Мария Кирсанова - Деловая переписка: учебное пособие
• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
• дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров
Личная подпись М. В. Колосов
07.04.2005
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (при направлении документа в другую организацию).
Реквизит 27 – Отметка об исполнителе. Состоит из фамилии исполнителя (или фамилии, имени, отчества) и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т. д.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
И. В. Петров
45-34-67
Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа).
Для документов с грифом ограниченного доступа указываются адресаты всех экземпляров. Например:
Семенова 925-83-54
Экз. 1 – в адрес
Экз. 2 – в отдел 04
Экз. 3 – в отдел 06
Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – кратких сведений об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит; кратких сведений об исполнении документа; подписи, даты. Например:
В дело 24/5. Ответ 03-5/88 от 07.05.2005
08.05.2005 подпись И. Иванко
Или
Решено протоколом согласования 12.08.2005 Вдело 03–05.
16.01.2005 подпись М. Черняк
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Реквизит помещается на нижнем поле первой страницы документа.
Реквизит 29 – Отметка о поступлении документа в организацию. Проставляется при получении документа в нижнем правом углу первой страницы, допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает порядковый номер и дату получения документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости – часы и минуты. Например:
Вх. № 0001
03.02.2005
Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Схема расположения реквизитов служебного письма представлена на рис. 1.
Рис. 1. Расположение основных реквизитов на бланке служебного
письма
Бланки делового письма
Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.
При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:
• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);
• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылку на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа (при необходимости).
ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.
В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.
Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.
