Михаил Елашкин - SAP Business One. Строим эффективный бизнес
Опора на стандарты. Опора на стандарты. Опора на стандарты. Уж сколько раз твердили миру… Мы живем в эпоху перемен. Перемен столько, что единственная постоянная вещь сегодня — это твердая уверенность в том, что завтра перемены будут продолжаться. Информационные технологии меняются еще быстрее, чем окружающий мир, — им ведь нужно не просто поменяться, а попробовать несколько вариантов и наконец выбрать тот, который наилучшим образом соответствует переменам в реальном мире бизнеса и отношений. Каким образом я могу быть уверен, что все деньги, которые я вложил в ИТ не пропадут и я смогу хоть как-то использовать мои наработки в будущем?
Единственный метод, который может с определенной степенью вероятности гарантировать такую «совместимость с будущим», это опора на стандарты. Если ваша система использует сегодняшние стандарты информационных технологий, то вероятность ее интеграции и применения в будущем очень серьезно возрастает. Если вы используете систему с закрытым форматом данных, с частными протоколами обмена и другими нестандартными интерфейсами, то, скорее всего, вы окажетесь в сложной ситуации в достаточно обозримое время.
Рассмотрев базовые принципы построения информационных систем, можно перейти к основам внедрения информационных систем. Как ни странно, но мир информационных технологий достаточно «стандартизирован» — очень сложно найти ситуации, где не годится одна из небольшого количества стандартных методик. В свое время я объехал немало заказчиков, планируя проекты по внедрению СУБД. И каждый заказчик объяснял мне, что именно его организация и ее структура являются уникальными: «Мол, Клавдия Петровна не подчиняется Сергею Михайловичу, хотя это было бы логично. А вот этот филиал работает непосредственно с поставщиком, а не через центральный офис». Я внимательно выслушивал эти истории, а потом спрашивал, какая все-таки организация отношений у них в компании — матричная или иерархическая Дело в том, что на таком уровне абстракции, как построение иерархии СУБД, меня совершенно не волновали особенности отношений в компании — только связи между различными подразделениями и направление передачи данных. А вся сложность таких отношений была в первую очередь связана с проблемами в управлении компанией, а не с технической реализацией этих отношений: данным совершенно безразличны родственные связи начальника департамента. Более того, за все время работы я не встречал компаний, которые не укладывались бы в иерархическую схему управления с небольшими модификациями. Невольно вспоминаешь «Трудно быть богом» Стругацких:
«Румата задрал подбородок.
— Зарубите на носу, дон Рэба, — сказал он высокомерно. — Для нас, коренного дворянства метрополии, все эти Соаны и Ируканы, да и Арканар, были и всегда останутся вассалами имперской короны».
Описанный выше подход все-таки основывается на знании технологий. Пусть поверхностном, но определенном техническом понимании систем. А что делать, если у руководителя нет «технической жилки»? Если он или она гуманитарий? Бизнес в России в основном развивали инженеры и физики но ведь не только они. Существует и другой способ оценки различных технологических решений. В его основе лежит очень простая идея: основной продукт, с которым работают информационные системы, — это... (сюрприз! сюрприз!) информация. Пусть технической стороной, носителем, который обеспечивает обработку этой информации, занимаются специалисты. Подход к компьютерным системам как к способу работы с информацией дает необходимый уровень абстрагирования от деталей, оставляя за руководителем понимание всей системы в целом.
Вообще-то компьютерные технологии могут работать с любой информацией. Это может быть поиск сообщений внеземных цивилизаций в записях сигналов радиотелескопов или запись последнего хита группы «Корни», но для бизнес-целей обычно используются другие типы информации: записи о продажах, контактах с покупателями, финансовые расчеты, хранящиеся на складах товары, документы, контракты, электронная почта и многое другое. Какими же свойствами должны обладать информационные системы для бизнеса?
• Простота обработки информации. Должно быть понятно, что и как делать. При этом сам процесс работы с информацией должен быть очень прост и эффективен.
• Доступность информации. Пользователи должны иметь возможность получить доступ к необходимой информации в правильном формате и в удобной форме.
• Обеспечивать обратную связь. Действия пользователя должны обеспечивать необходимое изменение информации, как для него самого так и для других пользователей, отражая происходящие процессы.
• Установка приоритетов действий с информацией. Обеспечение целостности данных и процессов.
Эти принципы настолько базовые, что уже невозможно найти их автора. Но на основе этих самых общих принципов работы с информацией, практически одинаково пригодных для любой работы с информационными ресурсами, можно сформулировать самые базовые принципы работы информационных бизнес-приложений в области управленческого и финансового учета.
• Полнота, непротиворечивость и значимость информации. Об этом часто забывают, но не всякая информация достойна «высокого звания информации».
• Информация в нужном месте. Данные либо находятся там, где в них возникает потребность, либо, если это экономически обоснованно, могут быть доставлены в это место за приемлемое время и цену.
• Информация в нужное время. Сбор данных выполняется настолько часто, насколько это требуется для поддержки их актуальности. Например, в системах биржевых торгов актуальность информации гораздо важнее, чем в отделе комплектации заказов.
• Информация в нужном объеме. Собираются все необходимые данные, включая первичные.
• Информация в нужном виде. Исходные данные, чтобы их было удобно использовать, должны быть предварительно обработаны. Для этого на основе собранной первичной информации вычисляются различные сводные показатели позволяющие представить данные в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения.
• Информация сопоставима. То есть необходимо сравнивать между собой одинаковые или хотя бы однородные величины.
• Существует единая версия корпоративной правды. Все потребители данных всегда используют единую версию информации с целью избежать несогласованности действий.
• Идет накопление корпоративных знаний. Исторические данные накапливаются и могут быть использованы в процессе работы.
• Поддерживаются изменения в бизнесе. Необходимо иметь возможность легко изменить и расширить состав информации в процессе работы.
Наверно можно выбрать и другие важные принципы построения информационных систем, но задача этой книги не заставить читателя выучить формальные определения, а дать ему необходимые сведения для развития собственных мыслей и идей Скажем, в данном случае гораздо важнее понимание потребителем того, что термин «информационные системы» не является волшебным неделимым заклинанием, как часто можно услышать из уст маркетологов и технических специалистов, а действительно описывает процессы обработки «информации» в специализированных «системах». Это знание позволяет управляющему или владельцу бизнеса без каких либо специальных знаний задавать вполне адекватные технические вопросы любому специалисту по технологиям. Причем чем лучше специалист, тем проще и понятнее будут его ответы даже непосвященным.
ГЛАВА 04
УПРАВЛЕНИЕ
Однажды сороконожку спросили, с какой ноги она начинает движение. С тех пор она не может сдвинуться с места, мучительно размышляя над тем, с какой ноги начинать.
Это старая шутка, но попробуйте задуматься: как вы управляете своей компанией? Не знаю, может быть, существуют такие руководители, которые строят модели управления и реализуют их. Но, наверно, они занимаются не тем бизнесом — им бы учить других и писать учебники. Малый и средний бизнес — не то место, где есть возможность философствовать и строить теории. Быстрый, подвижный, он требует моментальной реакции на изменения и выверенного управления. Парадокс, но управление нужно, а задумываться об этом нет времени!
Этот парадокс легко разрешается, если принять во внимание огромное количество теоретиков, которые строят модели бизнеса и экономики. Честно говоря, каждая модель достаточно проста и очевидна, но лучше воспользоваться уже готовыми чем тратить свое время на новые. Посмотрим на простую диаграмму (рис. 3), где показана схема управления предприятием.
Рис. 3. Схема цикла управления предприятием
Можно выделить следующие основные функции в процессе управления:
