Кейт Кинан - Делегирование полномочий
4. и только после этого дать ему возможность сделать всю работу самостоятельно.
Обучение дает исполнителям шанс взять на себя ответственность не только за выполнение задания в статусе подчиненного, но также продолжить самоусовершенствование.
Промежуточные отчеты
В завершение инструктажа нужно обсудить и согласовать процесс наблюдения и вашего содействия в ходе выполнения задания. Вы должны иметь возможность убедиться, что работа продвигается в соответствии с планом, но делать это нужно таким образом, чтобы ваше участие воспринималось не враждебно. Человеку, выполняющему задание, крайне важно знать о существовании определенных сроков, когда необходимо докладывать о его продвижении. Например: «Мы можем договориться о, скажем, еженедельном обсуждении процесса, но если у вас возникнут хоть малейшие сомнения, будьте добры сразу же поставить меня в известность и проанализировать сложившуюся ситуацию».
Составление плана действий после проведенного инструктажа дает людям чувство уверенности в том, что все организовано должным образом и они в любой момент могут рассчитывать на поддержку. В план необходимо включить:
• Составление согласованного графика наблюдения за ходом выполнения задания. Например: «Нам необходимо обсудить план действий по мониторингу процесса и установить периодичность сравнения промежуточных результатов с обозначенными стандартами».
• Организацию последующих встреч, как во время выполнения задания, так и итоговых (или серии встреч, если задание долгосрочное). Например: «Можем ли мы организовать следующую встречу через неделю, чтобы убедиться, что все идет согласно плану?»
• Напоминание о том, что к вам всегда можно обратиться за консультацией. Например: «Помните, что в случае необходимости вы должны без колебаний задавть вопросы».
Как только задание поручено, а система предоставления отчетов согласована, предоставьте исполнителю возможность взяться за дело. Кроме этого, необходимо настроить себя на то, что другие специалисты могут выполнить работу по-своему и что в результате именно этот вариант и окажется лучшим. Предоставляя свободу в выборе способа выполнения задания, при условии достижения целей и соблюдения стандартов, вы даете возможность коллегам развить их собственные умения, обрести уверенность и насладиться процессом работы.
Делаем выводы
Делегирование требует применения системного и структурированного подхода. Оно похоже на построение карточного домика. Если не заложить прочную и надежную основу, сооружение не сможет простоять долго. Инструктаж – это краеугольный камень, поддерживающий ожидаемые результаты и дающий зеленый свет успешному и эффективному делегированию.
Уверенность исполнителей в определенности конечных результатов и целей, понимание причин, по которым именно им делегировано особенное задание, многократно улучшают перспективы получить хороший результат.
Спросите себя
Узнать, правильно ли вы подходите к вопросу организации инструктажа, предшествующего делегированию, помогут ответы на нижеприведенные вопросы.
▲ Позволяет ли предоставляемая вами общая характеристика задания понять суть работы?
▲ Демонстрируете ли вы будущим исполнителям, что считаете их кандидатуры наиболее подходящими для выполнения поручения?
▲ Организуете ли вы совместные обсуждения всех деталей предстоящей работы?
▲ Не утаиваете ли вы информацию о возможных подводных течениях?
▲ Устанавливаете ли вы требуемые критерии?
▲ Выясняете ли вы необходимость проведения предварительного обучения?
▲ Обеспечиваете ли вы сопровождение и инструктаж?
▲ Утверждаете ли вы согласованную систему предоставления промежуточной отчетности?
Все получится, если…
• заранее подготовиться и ознакомить предполагаемого исполнителя с общим описанием сути вопроса;
• открыто демонстрировать свою уверенность в способности выбранного вами человека выполнить порученную работу;
• провести совместное обсуждение и объяснить детали задания и предполагаемые действия;
• предоставить полную и всестороннюю информацию о возможных препятствиях, которые могут возникнуть в ходе выполнения поручения;
• определить стандарты, которым должно соответствовать завершенное дело;
• выяснить, не нуждается ли человек во вводном обучении отдельным аспектам задания;
• воодушевлять и инструктировать сотрудников в случае необходимости;
• согласовывать план действий и организовывать последовательные встречи через приемлемые временные интервалы;
• проводить основательный первичный инструктаж до начала выполнения задания.
Наблюдение за процессом
Представление о делегировании как о чудесной возможности сплавить кому-то задание, на выполнение которого у вас нет ни времени, ни особого желания, и тут же забыть о нем, крайне ошибочно. Делегирование подразумевает поручение выполнения основной части работы другим исполнителям, но оставляет за вами обязанность проверить конечные результаты. Вы непременно должны убедиться, что задача выполнена, и выполнена успешно.
Немного времени, освобожденного для занятий другими, не менее важными, делами, нужно посвятить мониторингу делегированного задания. Это потребует от вас эффективного распределения имеющегося в распоряжении времени, не больше и не меньше. Важно помнить об этом значимом слагаемом делегирования, ибо если упустить такой момент, в результате на вас навалится еще больше работы, чем раньше.
Контроль
Настоящий вызов, с которым вам предстоит справиться, – это организация мониторинга без вмешательства в работу, выполняемую другим человеком. Внезапные появления и требовательные вопросы типа «Ну и как у нас продвигаются дела?» способны убить самый горячий энтузиазм.
Контролируя одних исполнителей, можно ограничиться итоговой проверкой. С другими необходимо быть всегда начеку, чтобы заметить малейшие темные тучки, появляющиеся на горизонте. Это означает отслеживание событий через определенные интервалы и сопоставление:
• запланированного;
• происходящего;
• различий между этими двумя категориями.
Если расхождение между тем, что должно произойти, и тем, что происходит, заметно невооруженным глазом, очевидно, требуются определенные усилия с вашей стороны. Необходимо инициировать срочные корректирующие действия, чтобы выполнение задания снова вошло в нужное русло. Для начала предстоит решить, насколько серьезна проблема и что можно сделать для исправления ситуации. После этого следует предпринять подходящие шаги – в зависимости от степени сложности проблемы:
