Эльвира Вашкевич (2) - PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере
В презентационном докладе желательно употреблять обращение к аудитории, например риторические вопросы: «Вы согласны?», «Так ли это?», «Возможно ли такое?» и т. д. Подобные вопросы позволяют поддерживать интерес слушателей и обратную связь с ними. Кроме этого, в докладе можно (и нужно) употреблять наводящие вопросы, на которые слушатели могут ответить сами. Например: «Если аудитория безразлично относится к презентационному докладу, невнимательно слушает, если имеется много отвлекающих факторов, что это означает?» – и далее следует ответ: «Правильно, это означает, что успешность презентации будет равна нулю, если не отрицательным числам». Как вы понимаете, практически каждый слушатель уже ответит на такой вопрос для себя, и, когда прозвучит ответ, аналогичный тому, который уже продуман слушателем, это вызовет у него, во-первых, чувство гордости за свою сообразительность, во-вторых, сопричастность к докладчику, в-третьих, дополнительный интерес к презентации. Это напоминает «эмоциональное заражение», которое можно наблюдать на любом новогоднем детском празднике: «Дети, давайте позовем Снегурочку! – Сне-гу-роч-ка!». И каждый ребенок счастлив: он считает, что именно его крик вызвал появление Снегурочки.
Однако доклад мало составить. Его еще нужно произнести. Об этом мы поговорим во второй главе. Пока же перейдем к следующему этапу.
Этап девятый. Подготовка интерактивных упражнений и вопросы аудитории
Работая над решением задачи, всегда полезно знать ответ.
Правило точности[13]Интерактивные упражнения во время презентации обеспечивают обратную связь с аудиторией. Желательно применять такие упражнения, которые могут втянуть в действие наибольшую часть слушателей. Особенно хороши интерактивные упражнения, если целью презентации является обучение чему-либо.
К примеру, презентация посвящена обучению продавцов новой модели пылесоса (коммивояжеров, менеджеров по продажам). Самым простым и действенным интерактивным упражнением в этом случае будет упражнение «Привередливый покупатель». Для выполнения этого упражнения приглашаются два слушателя, один из которых будет изображать покупателя, а второй – продавца. «Покупатель» должен находить возражения против покупки, выражать недовольство. «Продавец» же обязан приводить аргументы в пользу покупки, приложить усилия, чтобы настроение «покупателя» изменилось. Если аргументы «продавца» в пользу покупки закончились, а у «покупателя» еще остались возражения, следовательно, «продавец» недостаточно хорошо умеет работать с покупателями и нуждается в дополнительном обучении. Выполнение данного упражнения нужно обсуждать со всей аудиторией, обязательно интересоваться мнением слушателей. Таким образом обучается не только пара «продавец» – «покупатель», но и остальные присутствующие. Особенно эффективно выполнение обучающего упражнения, если аудитории предлагается определить наилучший и наихудший из аргументов, приведенных «продавцом», а также предложить собственную аргументацию и обосновать ее. Наиболее оптимальным аргументом «за покупку» является тот, который апеллирует к одной из базовых потребностей человека: биологической, социальной или идеальной, а то и ко всем одновременно. Если слушатели отыщут подобный аргумент, то обучение прошло успешно.
При презентации, целью которой является повышение уровня продаж товара (продукта, услуги), хорошим упражнением является «Наглядная демонстрация». Например, предлагая аудитории краску с уникальными термоизоляционными свойствами, можно провести демонстрацию следующим образом: установить перед аудиторией небольшую жаровню, на одной половине которой жарится шашлык, а вторая покрыта выкрашенным термоизоляционной краской металлическим листом, на который кладется кусок льда. Если термоизоляционные свойства краски в самом деле высоки, то лед не растает. Продемонстрировав нетающий лед, можно раздать слушателям кусочки шашлыка. Если мясо будет съедено, то слушатели не забудут такую эффектную демонстрацию (помните, мы запоминаем 90 % того, что слышим, видим, о чем говорим и что делаем?).
Когда вы представляете новую модель пылесоса, можно предлагать опробовать пылесос в действии слушателям: одному либо нескольким (в зависимости от количества посетителей презентации). Тот человек, который взял в руки предлагаемый товар и сам лично поработал с ним хотя бы две минуты, уже не забудет о том, что ему предлагалось на презентации. Кроме того, он обязательно поделится своими впечатлениями с другими людьми.
При презентации автомобильной аудиосистемы можно приглашать посетителей презентации посидеть в автомобиле и настроить систему для своего восприятия, вставить диск, послушать музыку. В подобном случае нужно подбирать музыку таким образом, чтобы она не раздражала ни одного человека. Если презентатор обожает тяжелый рок, то он должен помнить, что далеко не все люди являются любителями этого музыкального направления. Иными словами, подбирать примеры, на которых посетители презентации будут обучаться обращению с чем-либо (будь то новый проигрыватель компакт-дисков либо СВЧ-печь), нужно таким образом, чтобы они не были индивидуальны, но универсальны. Например, при презентации СВЧ-печи в ней нужно приготовить такой бутерброд, который может съесть любой человек, вне зависимости от состояния здоровья, наличия язвы, гастрита или другого заболевания. В то же время этот бутерброд должен быть настолько вкусен, чтобы понравиться любому посетителю презентации. Да, это не такая простая задача, однако если бутерброд понравится, то человек, который его съел, уже не сможет сказать ничего плохого о той печи СВЧ, в которой бутерброд был приготовлен. Напротив, он будет говорить лишь хорошее, а именно это и является одной из основных задач презентаций, посвященных продажам товара (продукта, услуги, идеи).
Просьба о помощи, обращенная к аудитории, тоже в какой-то мере является интерактивным упражнением. Таким образом можно завербовать сторонников среди посетителей презентации. Просьбы могут быть различны: помочь раздать материалы, закрыть окно, передать или передвинуть что-либо и т. д. Особенно эффективны просьбы, если какой-то из посетителей презентации становится отвлекающим фактором (беседует с соседом, ерзает на сиденье, постукивает ногой по полу и т. д.). Попросив такого слушателя о помощи, можно перевести его из разряда отвлекающих факторов в помощники презентатора. Каждый из посетителей презентации, которому пришлось помочь презентатору, автоматически начинает положительно воспринимать информацию, которая предлагается аудитории. Более того, он может стать своеобразным рекламным агентом, ведь он не просто участвовал в проведении презентации, но участвовал на стороне презентатора.
Разумеется, для каждой презентации в зависимости от ее целей, задач, товара (продукта, услуги, идеи), которые предлагаются вниманию аудитории, следует составлять индивидуальную программу интерактивных упражнений. Эта программа также зависит и от посетителей презентации (социальный статус, семейное положение, предпочтения, хобби и т. д.). Готовить интерактивные упражнения нужно вместе с презентационным докладом, чтобы они являлись естественным следствием информации, уже полученной посетителями презентации, и чтобы аудитория могла немедленно применить на практике те знания, которые она получила во время доклада. Надеяться на экспромт с подобными упражнениями нельзя, все должно быть тщательно спланировано и подготовлено заранее.
Обратная связь с аудиторией обеспечивается не только интерактивными упражнениями, но и, в гораздо большей степени, вопросами слушателей. К сожалению, на интерактивные упражнения не всегда хватает времени, но на вопросы аудитории времени должно хватать всегда. Если его нет, то следует найти. Отсутствие обратной связи с аудиторией мешает достижению цели презентации и способствует тому, что посетители забывают о предмете презентации через пять минут после ее окончания.
Бывает, что аудитория никак не может «раскачаться» и вопросы никто не задает. Во избежание такой ситуации всегда нужно иметь среди публики помощников, которые зададут заранее заготовленные вопросы. Например, попросят подробнее объяснить какой-либо нюанс доклада. Вопросы для помощников нужно выбирать таким образом, чтобы ответы на них были интересны большинству слушателей. Естественно, что заранее нужно подготовить не только вопросы, но и ответы. Кроме вопросов для «раскачки» аудитории, следует составить список вопросов, которые могут задать посетители презентации. При составлении такого списка следует исходить из вопросов: «Что они ожидают от презентации?», «Для чего им может быть нужен предлагаемый товар (продукт, услуга, идея?)», «Что может быть неясно в докладе и для какой группы слушателей?» Таким образом можно составить примерный список вопросов, которые могут задавать слушатели и, соответственно, подготовить ответы на них.
