листы удобны для ввода информации и выполнения вычислений, содержащиеся в них данные бывает трудно анализировать. Информация, представленная в графическом виде, в картинках, воспринимается значительно легче, чем текстовая или табличная.
Создать диаграмму в Excel довольно просто. Для этого достаточно выделить данные для диаграммы и запустить мастер диаграмм. Мастер диаграмм выполнит за вас большую часть подготовительной работы, а вам останется только проконтролировать ее и нанести последние штрихи. Как и другие мастера Microsoft Office, этот мастер задает вам ряд вопросов для определения параметров создаваемого объекта, а затем создает его в соответствии с полученными указаниями.
Для построения диаграммы выделите ячейки, данные из которых вы будете анализировать, и щелкните на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов или выберите в меню команду Вставка → Диаграмма. После этого следуйте указаниям мастера. В результате на листе появится готовая диаграмма.
В программе Excel можно строить объемные и плоские диаграммы. Всего можно построить 102 вида различных графиков и диаграмм. Существуют следующие типы плоских диаграмм:
• линейчатая диаграмма;
• гистограмма;
• диаграмма с областями;
• график;
• круговая диаграмма;
• поверхность.
У каждого типа диаграмм имеются подтипы. Требуемый тип выбирается на шагах 2 и 3 процесса построения диаграммы.
По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области. Если в верхней строке и в левом столбце находится текст, программа автоматически формирует на их основании легенду. Легенда – это описание условных обозначений, принятых в данной диаграмме. На рисунке диаграммы легенда выглядит как прямоугольник, в котором указано, каким типом линий отображаются на диаграмме данные из той или иной строки. Если выделенный диапазон не содержит подходящих данных для легенды, в ней используются названия по умолчанию: Ряд1, Ряд2 и т. д.
После создания диаграмму можно отредактировать: изменить цвета линий и столбцов, шрифт надписей, находящихся на диаграмме. Для этого надо перейти в режим редактирования диаграммы, дважды щелкнув на одном из элементов диаграммы.
Например, чтобы изменить цвет столбца диаграммы, дважды щелкните на нем. Откроется палитра. Выберите в ней нужный цвет и щелкните на кнопке ОК.
Если вы решили изменить тип диаграммы, выполните следующие действия:
1. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Тип диаграммы.
2. В окне с образцами доступных типов диаграмм выберите тип и вариант диаграммы.
3. Щелкните на кнопке ОК.
Диаграмму можно переместить по тексту, захватив ее мышью, или удалить, нажав клавишу Delete.
Задание 7
В качестве примера постройте таблицу в программе Excel и отразите в ней продажу товаров по складам:
1. Название диаграммы – Продажа товаров по складам (внесите это название в ячейку с адресом А1).
2. В ячейку с адресом A3 введите значение Склад оптовый.
3. В ячейке с адресом А4 укажите Склад общий.
4. В ячейки с адресами В2—В4 введите значения Квартал 1, Квартал 2, Квартал 3. Используйте для ввода данных в ячейки возможности автозаполнения. (Заполнив ячейку В2, подведите указатель мыши к маркеру заполнения и, удерживая левую кнопку, протащите указатель. Остальные ячейки будут заполнены данными автоматически.)
5. Заполните таблицу данными. Введите значения сумм продаж по складам.
Выделите ячейки и запустите мастер диаграмм. Для анализа продаж за год, по кварталам и по месяцам удобно использовать круговую диаграмму.
