Алексей Гладкий - Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно
5.2.13. Сервисные и вспомогательные функции Word
Текстовый редактор Word включает в себя целый ряд сервисных функций, основной назначение которых – повышение удобства и комфортности для работы пользователей. Доступ к этим функциям осуществляется с помощью соответствующих команд меню Сервис . Здесь мы познакомимся с наиболее востребованными из них.
В процессе набора текста пользователь может допускать ошибки – причем не обязательно по причине неумения грамотно писать, а просто из-за спешки или невнимательности. Однако Word позволяет оперативно находить и исправлять подобные недочеты – переход в соответствующий режим (рис. 5.27) осуществляется с помощью команды Сервис → Правописание либо нажатием клавиши F7 .
Рис. 5.27. Режим проверки правописания
Здесь осуществляется проверка документа на наличие в нем орфографических, грамматических и стилистических ошибок. При активизации команды происходит автоматическое позиционирование на первой с начала документа ошибке с одновременным открытием окна Правописание . В верхней части данного окна приведен текстовый фрагмент, содержащий ошибку, в нижней – варианты ее исправления, предлагаемые программой Word. Нажатием кнопки Параметры на экран выводится окно Правописание , в котором осуществляется настройка режима проверки. Содержимое данного окна идентично содержимому вкладки Правописание окна Параметры , которое выводится на окно при активизации команды Сервис → Параметры (в этом режиме выполняется настройка Word, и его подробное описание приведено ниже).
С помощью команд, содержащихся в подменю Язык , определяются параметры использования языка и автоматической расстановки переносов.
Команда Статистика предназначена для просмотра статистики текущего документа. Это очень удобно: если вы готовите документ, который должен отвечать заданному объему, например, в печатных знаках – вы всегда можете посмотреть, много ли вам осталось работать, или – не превысили ли вы лимит. При выполнении данной команды открывается окно Статистика (рис. 5.28)
Рис. 5.28. Статистика текущего документа
Здесь представлена информация о количестве в документе страниц, слов, знаков (символов) без пробелов и с пробелами, абзацев и строк. Причем вы можете просмотреть статистику не только по всему документу, но и по любому его фрагменту, который предварительно следует выделить. Для защиты текущего документа от несанкционированного и неквалифицированного редактирования удобно использовать режим, открываемый с помощью команды Установить защиту . При ее выполнении отображается окно Защита документа (рис. 5.29).
Рис. 5.29. Настройка защиты документа
В данном окне с помощью переключателя Запретить любые изменения, кроме нужно указать подходящий способ защиты документа – записи исправлений , вставки примечаний или ввода данных в поля форм . С помощью кнопки Разделы можно настроить защиту для отдельных разделов документа; данный режим доступен только тогда, когда документ включает в себя несколько разделов. В поле Пароль (необязателен) с клавиатуры можно ввести произвольный пароль (его длина не может превышать 15 символов); в этом случае после нажатия кнопки ОК на экране открывается окно Подтверждение пароля , в котором следует повторно указать пароль.
* * *После включения режима защиты документа команда Установить защиту сменит название и будет именоваться Снять защиту . Если при установке защиты пароль не вводился, то для отключения защиты просто выполните данную команду. Если же при включении защиты использовался пароль, то на экране отобразится окно Снятие защиты , в котором нужно будет ввести его и нажать кнопку ОК .
5.2.14. Как самостоятельно настроить Word «под себя»?
Успешное использование любого приложения, в т. ч. и текстового редактора Word, во многом зависит от того, насколько грамотно и рационально была выполнена его настройка. В общем случае под настройкой программного продукта подразумевается его адаптация к потребностям конкретного пользователя, которые у разных людей могут сильно отличаться. Отметим, что у Word параметры настройки, предложенные по умолчанию, являются оптимальными для большинства пользователей, особенно для новичков.
Тем не менее, если вы активно используете Word – нужно знать и уметь настраивать программу самостоятельно. Тем более что это совсем не сложно, и вы сами убедитесь в этом, прочитав данный раздел. Отметим лишь, что детально рассматривать все параметры настройки мы не будем, а остановимся лишь на тех из них, которые являются наиболее востребованными.
Перехода в режим настройки текстового редактора Word выполняется с помощью команды Сервис → Параметры . При ее выполнении отображается окно, которое показано на рис. 5.30.
Рис. 5.30. Настройка программы Word, вкладка Вид
Как видно на рисунке, данное окно состоит из следующих вкладок: Вид , Общие , Правка , Печать , Сохранение , Безопасность , Правописание , Исправления , Пользователь , Совместимость и Расположение . На каждой из них собраны однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры настройки. Знакомиться с настройкой Word мы начнем со вкладки Вид , которая открыта на рис. 5.30.
Здесь выполняется настройка отображения элементов интерфейса на экране, а также выбирается режим представления текстовых документов. В области Показывать с помощью соответствующих флажков вы можете управлять отображением многих элементов: строки состояния (которая находится внизу интерфейса), всплывающих подсказок, горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, и др. Чтобы ускорить просмотр документа, который имеет много иллюстраций, установите флажок пустые рамки рисунков – тогда вместо рисунков будут отображены лишь их пустые рамки.
В области Знаки форматирования вы можете выбрать знаки форматирования, которые должны отображаться на экране. К ним относятся: знаки табуляции, абзацев, мягких переносов (механизм мягких переносов позволяет обозначить возможные варианты расстановки переносов в словах), скрытого текста и пробелов. Чтобы быстро включить отображение всех символов форматирования установите флажок Все .
Флажки, находящиеся в области Параметры режима разметки и Web-документа , предназначены для управления отображением перечисленных ниже объектов и элементов интерфейса:
• рисунков, созданных с помощью панели рисования Word;
• значков привязки объектов к абзацам;
• границ текста (при включении данного режима на экране будет отображаться точечные линии, определяющие расположение полей страницы, границ объектов, а также колонок текста при использовании режима Формат → Колонки );
• вертикальной линейки, расположенной у левой границы интерфейса (данный режим включается только в том случае, если предварительно в меню Вид активизирована функция Линейка ).
С помощью параметров, находящихся в области Параметры обычного режима и режима структуры , вы можете включать/выключать следующие режимы:
• режим переноса текста по правой границе окна документа;
• режим черновика (используется при форматировании текстов документов больших объемов);
• режим отображения полосы стилей (для включения данного режима следует в поле ширина полосы стилей ввести любое значение, кроме 0 ) и определение ее ширины.
На вкладке Общие (рис. 5.31) выполняется настройка параметров, регламентирующих порядок работы некоторых общих режимов программы.
Рис. 5.31. Настройка программы Word, вкладка Общие
Флажок фоновая разбивка на страницы предназначен для автоматического деления документа на страницы незаметно для пользователя; но этот параметр заблокирован, если включен режим web-документа либо режим разметки страницы (команды соответственно Вид → Web-документ или Вид → Разметка страницы ).
С помощью флажка белый текст на синем фоне устанавливается соответствующий режим отображения документа (белые символы на синем фоне). Флажок звуковое сопровождение событий позволяет уведомлять пользователя кратким звуковым сигналом о некоторых происходящих в Word событиях (например, о появлении на экране информационного сообщения, предупреждения, и т. п.).
