Александр Шпаченко - Как из оплаты труда сделать эффективный мотивационный инструмент управления персоналом
Глава 1. Матрица эффективности персонала
Составляющие эффективности компании
Проведём аналогию между компанией и человеческим организмом. Какие органы в организме выполняют двигательную функцию? Скелет и мышцы. Скелет определяет базовые функциональные возможности движения тела, а мышечная масса приводит скелет в движение. При этом очевидно, что мышцы вторичны по отношению к скелету в том смысле, что они не определяют принцип движения скелета, но приводят его в движение.
По аналогии с телом человека двигательную функцию в любой компании выполняют её персонал, средства автоматизации, от компьютерных программ до полностью автоматизированных производственных линий, и установленные процессы. Процессы в данном случае играют роль скелета компании, а персонал и средства автоматизации – роль мышечной массы. При этом если углубляться в проведение параллелей с человеческим организмом, средства автоматизации и механизации уже больше подобны сухожилиям, которые прочно врастают в процессы компании и неразрывно связывают человека с процессами.
И персонал, и средства автоматизации работают в соответствии с установленными в компании процессами. Эффективность же всего исполнительского механизма компании будет зависеть от эффективности работы персонала, средств автоматизации, установленных процессов.
Со средствами автоматизации каждый из нас знаком даже на бытовом уровне. В их работу заложен некий процесс (функция), обеспечивающий достижение результата. Но сам по себе процесс не гарантирует качественного и постоянного результата, поскольку не всегда материальная база этих средств автоматизации способна качественно и надёжно выполнять заложенную в неё функцию. В качестве примера можно привести разницу в материальной базе автомобилей 90-х годов отечественного производства и их импортных конкурентов, скажем японского производства. Функциональное назначение у обоих представителей автопрома единое, но надёжность и эффективность имеют значительные отличия.
Если речь идёт о компании, то это уже достаточно большой механизм, в который встроено множество процессов, в которых участвует персонал, использующий средства автоматизации. Значит, эффективность компании будет зависеть от трёх указанных элементов.
Проанализировав множество вариантов неэффективной работы разных компаний, я пришёл к однозначному выводу, что эффективность уже функционирующей компании зависит от наличия следующих основных элементов:
1. Эффективно выстроенных и работающих процессов;
2. Эффективно работающего человеческого ресурса;
3. Эффективно использующихся инструментальных/ материальных/ финансовых/ информационных ресурсов.
При этом элементы расположены с учётом степени их важности и в первую очередь для устойчиво функционирующей компании. Почему именно такая последовательность расстановки элементов будет верна?
1. Потому что процесс – это продуманный заранее маршрут движения объекта деятельности компании из точки «А» в точку «Б».
2. Потому что человек – это участник процесса, работающий с объектом деятельности компании, движущийся вместе с объектом по маршруту из точки «А» в точку «Б».
3. Потому что инструментальные/ материальные/ финансовые/ информационные ресурсы – это средства, способствующие оптимальному передвижению объекта деятельности компании и исполнителя из точки «А» в точку «Б».
Правда, нужно заметить, что данный порядок расстановки элементов эффективности не является единственно правильным, особенно в тех случаях, когда не существует отработанных и хорошо продуманных процессов в достижении какой-то цели. Чаще всего иной порядок элементов хорошо работает в тех случаях, когда требуется создать что-то новое. Но не будем развивать другие варианты последовательности элементов эффективности, поскольку материал данной книги посвящён теме эффективности персонала в уже выстроенных процессах.
Эффективность процессов
Как понять, эффективно ли выстроены и работают процессы в компании? Достаточно оценить соотношение между затратами времени на ценные процессы (увеличивающие ценность продукта или услуги) и затратами времени на все процессы, выполняемые при изготовлении продукции или услуги, в том числе и на ожидание, тянущееся до начала обработки продукции или информации, а также от первого действия до передачи товара или услуги клиенту. Для тех, кто не знаком с понятием «ценный процесс», я кратко поясню, что ценным процессом, процедурой или деятельностью считается тот процесс, процедура, деятельность, при выполнении которых товар или услуга компании увеличивают свою ценность с точки зрения клиента. Т.е., если клиент узнает про этот процесс, он, скорее всего, согласится оплатить его, поскольку товар или услуга благодаря данному процессу становятся для клиента ценнее. Скажем, если на заводе покрасили автомобиль в какой-то цвет, то этот процесс является ценным для клиента, поскольку в настоящее время многие хотят купить не просто чёрный автомобиль, как это было во времена Форда. Однако длительное хранение автомобилей на складах завода, за содержание которых компания также платит деньги и включает их в стоимость автомобиля, то подобные процессы не являются для клиента ценными, и он неохотно будет за них платить. В соответствии с принципом бережливого производства процесс считается эффективным, если соотношение времени ценных процессов ко времени всех процессов компании больше 15%.
В виде формулы данный расчёт выглядит следующим образом:
К примеру, давайте проанализируем на предмет эффективности процесс оформления гражданского паспорта в соответствующих органах. Для начала попробуем приблизительно перечислить и посчитать время ценных действий в данном процессе:
1. Заполнение электронной анкеты данными о гражданине = 20 минут;
2. Проверка данных о гражданине по различным базам данных = 60 минут (справедливости ради нужно сказать, что я понятия не имею о том, какие проверки и по каким базам данных проходят сведения о гражданине). Но даже если представить, что сверка каждого слова, указанного в анкете, с таким же словом в базе данных занимает минуту, то каждому понятно, что 60 минут, выделенных мною для проверки анкетных сведений по нескольким базам данных, более чем достаточно;
3. Печать информации о гражданине на бланке паспорта с ламинированием одного листа = 5 минут;
4. Проставление на бланк паспорта разных штампов и печатей = 20 минут с учётом проверки данных по базам данных.
